Emitenci pytają. E-faktura dla każdego

Już za dwa lata firmy nie będą mogły wystawiać faktur papierowych. Na początku 2024 r. faktury ustrukturyzowane staną się obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy i będą musiały być wysyłane do systemu KSeF. To oznacza dla firm nie tylko nowe obowiązki, ale także korzyści.

To już pewne. Faktury elektroniczne będą obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy i zastąpią faktury papierowe. To zapowiadany od dawna krok nie tylko w stronę uszczelnienia systemu podatkowego, ale cyfryzacji obrotu gospodarczego, który opłaci się wielu firmom. Szacuje się, że oszczędności z tytułu wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych w skali europejskiej wyniosą 240 mld zł w ciągu sześciu lat. Zmiany budzą, co zrozumiałe, również emocje i rodzą szereg pytań dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur, koniecznych do wprowadzenia zmian po stronie firm i obowiązków z tym związanych. Na najważniejsze z nich staramy się odpowiedzieć w niniejszym artykule.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest rodzajem faktury elektronicznej o określonej przepisami strukturze. Posiada ona formę ustrukturyzowanego komunikatu XML, który umożliwia jej automatyczne przetworzenie przez odbiorcę. Jest ona obecnie stosowana w zamówieniach publicznych na terenie całej Unii Europejskiej, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego. W Polsce jest wykorzystywana przez wiele firm handlowych i produkcyjnych korzystających od lat z technologii EDI. Od stycznia faktura ustrukturyzowana 2024 r. będzie obligatoryjna dla wszystkich firm. W praktyce oznacza to, że faktury będą musiały być wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – i oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Bez numeru identyfikacyjnego będzie to zaledwie dokument sprzedażowy. Szacuje się, że każdego dnia do KSeF będzie trafiał około 1 mln faktur. Obecnie trwają prace nad upowszechnieniem faktury ustrukturyzowanej w całej Unii Europejskiej. Polska, wraz z Włochami, Hiszpanią i Portugalią, znajduje się na czele państw najmocniej stawiających na nowe rozwiązania technologiczne.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to stworzony przez Ministerstwo Finansów system, który służy do rejestrowania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie. Obecnie działa w formie fakultatywnej – przedsiębiorcy mogą, ale nie muszą z niego korzystać – to ulegnie zmianie od początku stycznia 2024 r. System każdej e-fakturze nadaje numer identyfikacyjny. Ponadto, analizuje poprawność formalnego wypełnienia wniosku, jak również upoważnienie użytkownika do korzystania z systemu. Należy pamiętać, że poprawność rachunkowa faktury nie jest sprawdzana przez KSeF. Jak zapowiada Ministerstwo Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić dotychczasowy plik JPK.

Jakie są korzyści z wykorzystania KSeF?

Największą korzyścią dla przedsiębiorców jest cyfryzacja i standaryzacja, które bezpośrednio wpływają na automatyzację procesów przetwarzania faktur. Użytkownicy mogą mieć również pewność, że faktura trafiła do kontrahenta, co korzystnie wpływa na przyśpieszenie obrotu. Kolejnym plusem jest przechowywanie faktur w bazie danych Ministerstwa Finansów przez kolejne dziesięć lat. Brak konieczności archiwizowania faktur we własnym zakresie może prowadzić do znaczących oszczędności. Przedsiębiorcy korzystający z tego systemu mogą liczyć na przyśpieszony zwrot VAT z 60 do 40 dni. Zaletą wprowadzenia KSeF jest też m.in. automatyzacja procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Oznacza to skrócenie ich czasu i zmniejszenie uciążliwości dla przedsiębiorców. Uproszczeniu ulegnie także księgowanie faktur. Warto też zwrócić uwagę na brak konieczności przesyłania dodatkowo Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur – dane te będą już dostępne dla organów kontrolnych w KSeF.   

Czy KSeF ma ograniczenia? Jakie są wyzwania związane z wprowadzeniem KSeF?

KSeF to bardzo ciekawy, ale i złożony temat wykraczający poza obszar technologii i podatków, dotyka problematyki z dziedziny: prawa, rachunkowości, księgowości, logistyki i zakresu odpowiedzialności pracowników. Wyzwań jest zatem sporo. Na przykład – dla firm, które mają wiele systemów księgowych lub punktów obsługi faktur, problemem może się okazać unifikacja odbioru – wszystkie faktury, bez wyjątku, zarówno te administracyjne, jak i te dotyczące np. łańcucha dostaw, trafią w jedno miejsce. Ta centralizacja to istotna wada w porównaniu z np. fakturami ustrukturyzowanymi przesyłanymi z wykorzystaniem technologii EDI, gdzie bardzo precyzyjnie można określić powiązanie faktury z danym procesem. Ponadto, ich identyfikacja nie będzie łatwa, bowiem odbiorca nie będzie mógł zweryfikować wprowadzenia wcześniejszych ustaleń z dostawcą – całość przechodzić będzie od razu przez system KSeF. Przykładowo, faktura bez numeru zamówienia będzie trudno identyfikowalna i niełatwa w obsłudze, mimo że będzie przetwarzalna. KSeF nie wybacza błędów formalnych. Dodatkowym ograniczeniem jest wyłączenie i brak możliwości obsługi faktur zagranicznych przez KSeF, a także brak walidacji faktur. KSeF sprawdza tylko semantykę – wypełnienie pól, nawet jeśli zostały one wypełnione błędnie, zostaną przyjęte przez KSeF.

Jak się połączyć z KSeF?

Dobra wiadomość jest taka, że wszystkie polskie systemy ERP, a także te oferowane przez międzynarodowych dostawców posiadających w Polsce swoje przedstawicielstwa posiadają interfejs API pozwalający na podłączenie KSeF i nie będą wymagały od strony technicznej dodatkowej pracy po stronie firmy. Zła wiadomość: przedsiębiorstwa działające na systemach autorskich, tworzonych własnymi albo zewnętrznymi siłami, nieserwisowanych, będą musiały zintegrować się z KSeF w inny sposób. Dotyczy to również dużych korporacji. System zakupiony i wdrożony przez spółkę matkę za granicą raczej nie będzie dostosowywany do polskich regulacji.

Korzystam z EDI. Co oznacza dla mnie wprowadzenie KSeF?

Firmy, które wysyłają i/lub odbierają faktury elektroniczne z wykorzystaniem technologii EDI, są w komfortowej sytuacji. Jedną z firm oferujących wdrożenie EDI jest EDISON. Przy korzystaniu z tej technologii integracja z KSeF jest automatyczna przy zachowaniu dotychczasowych korzyści (walidacja, powiązania faktury z danym procesem, wystawianie i odbieranie faktur od kontrahentów zagranicznych etc.).

Czy nowe regulacje oznaczają, że faktury będą musiały posiadać większą liczbę informacji?

Zakres danych raportowanych w ramach nowej formy faktury obejmuje wiele dodatkowych elementów, innych niż w standardowej fakturze. Obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów. Struktura logiczna e-faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106e ustawy o VAT (około 30 pól), zawiera także elementy, których stosowanie jest dobrowolne i dowolne. To tzw. dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z przepisów VAT, a których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Należy mieć na uwadze, że część elementów nieobowiązkowych też będzie trzeba odznaczyć. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury. Jednak, z racji na elektroniczną formę, ograniczeniu uległa zarówno liczba pól, jak i wierszy, które użytkownik może wykorzystać.

Jak się przygotować do nowych zmian?

Firmy mają trzy rozwiązania: mogą samodzielnie przetestować KSeF, póki nie jest on obowiązkowy, mogą skorzystać z usług doradczych, mogą też wdrożyć bardzo uniwersalną technologię EDI, dając sobie możliwość pełnej cyfryzacji, spełniając równocześnie wymagania fiskusa. Firma EDISON dysponuje pakietem usług zintegrowanych, które pozwalają całkowicie zarządzić pełnym obrotem faktur B2B w przedsiębiorstwie, łącząc wymagania biznesowe z obowiązkami ustawowymi i gwarantując zgodność EDI z rozwiązaniami PEF, KSeF czy Peppol. To, jaką drogę wybiorą przedsiębiorcy, zależy od nich.

Co to jest EDI?

EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, jest kompleksowym standardem bezpiecznej komunikacji handlowej dla transakcji B2B i B2G, funkcjonującym w Polsce od 25 lat. Pozwala na cyfryzację i automatyzację każdego etapu transakcji, ułatwia łączenie procesów zamawiania, dostawy fakturowania i płatności. Ta niezawodna technologia sprawdza się praktycznie w każdej branży i wspiera działalność wszystkich firm – małych, średnich oraz dużych.

Jaka jest różnica pomiędzy EDI a KSeF?

EDI daje więcej możliwości niż sam KSeF, bo pozwala na zautomatyzowanie całościowej komunikacji między firmami. Czyli wszystkich dokumentów, nie tylko samych faktur. Dzięki tej technologii można chociażby wysłać fakturę do kontrahenta za granicą, czy zarządzać dokumentacją w całym procesie np. łańcucha dostaw. KSeF tego nie umożliwia.

Czym jest KSeF.NET.pl?

Jest to autorska platforma firmy EDISON dedykowana połączeniom z KSeF. Rozwiązuje ona szereg wyzwań, które wiążą się z dostosowaniem się do nowych zmian. Może zagwarantować połączenie z KSeF. Ponadto, za pomocą platformy można dokonać translacji formatów, czyli nie zmieniając danych, dopasować formę tak, by pasowała ona do ministerialnych wymogów. KSeF.NET.pl zapewnia dodatkowo dostarczenie faktur do wskazanych systemów. Dostępne narzędzia potrafią także sprawdzić poprawność rachunkową faktur. Dzięki temu przedsiębiorca rzadziej będzie musiał korzystać z faktur korygujących. Wreszcie istnieje możliwość przekazywania faktur do i od zagranicznych kontrahentów. Bardzo ważną zaletą KSeF.NET.pl jest walidacja faktur poprzez konfrontowanie ich z innymi dokumentami w procesie biznesowym.

Czy dokumentacja dotycząca e-faktur będzie dostępna w języku angielskim?

Obecnie dokumentacja techniczna dostępna jest tylko w wersji polskiej. W fazie przygotowywania są dokumenty: specyfikacja interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur oraz broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej e-faktury FA w języku angielskim.

Czy poprzez KSeF zostanie udostępniona możliwość przekazywania załączników do faktur?

Obecnie nie ma możliwości bezpośredniego dołączenia załącznika do faktury ustrukturyzowanej. Istnieje natomiast możliwość zamieszczenia w fakturze dodatkowych informacji, np. linku z załącznikiem.

Czy KSeF obejmuje tylko faktury sprzedażowe wystawione na rzecz podatników zarejestrowanych na VAT w Polsce, czy także podmioty zagraniczne?

W KSeF możliwe jest wystawianie faktur dokumentujących wyłącznie sprzedaż krajową, jak również np. eksport towarów oraz transakcje realizowane w ramach procedury unijnej OSS. Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie obejmie podmiotów zagranicznych, także tych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb VAT. Na ten moment nie wiadomo, jaka będzie sytuacja podmiotów zagranicznych, które posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT (tzw. fixed establishment).

Co w przypadku wystawienia faktury na błędnego odbiorcę? Czy można taką fakturę odesłać przez KSeF?

Przepisy ustawy VAT nie przewidują procedury „nieprzyjmowania” faktury. Zapisy wprowadzające KSeF nie zmieniają tych regulacji. Faktura zawierająca błędy powinna w takim wypadku zostać skorygowana.

Czy z KSeF może korzystać wielu użytkowników o różnych rolach, powiązan ych tym samym numerem NIP?

Jedna osoba fizyczna może obsługiwać wiele firm, a jedna firma może być obsługiwana przez wiele osób.

Czy korzyści dotyczą tylko okresu fakultatywnego?

Nie powstały jeszcze regulacje dotyczące okresu obligatoryjnego. Jednak zdaniem ekspertów korzyści zostaną podtrzymane.

Jak obecnie wygląda zainteresowanie firm KSeF?

Bardzo dużo firm planuje rozpoczęcie korzystania z KSeF od początku 2023 po to, by mieć rok na zapoznanie się z jego rozwiązaniami i możliwościami.