Konkretyzowane wymogi informacyjne zarządu względem rady – zmiany w KSH

Jak projekt ustawy poszerza relacje informacyjne zarządu i rady nadzorczej?

Kształtowane zmianą normatywne usprawnienie przepływu informacji pomiędzy organami koreluje z obowiązkiem rady nadzorczej w zakresie sprawowania stałego nadzoru nad sprawami spółki. Zaproponowany przez ustawodawcę mechanizm przekazywania radzie informacji doprowadzić ma do aktywizacji rady oraz wymuszenia intensyfikowania ciążących na niej obowiązków. Obecne przepisy odnosiły relacje funkcjonalne organów do kształtowanych samodzielnie rozwiązań ustrojowych oraz wewnętrznych, zakładając dowolność tych relacji na zasadzie ryzyka. W uzasadnieniu projektu ustawy ustawodawca powołuje się na raczej marginalne dla systemu przypadki dotyczące sytuacji zagrożenia interesu spółki (czy nawet jego naruszenia), gdy rada nadzorcza tłumaczyła ex post brak podjęcia oczekiwanej ze strony właścicielskiej reakcji niewiedzą wywołaną niedoinformowaniem przez zarząd, co przesądzać ma o określanej przepisem prawa formule budowy ich relacji.

Hanna Szczepańska, junior associate w KMD.Legal

materiały prasowe

Planowana nowelizacja nakłada zatem na zarząd obowiązek przekazywania radzie nadzorczej danych, które winny wzbudzić jej zainteresowanie wywoływane należytą starannością, adekwatną dla piastuna organu spółki kapitałowej. Zarząd związany jest przy tym terminami, w ramach których komentowana powinność, w zależności od jej rodzaju, ma być realizowana. W przypadku: (a) podejmowania przez zarząd uchwał, (b) zmiany sytuacji spółki, w szczególności w zakresie jej stanu majątkowego, a także wystąpienia istotnych okoliczności z zakresu prowadzenia spraw spółki, m.in. w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym, a także w przypadku (c) postępów w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki zarząd zobowiązany będzie przekazywać informacje na każdym posiedzeniu rady nadzorczej. Wśród zdarzeń, które prowadzą do powstania obowiązku niezwłocznego poinformowania rady, wyróżnić trzeba: (d) powzięcie przez zarząd informacji o transakcjach i innych zdarzeniach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, oraz (e) wystąpienie znaczących zmian dotyczących informacji uprzednio udzielonych radzie nadzorczej, jeżeli wpływają lub mogą wpłynąć na sytuację spółki. Należy pamiętać, że przepis ten jest dyspozytywny, a zatem rada nadzorcza do pewnego stopnia będzie mogła kształtować sposób oraz częstotliwość realizowania komentowanych obowiązków.

Proponowana regulacja wpływa także na funkcjonowanie grup kapitałowych. Informacje w zakresie danych, o których mowa w lit. b–e powyżej, powinny odnosić się również do spółek zależnych oraz spółek powiązanych zawsze wtedy, gdy informacje te są zarządowi spółki dominującej znane.

Odnotować przy tym należy, że ustawodawca przewidział także sposób i formę przekazania przedmiotowych danych, przesądzając, że powinny one być przedstawiane przez zarząd bez uprzedniego wezwania, w sposób rzetelny i kompletny na piśmie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zachowanie tej formy nie jest możliwe ze względu na konieczność natychmiastowego przekazania informacji radzie nadzorczej. Jest to jednak dyspozycja, od której rada nadzorcza może odstąpić i postanowić o dopuszczalności przekazywania informacji również w innej, bardziej dogodnej w konkretnym stanie faktycznym formie.

Celem projektowanych zmian jest stworzenie mechanizmu informacyjnego służącego poświadczeniu efektów kooperacji obu organów, a także zapobiegnięciu przypadkom, w których przy wyrządzeniu spółce szkody rada nadzorcza tłumaczyłaby ex post brak podjęcia oczekiwanej reakcji niewiedzą wywołaną niedoinformowaniem przez zarząd.

Jak doprecyzowano prawo rady nadzorczej do zasięgania informacji z wnętrza spółki?

W aktualnym stanie prawnym określone informacje czy dokumenty mogą być uzyskane przez radę nadzorczą jedynie od zarządu oraz pracownika za pośrednictwem zarządu, co prowadzi do wydłużenia łańcucha przekazywania danych, zmniejsza dynamikę komentowanego uprawnienia, a także stwarza ryzyko pojawienia się pokusy filtrowania wiadomości przekazywanych radzie. Dlatego ingerencja ustawodawcy wydaje się w tym przedmiocie słuszna. Proponowane w nowelizacji rozszerzenie kręgu podmiotów zobowiązanych do przedłożenia żądanych przez radę informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień obejmuje: zarząd, prokurentów, likwidatorów, osoby zatrudnione w spółce na podstawie umowy o pracę, a także osoby wykonujące na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia lub innej umowy o podobnym charakterze. Wydaje się, że tak przyjęty mechanizm znacznie usprawni kulisy działania zarządu, wpływając przy tym na transparentność operacyjną spółki przed radą.

Zakres przedmiotowy żądania został określony przez ustawodawcę bardzo szeroko i obejmuje informacje, dokumenty, sprawozdania oraz wyjaśnienia dotyczące spółki, w szczególności jej działalności lub stanu majątkowego. Regulowany mechanizm prowadzi do sytuacji, w której rada zyska uprawnienie do wglądu w dane spółki mierzone miarą kompetencyjną rady.

Oprócz licznych korzyści, wynikających z zaproponowanego przez ustawodawcę rozwiązania, warto zwrócić uwagę na możliwe ryzyka. Wskazać w tym miejscu należy na instytucję, jaką jest wybór członków rady nadzorczej spółki akcyjnej w drodze głosowania oddzielnymi grupami. Mechanizm ten jest szczególnym trybem ustalania składu rady nadzorczej, dzięki któremu akcjonariusze mniejszościowi partycypują w nadzorze. W połączeniu z zaproponowanym przez ustawodawcę rozwiązaniem system taki może stworzyć określone problemy. Nietrudno wyobrazić sobie bowiem sytuację, w której dochodzi do wyboru członków rady przychylnych akcjonariuszom mniejszościowym, którzy nadużywać będą obowiązku lojalności na potrzeby szantażu ze strony akcjonariuszy mniejszościowych. Warto w tym miejscu wskazać, że ustawodawca zakazuje ograniczania dostępu członków rady do żądanych przez nich informacji tak samo, jak zakazuje ich ujawniania. Tak skonstruowane przepisy mogą zatem służyć sporom między skonfliktowanymi akcjonariuszami.

Warto wskazać przy tym, że rada zostanie uprawniona do analogicznego żądania informacyjnego w zakresie współpracowników spółek zależnych oraz powiązanych, zaś adresat żądania zobowiązany będzie do przekazania radzie wskazanych przez nią informacji zawsze wtedy, gdy posiada niezbędną wiedzę na ten temat.

W ramach przedkładanej propozycji termin na wykonanie omawianego żądania rady został określony w sposób nieostry. Adresaci żądania mają bowiem obowiązek niezwłocznego wykonania żądania, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia wniosku. Przewidziano jednak, że w sytuacji obszerności zagadnień koniecznych do opracowania rada może ustalić dłuższy termin odpowiedzi.

W związku z potrzebą uczynienia komentowanego uprawnienia rady bardziej efektywnym oraz niedającym się ignorować projekt ustawy wprowadza przepis, za pośrednictwem którego ustala się surową normę sankcjonującą (a tym samym zabezpieczającą) właściwe realizowanie omawianego żądania rady nadzorczej przez jej adresatów. Penalizowane będzie zarówno działanie umyślne, jak i nieumyślne. W przypadku winy umyślnej ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie sankcji w postaci kary ograniczenia wolności albo ukarania sprawcy grzywną w wysokości od 20 000 zł do 50 000 zł. W sytuacji zaś, gdy sprawca działa nieumyślnie, podlegać będzie grzywnie nie niższej niż 6000 zł i nie wyższej niż 20 000 zł. Sankcjonowane będą zdarzenia, w których zobowiązany nie przekazuje w terminie lub przekazuje informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia niezgodne ze stanem faktycznym lub zataja dane wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.

Aby wzmocnić znaczenie omawianej instytucji oraz uwypuklić konsekwencje jej nieodpowiedniego stosowania, zdecydowano się zmodyfikować art. 18 § 2 kodeksu spółek handlowych poprzez ustanowienie zakazu pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora oraz prokurenta przez osobę, która została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo wynikające z działań skutkujących ograniczeniem dostępu do żądanych danych lub materiałów przez radę nadzorczą.

Jaka jest procedura powoływania doradcy rady nadzorczej i do czego może być powołany taki doradca? Czy tę kompetencję rady nadzorczej można ograniczyć lub wyłączyć?

Według dotychczasowego stanu prawnego rada nadzorcza nie może wydawać zarządowi wiążących poleceń związanych z prowadzeniem spraw spółki, co przekłada się również na to, iż poza jej kompetencjami pozostaje nakazanie w sposób władczy organowi wykonawczemu spółki nawiązania współpracy z profesjonalnym podmiotem trzecim w celu przeprowadzenia przez niego określonych prac na użytek własny rady nadzorczej. A zatem obecnie, wywodząc z funkcji prowadzenia przez zarząd spraw spółki, to ostatecznie od jego woli zależy skutek czynności prawnej w postaci umocowania doradcy do działania na rzecz rady.

W ramach nowej regulacji wyposaża się radę nadzorczą w uprawnienie do wyboru i zawarcia umowy z doradcą posiadającym wiedzę fachową i kwalifikacje w dziedzinie niezbędnej dla prac rady. Rada, podejmując uchwałę, będzie mogła zatem zlecić wybranemu doradcy zbadanie na koszt spółki określonych zagadnień dotyczących działalności spółki, w tym jej majątku.

Istotą proponowanego narzędzia jest wyposażenie rady nadzorczej w uprawnienie do reprezentowania spółki w omawianym obszarze wobec podmiotu trzeciego, w tym do złożenia w imieniu spółki odpowiedniego oświadczenia woli kształtującego stosunek prawny nawiązany z doradcą rady nadzorczej.

Uprawnienie to nie będzie bezwzględne. Statut może bowiem przewidywać, czy dozwala się radzie na korzystanie z opisywanej kompetencji swobodnie, czy też uprawnienie to będzie ograniczone albo wyłączone. W szczególności, celem ułatwienia kontroli wydatkowania w tym obszarze środków spółki, statut może określić maksymalne łączne wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, które spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. Rozwiązanie to koreluje z obowiązkiem rady do zwarcia w corocznym sprawozdaniu informacji o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych przez radę nadzorczą w trakcie roku obrotowego.

Warto odnotować, że raport z przeprowadzonego badania, przygotowany przez doradcę rady nadzorczej, może zawierać istotne informacje o spółce, które powinny zostać przekazane bezpośrednio do wiadomości akcjonariuszy. Z tej przyczyny przewidziano kompetencję rady nadzorczej do zadecydowania o konieczności udostępnienia wspomnianego raportu z przeprowadzonego badania współwłaścicielom spółki kapitałowej, co wykonywane jest w określonym terminie bezpośrednio przez zarząd. W odniesieniu do spółek publicznych zasygnalizowano, iż stosowanie przywołanych wyżej projektowanych przepisów kodeksu spółek handlowych nie może prowadzić do naruszenia bądź niewykonania obowiązków informacyjnych wynikających z właściwych przepisów, w szczególności powinności określonych w rozporządzeniu MAR.

Jakie kompetencje wobec spółki ma doradca rady nadzorczej?

Doradca rady nadzorczej będzie wykonywał badanie zgodnie z określonym przez radę nadzorczą przedmiotem na zlecenie spółki oraz na jej koszt. W razie powołania doradcy rady nadzorczej zarząd będzie miał obowiązek zapewnienia doradcy dostępu do dokumentów stanowiących podstawę badania, jak również udzielenia mu wyczerpujących informacji i wyjaśnień niezbędnych do przeprowadzenia badania. Informacje te mogą pochodzić od współpracowników spółki na zasadach analogicznych, jak te dotyczące rady. Po zrealizowaniu zlecenia doradca zobowiązany będzie sporządzić pisemny raport zawierający wnioski w badanych obszarach.

Jak jest wynagradzany i jak rozliczany doradca rady nadzorczej?

Zgodnie z planowaną regulacją doradca rady nadzorczej będzie wykonywał badanie na koszt spółki. Oznacza to, że mimo iż umowę z tym podmiotem zawierać będzie we własnym interesie rada, to jednak koszty związane z działalnością doradcy ponosi spółka.

Aby właściwie zabezpieczyć interesy spółki przewidziano przepisy kreujące zobowiązanie doradcy rady nadzorczej oraz każdej osoby fizycznej, wykonującej w jego imieniu lub na jego rzecz czynności związane z badaniem do zachowania w tajemnicy wszystkich niemających publicznego charakteru informacji i dokumentów, do których mieli dostęp w trakcie realizowania badania lub sporządzania sprawozdania z badania.

Mając na uwadze, że doradca rady nadzorczej jest osobą, przez którą swoje zadania wykonuje rada, konsekwencje niedopełnienia tych obowiązków zostały określone analogicznie, jak w wypadku naruszenia obowiązków wobec rady nadzorczej.