Znaczenie wewnętrznych procedur w spółkach

Efektywne zarządzanie procesami podatkowymi w przedsiębiorstwie jako instrument ograniczający odpowiedzialność karną skarbową.

Przestrzeganie i wypełnianie obowiązków podatkowych nakładanych na podatników przepisami prawa odgrywa istotną rolę w działalności przedsiębiorstw. Nieprawidłowości w obszarze realizacji obowiązków ciążących na przedsiębiorstwach mogą bowiem się wiązać z ryzykiem odpowiedzialności finansowej podatników z tytułu nieprawidłowego wypełniania obowiązków podatkowych (w tym m.in. z tytułu zaległości podatkowych). Jednocześnie nieprawidłowości w przedmiotowym zakresie wiążą się z ryzykiem odpowiedzialności na gruncie kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.) po stronie osób odpowiedzialnych w spółkach nie tylko za jej sprawy finansowe, ale także za prowadzenie ich spraw w szerokim tego słowa ujęciu. Kwestia odpowiedzialności karnej skarbowej nabiera w ostatnim czasie coraz większego znaczenia, w szczególności w świetle zaobserwowanej praktyki organów podatkowych, które coraz częściej analizują zidentyfikowane w trakcie kontroli nieprawidłowości pod kątem odpowiedzialności karnej skarbowej. W tym kontekście warto się zastanowić nad dostępnymi instrumentami mogącymi pozwolić ograniczyć odpowiedzialność karną skarbową pracowników spółek i ich praktycznym zastosowaniem.

Procedury wewnętrzne a odpowiedzialność karna skarbowa

Obecnie o odpowiedzialności karnej skarbowej sporo się mówi w kontekście posiadanych przez podatników (a raczej braku ich posiadania) efektywnych procedur/procesów wewnętrznych w zakresie rozliczeń podatkowych lub też ich nieprawidłowego funkcjonowania. Im bardziej rozwinięta i skomplikowana struktura organizacyjna danego podatnika, tym bardziej rośnie znaczenie wewnętrznych procedur, które uporządkują sposób funkcjonowania podmiotu, w szczególności w zakresie prawidłowości rozliczeń z fiskusem.

W praktyce można spotkać podmioty, których funkcjonowanie w zakresie rozliczeń z fiskusem opiera się w dużej mierze na procesach wypracowanych wewnętrznie, wyłącznie na jego potrzeby. Takie procesy często prowadzą do efektywnego rozliczenia zobowiązań podatkowych, jednakże na uwadze należy mieć, że najmniejsza zmiana organizacyjno-kadrowa może niezwykle szybko uczynić dobrze funkcjonujący mechanizm narzędziem wadliwym i niekompletnym.

Zakres podmiotowy odpowiedzialności karnej skarbowej

Odpowiedzialności na gruncie k.k.s. podlega ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania, zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. W praktyce przyjmuje się, że przez faktyczne zajmowanie się sprawami gospodarczymi podmiotu należy rozumieć podejmowanie nawet jednorazowych działań, które dotyczą lub mogą dotyczyć spraw gospodarczych podmiotu. Pojęcie to zatem nie musi się odnosić tylko do całościowego zarządzania sprawami gospodarczymi podmiotu. Elementem często wskazywanym w doktrynie jako istotny w tym zakresie jest tzw. samodzielność w podejmowaniu decyzji, jaką musi się charakteryzować osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi podmiotu.

Warto się zastanowić nad dostępnymi instrumentami mogącymi pozwolić ograniczyć odpowiedzialność karną skarbową pracowników spółek i ich praktycznym zastosowaniem

Przytoczona zasada ponoszenia odpowiedzialności nabiera istotnego znaczenia w przypadku braku ścisłego i „pisemnego" podziału obowiązków pomiędzy pracowników podatnika (brak określenia zakresu obowiązków pracowników w umowach o pracę, opisach stanowisk). Sytuacja taka może bowiem prowadzić potencjalnie do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej nawet szeregowego pracownika podatnika, jeśli organ kontrolujący ustali, że pracownik ten (przy braku pisemnego podziału obowiązków) faktycznie się zajmował sprawami gospodarczymi podatnika.

W takim przypadku istotne znaczenie będzie mieć ocena przez organ kontrolujący charakteru i znaczenia tzw. ścieżek akceptacji funkcjonujących u podatnika stanowiących istotny element procesów podatkowych, w ramach których powinno zostać jednoznacznie ustalone i zdefiniowane, w jakim stopniu poszczególne osoby znajdujące się na danej ścieżce akceptacji dysponują samodzielnością w podejmowaniu decyzji.

W związku z powyższym, w przypadku zidentyfikowania nieprawidłowości w zakresie rozliczeń z fiskusem, do odpowiedzialności karnej skarbowej potencjalnie mogą zostać pociągnięte: osoby wskazane w deklaracjach jako działające w imieniu podatnika, osoby wskazane w deklaracjach jako sporządzające deklaracje, wszyscy członkowie zarządu oraz pracownicy biorący udział (również pośrednio) w transakcjach dokonywanych przez podmiot gospodarczy tak w sferze biznesowej, jak i ich wewnętrznego ujęcia.

W przypadku braku istnienia formalnego podziału obowiązków w spółce, sytuacja taka może potencjalnie prowadzić  do rozszerzenia kręgu osób mogących zostać pociągniętych do odpowiedzialności karnej skarbowej – rozciągając odpowiedzialność na wszystkie osoby znajdujące się na ścieżce akceptacji.

Sposoby ograniczenia odpowiedzialności karnej skarbowej

Co zrobić w celu uniknięcia lub ograniczenia odpowiedzialności karnej skarbowej? Przede wszystkim przedsiębiorcy powinni zidentyfikować funkcjonujące w spółkach procedury regulujące obowiązki podatkowe w ich spółkach, a także procesy podatkowe istniejące zarówno formalnie, jak i nieformalnie w celu odpowiedzi na pytanie, na ile obowiązujące procesy i procedury skutecznie pokrywają obowiązki podatkowe mogące choćby potencjalnie spoczywać na spółce w związku z działalnością prowadzoną przez nią. W tym zakresie, w szczególności, przedsiębiorcy powinni dokonać analizy (i) uregulowań wewnętrznych dotyczących zakresu obowiązków i kompetencji poszczególnych działów wewnętrznych funkcjonujących w spółce oraz ich pracowników, (ii) zasad obiegu dokumentów w spółce, w szczególności obiegu dokumentów finansowo -księgowych, a także (iii) zasad dokonywania w spółce oceny skutków podatkowych związanych z działaniami podejmowanymi w ramach prowadzonej działalności, w szczególności zawieranych przez spółkę umów oraz oferowanych przez spółkę produktów.

W ramach przeprowadzanego audytu w powyższym zakresie należałoby zebrać i przeanalizować obecnie obowiązujące w spółce dokumenty regulujące kompetencje poszczególnych działów, obieg dokumentów, zasady zawierania umów, a także zebrać od pracowników spółki inne informacje niezbędne do opracowania lub weryfikacji istniejących procedur i ich późniejszego efektywnego wdrożenia lub ożywienia w spółce.

Innymi sposobami zabezpieczania się przed poniesieniem odpowiedzialności karnej skarbowej są stosowane w praktyce: (i) indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego, o ile potwierdzają prawidłowość stanowiska/podejścia stosowanego przez podatnika oraz o ile stan faktyczny zawarty we wnioskach o interpretacje jest przedstawiony w sposób pełny i zgodny ze stanem rzeczywistym, a także (ii) opinie zewnętrznego doradcy podatkowego, o ile są one dostatecznie jednoznaczne co do zaprezentowanego stanowiska, do którego zastosował się podatnik. Zastosowanie jednego z wymienionych instrumentów mającego przede wszystkim na celu prawidłowe rozliczenie się z fiskusem wskazuje, że potencjalny sprawca (w rozumieniu k.k.s. osoba, która przyczyniła się np. do nieprawidłowego wyliczenia zobowiązania podatkowego jest sprawcą) dołożył należytej staranności w stosunku do rozwiązania określonego problemu/kwestii podatkowych.

Przy czym wymaga podkreślenia, że w wymiarze praktycznym optymalnym rozwiązaniem pozwalającym na efektywne zarządzanie ryzykiem podatkowym oraz potencjalnie także odpowiedzialnością poszczególnych osób na gruncie k.k.s. jest uporządkowanie funkcjonujących w ramach danego podmiotu procesów i procedur oraz nadanie im sformalizowanej (spisanej) formy – w szczególności wprowadzenie odpowiednich procedur podatkowych, uwzględniających indywidualne uwarunkowania danego podmiotu – co obecnie dokonywane jest przez znaczną część podatników działających na rynku krajowym.