Komunikacja i współpraca w nowoczesnym miejscu pracy

Obecnie jesteśmy świadkami dynamicznej ewolucji miejsca pracy.

 Zmianie ulega praktycznie każdy jej aspekt, co wpływa również na efektywność indywidualną pracownika, komunikację w firmie, wymianę informacji i wiedzy, a przede wszystkim na współpracę w przedsiębiorstwie.

Wyniki badania Future Workforce Study, przeprowadzonego na zlecenie Dell i Intel w 2016 roku, wskazują na niewystarczające wykorzystanie możliwości, jakie dają nowoczesne technologie w celu poprawy komunikacji i efektywności pracy w organizacjach. Badacze wskazują, że firmy, które nie zdecydują się podążyć za najnowszymi trendami w komunikacji mogą mieć trudności w zatrzymaniu pracowników w swoich strukturach. Dlatego tak istotne jest w najbliższych latach stworzenie nowoczesnego miejsca pracy, a technologia może bardzo to ułatwić.

Efektywność indywidualna pracownika

Często słyszymy od naszych klientów, że poświęcają zbyt dużo czasu na czytanie e-maili, zamiast zajmować się rzeczami naprawdę istotnymi. Ilość wewnętrznych wiadomości e-mail rośnie, im wyżej jesteśmy w służbowej hierarchii.

Każdy dzień pracy to nowe informacje, dane do zapamiętania czy problemy do rozwiązania. Ich ilość może przytłoczyć, utrudnić podejmowanie decyzji czy wstrzymać je. Dlatego też niejednokrotnie można przeczytać w prasie branżowej, iż efektywne wykonywanie pracy wiąże się obecnie z multitaskingiem, byciem online przez wiele godzin, możliwością pracy niemalże z każdego miejsca czy szybkim odszukaniu potrzebnych informacji.

Od wielu lat nasza firma spotyka się z tymi problemami, zarówno wśród dużych korporacji, jak i mniejszych lokalnych firmach. Naszą propozycją zaadresowania tych wyzwań jest wdrożenie nowych technologii oraz nauczenie pracowników trochę innego sposobu pracy: małych zmian, które bezpośrednio wpłyną na ich codzienną pracę.

Chaotycznie sporządzone notatki, setki e-maili w Inboxie i różne wersje jednego dokumentu na pewno utrudniają wykonywanie obowiązków. Dlatego klientom proponujemy narzędzia do pracy grupowej (takie jak Microsoft Teams), które wpływają na znaczne ograniczenie ilości e-maili, ułatwiając jednocześnie dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów w jednym miejscu wszystkim zainteresowanym.

Zamiast stosu notatników, kartek czy żółtych karteczek można skorzystać z cyfrowego notesu (np. Microsoft OneNote), który sprawdza się do tworzenia i łatwego katalogowania oraz przeszukiwania notatek służbowych. Dzięki dostępności również w postaci mobilnej aplikacji, pracownik ma zawsze pod ręką niezbędne notatki, zachowane zdjęcia czy nawet nagrania spotkań, przez co nie zapomni o żadnym ważnym zadaniu i będzie mógł błyskawicznie zapisać swoje najlepsze pomysły. Wykorzystanie tego narzędzia znacznie przyspieszy i ułatwi pracę, pomagając pozbyć się uciążliwego przeszukiwania folderów i plików, co jest czasochłonne i frustrujące.

Wciąż najpopularniejszą metodą wymiany plików jest e-mail z załącznikiem. W sytuacji gdy wiele osób musi pracować nad jednym dokumentem, łatwo jest stracić kontrolę nad wersją i nadpisać czyjeś zmiany. Dzięki służbowemu dyskowi wirtualnemu (np. OneDrive) możemy jednocześnie pracować na jednym pliku i śledzić zmiany wprowadzone przez innych użytkowników. Dodatkowo tak przechowywane pliki są bezpieczne i zawsze dostępne z dowolnego urządzania. Po zainstalowaniu na komputerze aplikacja ta stale synchronizuje tylko wskazane foldery i pliki z chmurą, przez co pracownicy są uniezależnieni od komputerów i mogą bardzo szybko odzyskać dane (np. po usterce komputera lub jego kradzieży). Wirtualny dysk pozwala również na współpracę nad dokumentami z innymi osobami w tym samym czasie – czyli mniej e-maili w skrzynce i tylko jeden, zawsze aktualny dokument.

Zarówno Teams, OneDrive jak i OneNote bardzo pomagają wykonywać pracę zdalną, którą coraz chętniej oferują pracodawcy. Jest ona coraz częściej postrzegana jako element poprawiający jakość życia, jak również efektywność pracy. Twierdzi tak 90 proc. pracowników korzystających z pracy zdalnej w Niemczech i Wielkiej Brytanii – technologia umożliwia im zmianę trybu życia, pozwalając na pogodzenie obowiązków służbowych z życiem prywatnym.

Komunikacja i wymiana wiedzy w firmie

Coraz częściej pracujemy w zespołach i w grupach projektowych, a nasza praca ma wpływ na innych w firmie. Niejednokrotnie sukces organizacji jest uzależniony od tego, jak osoby w tych zespołach będą komunikować się ze sobą i przekazywać informacje. Obecnie praca wymusza na nas stałą komunikację z kolegami z firmy (czasem znajdującymi się wiele kilometrów od nas), dostawcami czy klientami. I to już, teraz. Telefon nie zawsze wystarczy – przy przedyskutowywaniu oferty dostawcy, czy poprawianiu prezentacji dla klienta możliwość oglądania edytowanych dokumentów jest bardzo ważna. Czy sytuacja, w której możliwe jest nagranie spotkania otwierającego projekt lub powstanie nowego produktu, zrobienie notatek, a potem szybkie rozesłanie ich do wszystkich zainteresowanych nie ułatwiłoby pracy w przyszłości? Od wielu lat na rynku dostępny jest Skype dla Firm, który przeważnie wykorzystywany jest do rozmów na czacie i wideokonferencji, ale to nie wszystkie jego możliwości. Prezentacja pulpitu, wspólna praca na dokumencie, możliwość przeprowadzania ankiet wśród uczestników, nagrywanie rozmów, udostępnianie dużych załączników, komunikacja z dostawcami i klientami to kolejne jego zalety. Wszystko to zapisywane jest w historii komunikacji, którą można przeszukiwać tak łatwo, jak e-maile w Outlooku.

W ostatnich miesiącach mamy możliwość pokazania naszym klientom wspomnianej już wcześniej aplikacji Teams. Najprościej mówiąc, jest to prywatna firmowa przestrzeń social media. Rozwiązanie to stworzone zostało do wspierania pracy grupowej i zachowania wiedzy w organizacji. Dzięki przechowywaniu informacji w jednym miejscu wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do zawsze aktualnych danych, niezależnie od miejsca, w którym z niego korzystają. Funkcjonalność ta sprawia, że Microsoft Teams stanowi centrum pracy zespołowej. Jest to nowość, której wdrożenie warto rozważyć.

Szkolenia

Potrzeby użytkowników i technologie informacyjne rozwijają się w olbrzymim tempie. Jeszcze niedawno, firmy wdrażały jedno narzędzie z obszaru komunikacji i współpracy w ciągu kilku lat. Dziś, inwestując w platformę taką jak Office 365, już następnego dnia można dostarczyć pracownikom cały szereg przydatnych narzędzi. Pojawia się przy tym wyzwanie: Jak sprawić, żeby pracownicy chcieli korzystać z nowych rozwiązań w codziennej pracy?

Wprowadzenie każdej nowej technologii wspomagającej pracę jest wyzwaniem dla większości organizacji, dlatego nie można zapomnieć o przeprowadzeniu szkoleń pozwalających pracownikom płynnie zaadoptować się do zmiany. Szkolenia z narzędzi i z nowych możliwości komunikacji są tak samo ważne, jak dobre wdrożenie nowego rozwiązania IT czy sprzedaży produktu. Niezbędne jest ciągłe monitorowanie i udoskonalanie procesu transformacji organizacji.

Wszystkie skuteczne wdrożenia nowych technologii łączy kilka cech wspólnych takich jak: zaangażowanie zarządu, zaplanowane działania w zakresie komunikacji wewnętrznej oraz warsztaty praktyczne adresowane do jak największego grona pracowników, mające na celu uczyć posługiwania się nowymi technologiami, a przede wszystkim inspirować.

Wykorzystanie innowacyjnych technologii w nowoczesnych miejscach pracy oferuje wiele udogodnień. Projekty, których głównym celem jest wsparcie komunikacji oraz wymiany informacji w firmach stanowią większość realizowanych przez nas prac i z każdym rokiem ich liczba rośnie. We wspomnianym badaniu zrealizowanym dla Dell i Intel wynika, że już dzisiaj 79 proc. pracowników przed 30. rokiem życia uważa, że nowoczesne technologie zdecydowanie ułatwiają im pracę, a 86 proc. deklaruje, że wybór technologii udostępnianych przez potencjalnego pracodawcę wpływa na decyzję o przyjęciu bądź odrzuceniu danej oferty pracy. Narzędzia oferowane w ramach usługi Office 365 mogą to zapewnić – już dzisiaj 80 proc. firm z listy Fortune 500 używa ich w swojej pracy, co stanowi najlepszą rekomendację.