Jednym z głównych wyzwań dyrektorów finansowych w obecnych, zmiennych czasach jest temat budżetu. Jak go skonstruować w roku, który wygląda całkiem inaczej niż poprzednie i nie może stanowić punktu wyjścia dla tworzenia budżetów na kolejne lata? Co więcej – jak to zrobić w sytuacji, kiedy pandemia znów przybiera na sile, a wiele państw ponownie decyduje się na zaostrzenie restrykcji, z kolei firmy stają w obliczu podobnych problemów jak w marcu?
Jedną z odpowiedzi na bardzo utrudnione podejście do ustalenia budżetu w tych zmiennych czasach jest koncepcja Zero Based Budgeting. Polega ona na planowaniu bazy kosztów całkowicie od nowa. Podejście to wymusza niezależne i krytyczne spojrzenie na dotychczasowe działania, a także przygotowuje organizację do systematycznej i zorganizowanej kontroli kosztów. A wielu CFO w polskich firmach ma teraz głowy mocno zajęte właśnie takimi procesami.
Pierwszym krokiem w konstruowaniu budżetu od zera jest analiza kluczowych procesów w organizacji, która w powiązaniu z bazą przychodowo-kosztową pozwala w efekcie oszacować zasadność nakładów na poszczególne działania i skutecznie je zoptymalizować. Warto na tym etapie spojrzeć na rynkowe benchmarki, które pozwolą dokładniej zweryfikować wnioski z własnej analizy. Kolejnym etapem jest przygotowanie różnych scenariuszy – zarówno w obszarze przychodów, jak i kosztów. Scenariusz optymalny zakłada prawdopodobny przebieg wydarzeń. Na jego podstawie CFO może stworzyć dodatkowe, alternatywne scenariusze. Jeden uwzględnia wystąpienie wielu ryzyk, jakie dyrektor finansowy widzi na horyzoncie, drugi – jest nieco bardziej optymistyczny. Niezwykle istotne przy tworzeniu tego scenariuszowego podejścia są nowe technologie, np. rozwiązania BI (Business Intelligence). Dzięki nim oraz dostępnym danym możliwe jest opracowanie dokładnych symulacji każdego scenariusza, co pozwoli lepiej przygotować się do reagowania w przypadku realizacji jednego z nich.
Równie ważne jak poprzednie kroki jest przygotowanie monitorowania realizacji budżetu. Ostatnie miesiące pokazały, że z kryzysem radzą sobie lepiej te firmy, które potrafią szybko podejmować decyzje i zmieniać kierunek działania. Jest to możliwe tylko wtedy, kiedy mamy pełne informacje i odpowiednie narzędzia, takie jak wspomniany BI, umożliwiające w czasie rzeczywistym obserwowanie kosztów, a tym samym jeszcze sprawniejsze zarządzanie decyzjami związanymi z realizacją budżetu i przyjętymi scenariuszami.
Warto w tym miejscu podkreślić, że budżetowanie od zera powinno być procesem powtarzalnym i zaplanowanym, a nie tylko jednorazowym projektem (w reakcji na kryzys) polegającym na cięciu kosztów według przypadkowych kryteriów i bez względu na konsekwencje. Kluczowe jest, aby zespół odpowiedzialny za Zero Based Budgeting, z wiodącą rolą CFO przy mocnym wsparciu IT, kontynuował prace jako zespół koordynacyjny, który zapewniałby stały nadzór i bieżące dostosowanie procesu do potrzeb organizacji oraz wyzwań zmieniającego się otoczenia rynkowego. Pozwoli to na sprawne zarządzanie kosztami, bez utraty zaangażowania pracowników, które jest istotnym czynnikiem decydującym o efektywności każdej organizacji. A to ma wpływ na to, jak poczynania spółki odbierają wnikliwi inwestorzy giełdowi.
