Czy emitenci są gotowi na ustawę o ochronie sygnalistów?

Za niecałe cztery tygodnie wejdzie w życie większość przepisów ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

Ustawa ta jest implementacją dyrektywy z 23 października 2019 r. w sprawie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa o sygnalistach). Proces legislacyjny, który zakończył się 24 czerwca 2024 r. opublikowaniem tej ustawy w Dzienniku Ustaw, był jednym z dłuższych, które przyszło mi obserwować. Trwał ponad 32 miesiące i w jego trakcie pojawiło się łącznie aż sześć projektów tej ustawy.

Co zatem zawiera rodząca się w takich bólach ustawa? Przede wszystkim określa, kto może być sygnalistą i jakie naruszenia można zgłaszać w jej trybie. Definiuje, czym są działania odwetowe, i ustala środki ochrony przysługujące sygnaliście. Precyzuje, jak wyglądać mają zgłoszenia wewnętrzne i zewnętrzne, a jak ujawnienie publiczne, aby podlegało ochronie. I w końcu ustala sankcje za utrudnianie dokonania zgłoszenia, podejmowanie działań odwetowych czy naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Zgodnie z ustawą sygnalista to każda osoba zgłaszająca sygnały o nieprawidłowościach w ramach funkcjonowania jednostki publicznej lub przedsiębiorstwa. Może nim być pracownik tego podmiotu, ale również inne osoby z jego „środka”. I to nie tylko w trakcie trwania tej relacji, ale również przed jej powstaniem lub po jej ustaniu. Sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości z zakresu 14 dziedzin życia – dziesięciu przewidzianych przez dyrektywę o sygnalistach i czterech dodanych przez polskiego ustawodawcę. Po powzięciu informacji o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą sygnalista będzie mógł dokonać zgłoszenia wewnętrznego, zewnętrznego lub ujawnienia publicznego.

Jakie zatem podmioty będą musiały do 25 września br. wdrożyć wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych? Będą to podmioty z dwóch kategorii – te, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób oraz wszystkie prowadzące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w załączniku do dyrektywy o sygnalistach. Wśród tych podmiotów są również emitenci giełdowi i emitenci z rynku NewConnect.

Zgodnie z ustawą procedura zgłoszeń wewnętrznych w takich podmiotach powinna określić przede wszystkim wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych, a także bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu upoważnione do podejmowania działań następczych.

Kluczowe jest to, że sygnalista podlegał będzie ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu go bez wypowiedzenia, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, przeniesieniu na niższe stanowisko pracy, mobbingu lub dyskryminacji.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, będzie miał prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia. Z kolei osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, będzie miała prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.

Zgodnie z przepisami ustawy dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

I na koniec jedna uwaga. Od listopada 2019 r. emitenci giełdowi i ci z rynku NewConnect są zobowiązani posiadać procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników naruszeń przepisów prawa, w szczególności przepisów ustawy o ofercie publicznej i rozporządzenia prospektowego oraz procedur i standardów etycznych. Ustawa, która wprowadziła ten obowiązek, nie wskazywała, jak taka procedura ma wyglądać, i emitenci musieli robić to trochę „na wyczucie”. Zdaję sobie sprawę, że różnie wykonali oni ten obowiązek, ale nawet ci, którzy wprowadzili wzorowo te procedury, będą musieli je zmodyfikować, bo ustawa o ochronie sygnalistów tego wymaga.

Jak emitenci mają zmodyfikować istniejące procedury czy może wdrożyć nowe oraz jak generalnie przygotować się na wejście w życie nowych przepisów chroniących sygnalistów, będą mogli państwo się dowiedzieć na webinarium SEG poświęconym tej tematyce, które odbędzie się 4 września br.