Praca zdalna w kodeksie pracy

W związku z pandemią koronawirusa praca zdalna została wprowadzona w większości firm, stając się nową normą. Pracodawcy musieli zareagować na zmieniającą się rzeczywistość i dostosować warunki pracy tak, aby chronić zdrowie i życie pracowników. Zdalne wykonywanie obowiązków pracowniczych stało się na tyle popularne, że obecnie wielu zatrudnionych nie wyobraża sobie pełnego powrotu do biur i wykonywania pracy wyłącznie w siedzibie pracodawcy.

apl. adw. Karolina Rogatko prawnik PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global fot. mat. prasowe

Foto: materiały prasowe

Zgodnie z zapowiedziami rządu jesienią możemy spodziewać się wejścia w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej. Jakie są główne założenia projektu? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym omawiamy najważniejsze zmiany.

Uzgodnienie pracy zdalnej z pracownikiem

Zgodnie z projektem ustawy przy zawarciu umowy o pracę lub w czasie jej trwanie konieczne będzie dokonanie uzgodnień co do zasad wykonywania pracy zdalnej. Co istotne, uzgodnienia będą niezbędne zarówno wtedy, gdy praca będzie wykonywana całkowicie zdalnie, jak również hybrydowo. Wprowadzenie pracy zdalnej, zwłaszcza do trwających już stosunków pracy, najczęściej będzie oznaczało konieczność zawarcia porozumienia ze stroną związkową, a w przypadku ich braku – regulaminu, czy też zawarcia indywidualnych porozumień z pracownikami.

Bez zgody pracownika, za to na polecenie pracodawcy, praca zdalna będzie mogła być wykonywana jedynie w wyjątkowych sytuacjach, np. w związku z epidemią czy siłą wyższą mającą wpływ na obowiązki BHP. W takich sytuacjach konieczne będzie jednak złożenie przez pracownika oświadczenia, w którym potwierdzi on, że w miejscu, z którego zamierza wykonywać obowiązki, posiada warunki lokalowe i techniczne, umożliwiające mu świadczenie pracy zdalnej.

Obligatoryjna praca zdalna

Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej albo hybrydowej pewnych szczególnych grup pracowników, np. rodziców dzieci legitymujących się orzeczeniem o niepełnosprawności, pracownic w ciąży czy pracowników wychowujących dzieci do ukończenia przez nie czwartego roku życia, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie siedmiu dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

BHP podczas pracy zdalnej

Warunkiem wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będzie podpisanie przez niego oświadczenia, w którym zadeklaruje, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego, informacją zawierającą zasady BHP przy pracy zdalnej, w którym jednocześnie zobowiąże się do przestrzegania ich. Innym obligatoryjnym oświadczeniem w przypadku pracy zdalnej wykonywanej na polecenie pracodawcy będzie oświadczenie o posiadaniu przez pracownika warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Ponadto pracownik będzie zobowiązany do podpisania oświadczenia dotyczącego ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej – a pracodawca w miarę potrzeby będzie musiał przeprowadzić stosowny instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

Pracodawca będzie miał jednak prawo do przeprowadzenia kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontroli w zakresie BHP oraz ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrolę pracodawca (osoba przez niego upoważniona) będzie mógł przeprowadzać w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. Czynności kontrolne nie będą mogły naruszać prywatności pracownika i pozostałych domowników, jak również nie będą mogły utrudniać im korzystania z pomieszczeń domowych.

Koszty pracy zdalnej

Zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie: (a) pokrywał koszty energii, internetu i telefonu (usług telekomunikacyjnych), (b) wypłacał ekwiwalent za korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu albo alternatywnie – (3) wypłacał ryczałt, zastępujący te świadczenia.

Pracodawca będzie mógł fakultatywnie również zobowiązać się do pokrywania kosztów w szerszym zakresie w dokumencie regulującym zasady wykonywania pracy zdalnej (porozumienie/regulamin).

Okazjonalna praca zdalna

Omawiany projekt ustawy daje również pracownikowi możliwość okazjonalnego wykonywania pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Wówczas większość omawianych przepisów w zakresie pracy zdalnej, np. w zakresie zwrotu kosztów, nie będzie miało zastosowania.

Praca zdalna z zagranicy

Projekt przepisów nie precyzuje kwestii związanych z wykonywaniem pracy zdalnej z zagranicy. W tym zakresie to pracodawcy będą musieli wprowadzić więc własne regulacje, w których określą, czy i w jakim trybie pracownicy mogą wnioskować o pracę zdalną wykonywaną poza granicami Polski. Możliwość wykonywania pracy zdalnej z zagranicy to jeden z najbardziej pożądanych obecnie na rynku pracy benefitów. Zgoda pracodawcy na świadczenie pracy poza terytorium naszego kraju wymaga jednak odpowiedniego przygotowania, jako że nieustandaryzowana praca zdalna z zagranicy generuje wiele rodzajów ryzyka, w tym podatkowe.

Zweryfikowane powinny zostać przede wszystkim kwestie dotyczące przepisów danego kraju, w szczególności zagadnienia związane z obowiązkami administracyjnoprawnymi, składkami zdrowotnymi, wysokością minimalnego wynagrodzenia za pracę czy koniecznością uzyskania odpowiednich zezwoleń na pracę. Aby ustalić te kwestie, warto zasięgnąć pomocy wyspecjalizowanych podmiotów – pracodawca zyska wówczas pewność, że nie narusza przepisów prawa, zaś pracownicy będą mogli korzystać z benefitów, jakie niesie za sobą możliwość wykonywania pracy zdalnej z zagranicy.