Do niedawna k.s.h. tylko incydentalnie wspominał o „posiedzeniu" rady nadzorczej (art. 388 § 2 in fine). O posiedzeniu zarządu w ogóle nie było mowy, podobnie jak o posiedzeniach organów spółki z o.o. Lecz pod pretekstem pandemii z rozmachem wprowadzono przepisy dotyczące posiedzeń zarządu i rady nadzorczej spółek z o.o. oraz akcyjnych. Pozornie nic w tym złego, lecz warto zdać sobie sprawę, jak społeczność rynku kapitałowego rozumie pojęcie „posiedzenie". To zwołanie członków rady w jedno miejsce. Organy spółek często nawet nie protokołują swoich uchwał (lub umieszczają je, o zgrozo!, w załącznikach), ale protokołują przebieg posiedzenia z jego najmniej istotnymi aspektami.
Upowszechnienie zdalnych posiedzeń rady nadzorczej wymaga nowelizacji statutów i regulaminów rad, głęboko nasyconych zwyczajami sprzed ery internetu, wpychających rady w gorset nadmiernego formalizmu; większe znaczenie nadaje się w nich kwestiom, na ile dni przed posiedzeniem i w jakiej formie należy rozesłać „zaproszenia" na radę, niż kwestiom, kto radę zwołuje i ustala porządek jej obrad.
Posiedzenie wymaga zwołania członków rady w tym samym czasie, ale niekoniecznie w jednym miejscu. Posiedzenie to nie stół, za którym się zasiada; to kworum i zaprotokołowane: porządek obrad, wykaz obecnych członków rady, treść przyjętych uchwał i wyniki głosowań nad nimi, zdania odrębne oraz podpisy obecnych w miejscu albo w sieci. W różnym czasie można podejmować uchwały korespondencyjnie (np. wykorzystując pocztę elektroniczną) lub obiegiem. Zaletą zdalnych posiedzeń jest oszczędność pieniędzy i czasu na dojazdy, brak ryzyka komunikacyjnych opóźnień, możliwość zwołania rady w krótkim terminie. I nie są na nich odpalane rakiety woda-woda. Jeżeli nie jest protokołowany przebieg dyskusji (bo po co?), mniej doskwiera gadulstwo.
Pod względem formalnym posiedzenie rady nadzorczej w sieci ma takie samo znaczenie jak posiedzenie umiejscowione. Dobrze zorganizowana rada może wykonać znaczną część swoich zadań poza posiedzeniami. Zdobycze współczesnej techniki pozwolą rozwiązać problemy poufności obrad i tajności głosowań (nie jestem zwolennikiem tajnych głosowań w radzie, nawet w sprawach personalnych, ale inni są). Niemniej trudno odmówić zalet posiedzeniu w klasycznej postaci, najlepiej odbywanym w siedzibie spółki.
Przy stole, a w razie potrzeby – w kuluarach, twarzą w twarz, łatwiej przezwyciężyć spory. Nieoceniony jest przy tym stały kontakt między członkami rady będącej naturalnym środowiskiem rozbieżnych interesów. Sądzę, że przy stole łatwiej redagować i doskonalić teksty uchwał. Spotkanie w siedzibie spółki ułatwia współpracę z zarządem, pozwala poznać jego zaplecze kadrowe i pracowników, ocenić zgromadzony w spółce potencjał intelektualny. Ułatwia wizytacje przedsiębiorstwa spółki (wraz z jego oddziałami) i kontakt z jej realiami. Tych zalet nie dostarczy zwołane dla wygody posiedzenie rady poza spółką.
Posiedzenia „zasiadane" wymagają wyprzedzającego planowania, członkowie rady to ludzie zajęci, nierzadko zamiejscowi. Posiedzenia wirtualne (telekonferencje) łatwiej zwołuje się w sytuacjach nagłych. Obie formy posiedzenia mają swoje zalety, żadnej nie można uznać za korzystniejszą dla spółki i jej akcjonariuszy, którzy powierzyli radzie nadzór nad wniesionymi do spółki pieniędzmi. W krajach anglosaskich praktykuje się doroczne spotkania rady bez zarządu, dla zachowania dyskrecji – poza siedzibą spółki (a day away) poświęcone ocenie zarządu i pracy samej rady. Lecz to już inna historia...
