Wygrać ten wyścig

Wśród kadry kierowniczej, odpowiedzialnej za przetrwanie firmy, ciągle trwają poszukiwania czegoś, co przyczyni się do poprawy efektywności. Co będzie silnym impulsem do uzyskania przewagi konkurencyjnej? Czy technologie informatyczne mogą pomóc w przetrwaniu trudnych czasów i rywalizacji z konkurencją? Jeżeli tak, to jakie i czym się kierować przy ich wyborze?

W niektórych firmach obserwujemy obecnie silną presję na zwiększanie produktywności pracowników, szczególnie w działach sprzedaży. Polega to między innymi na nieformalnym wydłużeniu czasu pracy czy podziale tej samej ilości obowiązków na zespół znacznie pomniejszony przez redukcję etatów. Dotyczy to szczególnie rynku MSP, ale daje się też zauważyć w niektórych korporacjach międzynarodowych. Trudna sytuacja wzmacnia także presję na obniżanie wydatków. Spadek przychodów pociąga za sobą redukcję kosztów w wielu dziedzinach: zatrudnieniu, reklamie czy wreszcie w inwestowaniu w technologie IT. Czy jest to właściwa droga? Tylko na krótką metę, bo w dłuższym okresie istnieje ryzyko, że ludzie i klienci zdecydują się na zmianę, która spowoduje odejście z firmy wiedzy, doświadczenia i... wartości.

ROZWIĄZANIE:

W skutecznym działaniu firmy kluczowa jest jakość informacji, jakie organizacja wykorzystuje. Ważny jest też sposób ich przekazywania i udostępniania użytkownikom zgodnie z rolą pełnioną przez nich w firmie. Dlatego wśród doświadczonych praktyków często można spotkać opinię, że właśnie w tej chwili jest dobra okazja do tego, żeby skutecznie budować przewagę konkurencyjną. Budować - między innymi poprzez wykorzystanie nowych metod zarządzania, wspartych przez nowoczesne rozwiązania informatyczne. Należą do nich rozwiązania klasy ERP, CRM czy Business Intelligence.

Jakich informacji potrzebuje firma rozwijająca się? Odpowiedź jest teoretycznie prosta: wszystkich, które pozwolą nam przekonać do siebie i utrzymać klientów. Jest to istotne dlatego, że baza klientów jest jedną z najważniejszych wartości niematerialnych firmy, o którą trzeba dbać. Prawidłowa baza wiedzy, to taka, która pozwala na ocenę relacji z klientami i odpowiedź na kilka istotnych pytań, m.in:

- Jakich klientów chcemy pozyskać?

- Jacy klienci pomogą nam się rozwijać w przyszłości?

- Których klientów szczególnie chcemy utrzymać?

- Którzy klienci dostarczają większości zysków?

- Którzy klienci zastanawiają się nad przejściem do konkurencji i dlaczego?

- Z którymi klientami można rozszerzyć zakres świadczonych usług?

- Które produkty i usługi są szczególnie interesujące dla poszczególnych klientów?

- Jakie produkty są często kupowane łącznie z innymi?

Dlatego silne argumenty przemawiają za utrzymaniem lub nawet zintensyfikowaniem w czasie zwiększającej się konkurencji tych działań, które stanowią realizację kluczowych, strategicznych kierunków firmy. Dotyczy to także obszaru wykorzystania technologii informatycznych.

Za prowadzeniem zintensyfikowanych działań i projektów w obszarze informatyzacji w czasie spowolnienia gospodarczego przemawiają dwa podstawowe założenia:

- wydatki na IT to inwestycje w optymalizację procesów - w usprawnienie działań pozyskiwania oraz utrzymywania klientów

- pojawiające się ożywienie na rynku stworzy szansę jedynie dla dobrze przygotowanych organizacji, dysponujących nowoczesnymi procesami wpieranymi przez technologię.

Wpływ nowych technologii na biznes jest bardzo duży, a w wielu branżach będzie coraz większy. Dzieje się tak zarówno ze względu na zmiany wewnątrz organizacji, jak również, a nawet w większym stopniu, ze względu na zmianę zachowania klientów - ich wymagań oraz oczekiwań.

Odpowiednio zastosowana technologia umożliwia konkurowanie z czasem. Między innymi do konkurowania przez skrócenie procesu pozyskiwania potrzebnych informacji i poprzez skrócenie okresu potrzebnego na przygotowanie i wprowadzenie nowych produktów i usług na rynek. Jest to szczególnie ważne w sytuacji ostrej konkurencji wymagającej coraz większej elastyczności i szybkości reagowania firmy na zmiany w otoczeniu.

Rola informatyki w biznesie rośnie i będzie rosła. Najprawdopodobniej jednak priorytet zastosowania i doskonalenia rozwiązań informatycznych przesunie się od obszarów związanych z procesami zaplecza (wokół których dotychczas często koncentrowały się działania projektowe) do obszaru związanego z klientami i procesami podstawowymi firmy, w tym procesami zarządzania.

Już teraz w dobrze działających firmach można zaobserwować szybko postępującą konwersję w zasadach zarządzania. Przejawia się ona między innymi w widocznym przekształceniu orientacji na władzę w orientację na odpowiedzialność i współpracę, wykorzystanie pomysłów oraz delegowanie uprawnień w powiązaniu z kompetencjami. Jest to związane także z tym, że zatrudnieni pracownicy są coraz lepiej wykształceni, świadomi i nastawieni na realizację celów. Zmiany te wymagają jednak nowego stylu pracy kierowników-przywódców.

Priorytetem dla organizacji działających w obecnej sytuacji rynkowej jest zastosowanie technologii zwłaszcza tam, gdzie może ona przynieść najwięcej wymiernych korzyści w możliwie krótkim czasie.

Podstawową kwestią jest przede wszystkim przebudowa procesów biznesowych. IT umożliwia i w znacznej mierze ułatwia realizację tego celu. Jednak najlepszy nawet CRM, wspierający istniejący wcześniej proces kontaktu z klientem w niezmienionej postaci i formie, przyniesie najwyżej nieznaczne korzyści z tytułu automatyzacji. Dlatego pomoc ekspertów w zakresie pracy nad koncepcją zastosowania CRM jest ważnym elementem w ofercie współpracy dla naszych klientów. Bo CRM to nie tylko system informatyczny, ale przede wszystkim strategia biznesowa i filozofia działania. Dlatego sukces zastosowania rozwiązania informatycznego i długofalowe sukcesy przedsiębiorstwa są możliwe jedynie w powiązaniu z konkretnymi decyzjami w sprawie sposobów działania i realizacji podstawowych procesów.

Codzienna walka o zdobycie i utrzymanie klientów może częściowo lub nawet całkowicie odwrócić uwagę kadry kierowniczej od celów zdefiniowanych w strategii firmy. Kluczem do sukcesu w biznesie jest jednak koncentracja, którą można znacznie łatwiej uzyskać, dysponując narzędziami wspierającymi.

Dlatego drugim ważnym obszarem, w którym zastosowanie technologii może pomóc, nawet w stosunkowo krótkim okresie jest proces zarządzania. Wprowadzane systemy analizy i wizualizacji danych to jedynie jeden z elementów rozwiązania wspierającego. Możliwości w tym zakresie zmieniły się diametralnie w związku z wykorzystaniem możliwości Internetu i portali korporacyjnych.

Ważnym elementem, na który warto zwrócić uwagę, są rozwiązania wspierające nowoczesne metody zarządzania i proces planowania strategicznego oraz symulacji. Zawarte w nich możliwości pozwalają w praktyce na wykorzystanie mechanizmów organizacyjnych w firmie, która je wykorzystuje. W czasie planowania inwestycji w takie narzędzia warto przewidzieć znaczenie hierarchii organizacyjnej i jej niszczącego lub potęgującego wpływu na motywację ludzi zaangażowanych w przedsięwzięcie.

W nowoczesnych narzędziach zwiększających tempo transferu wiedzy w organizacji i intensyfikujących przepływy informacyjne zawarte są często światowe koncepcje działania. Już sama ich analiza może być źródłem inspiracji dla kadry zarządzającej. Jednak jedynie ich zastosowanie praktyczne może doprowadzić do stworzenia środowiska sprzyjającego kreowaniu wiedzy i wartości. A to jest najlepszy sposób na przetrwanie i rozwój w trudnych czasach. Dlatego też warto poświęcić czas i uwagę na to, aby narzędzia wspomagające zarządzanie, dostarczające danych do podejmowania decyzji, były w firmie dobrane profesjonalnie, a nie przypadkowo.

METODA:Nawet najlepsze narzędzie będzie działać dobrze tylko w odpowiednich rękach, które użyją je zgodnie z przeznaczeniem. Oznacza to, że jeśli wybierzemy już system wspomagający zarządzanie, to niezwykle ważne jest znalezienie doświadczonego partnera biznesowego, który pomoże system taki wdrożyć i dostosować do specyfiki firmy. Coraz popularniejsze stają się światowe metodyki zarządzania projektami, do których należy zaliczyć PRINCE2. Ich wykorzystanie zwiększa efektywność inwestycji w informatykę i bezpieczeństwo wykorzystania. Bo mała i średnia, rozwijająca się organizacja ma takie same potrzeby, jak te największe, z tym, że aby się rozwinąć, musi stać się jeszcze szybsza i jeszcze lepsza.