Konflikt interesów, jeśli nie jest identyfikowany i odpowiednio zarządzany, może wpływać negatywnie na sytuację spółki lub jej reputację, a w skrajnych przypadkach doprowadzić do upadłości, tak jak to miało miejsce w przypadku Enronu.
Zjawisko to ma niezwykle istotne praktyczne implikacje dla spółek publicznych, a przepisy prawa lakonicznie odnoszą się do tego zagadnienia, dlatego ważne jest ujęcie tego tematu w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW 2016 (DPSN). Wspomnieć należy, że kwestie te są zauważane w wielu organizacjach, które, począwszy od kodeksów etyki poprzez odpowiednie procedury, określają politykę zarządzania konfliktami interesów. Jednak jest wiele spółek publicznych, które niedoszacowują wpływu tego zjawiska na przyszłe funkcjonowanie podmiotu, i obserwując relacje, z których wynikają rzeczywiste lub potencjalne konflikty interesów, nie podejmują żadnych działań zmierzających do ich ograniczania lub kontrolowania. Wyeliminowanie wszystkich konfliktów interesów, w tym tych, które mogą wynikać z transakcji z podmiotami powiązanymi, nie jest możliwe, w każdym jednak przypadku konieczne jest ich kontrolowanie. DPSN (V.Z.6) wskazują na potrzebę zapobiegania, identyfikacji i rozwiązywania konfliktów interesu.
Ponieważ postacie i podłoża konfliktu interesów mogą być różne, każda organizacja powinna ustalić adekwatną politykę zarządzania takimi konfliktami. Wdrożenie takiej polityki wymaga przyjęcia odpowiednich procedur odnoszących się przede wszystkim do członków organów i pracowników spółki, a także wskazania relacji rzeczowych i osobowych, które mogą wyzwalać takie konflikty. Najczęściej konflikt interesu występować będzie w przypadku zasiadania członków władz i pracowników w organach konkurencyjnych podmiotów czy też w przypadku prowadzenia działalności konkurencyjnej przez głównych akcjonariuszy, członków organów lub menedżerów spółki albo osoby im bliskie, a także w transakcjach z podmiotami powiązanymi. Konflikt interesu może też wynikać z istnienia innych relacji, które wpływają na zainteresowanie określonych członków zarządu, menedżerów spółki lub innych pracowników zawarciem danej transakcji albo osiągnięciem odpowiedniego rezultatu. Konkurencyjne czy sprzeczne interesy, jakie występują w takich sytuacjach, mogą doprowadzić do nadużyć, stąd konieczne jest zapewnienie mechanizmów kontrolnych w samej spółce oraz nadzoru ze strony rady nadzorczej nad niektórymi konfliktami. DPSN (V.Z.6) wymagają określenia w regulacjach wewnętrznych kryteriów i okoliczności, w których dojść może do konfliktu interesu, a także zasad postępowania w przypadku ich zaistnienia lub możliwości zaistnienia.
W ładzie korporacyjnym wiele obowiązków przypisanych jest radzie nadzorczej, która stoi na straży interesów wszystkich akcjonariuszy. Również w przypadku transakcji z podmiotami powiązanymi DPSN oczekują, że rada nadzorcza będzie pilnować interesu spółki, wyrażając zgodę na zawarcie istotnej transakcji z podmiotem powiązanym lub akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5 proc. ogólnej liczby głosów na walnym zgromadzeniu. W spółce o skoncentrowanym akcjonariacie akcjonariusz posiadający większość głosów może kontrolować podmiot i wywierać znaczący wpływ na jego funkcjonowanie. Zdarza się, że tacy akcjonariusze zawierają ze spółką istotne dla niej transakcje. Nie można nie zauważać, że taka sama sytuacja występuje w spółkach publicznych, w których akcjonariat jest rozproszony, a akcjonariuszowi nie można przypisać kontroli. Stąd DPSN objęto zarówno podmioty powiązane, jak i akcjonariuszy przekraczających próg 5 proc.
Ustawodawca krajowy zrezygnował z własnego definiowania podmiotów powiązanych, odsyłając do MSR 24 (vide ustawa o rachunkowości), DPSN w rozdziale V również odwołują się do MSR. Oczywiście nie każda istotna transakcja z podmiotem powiązanym będzie wymagała zgody rady nadzorczej, DPSN wyłączają transakcje typowe i zawierane na warunkach rynkowych. W praktyce oznacza to, że większość transakcji pomiędzy podmiotami w tej samej grupie kapitałowej zostanie wyłączona spod tego rygoru. Istotność transakcji pozostaje do ustalenia wewnątrz emitenta. Przyjęcie jednego kryterium dla wszystkich transakcji nie jest właściwe, również przyjęcie wspólnych kryteriów dla wszystkich kategorii podmiotów powiązanych nie będzie realizowało celu tych zasad. Zapisy przyjmowane przez spółki powinny odwoływać się do kryteriów ilościowych i jakościowych. Właściwe jest zróżnicowanie kryteriów dla różnych typów podmiotów powiązanych, w tym akcjonariuszy, członków organów czy kluczowego personelu lub ich bliskich.
