Wymogi ujawnieniowe ESRS S1

Europejski Standard Sprawozdawczości Zrównoważonego Rozwoju (ESRS) jest kluczowym elementem szerokiej regulacji dotyczącej zrównoważonego rozwoju w Unii Europejskiej, obejmującej m.in. nowe przepisy dyrektywy CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) oraz wynikający z nich obowiązek raportowania na podstawie ustalonych standardów ESRS. Jednym z kluczowych standardów raportowania jest standard ESRS S1, który koncentruje się na ujawnieniach dotyczących kwestii społecznych w zakresie własnych zasobów pracowniczych.

ESRS S1 przewiduje ogólne wymogi ujawniania informacji w zakresie strategii i modelu biznesowego w powiązaniu z ESRS 2 SBM-2 i 3. Z jednej strony, obejmuje to ujawnienie, w jaki sposób interesy, poglądy i prawa osób należących do własnych zasobów pracowniczych wpływają na strategię i model biznesowy jednostki, a z drugiej – w jaki sposób strategia i model biznesowy wpływają na własne zasoby pracownicze w zakresie wpływów, ryzyk i szans.

Standard ESRS S1 obejmuje 17 tematycznych punktów danych podlegających raportowaniu z uwzględnieniem zasady podwójnej istotności. Punkty podzielone na 2 kategorie: „zarządzanie wpływami, ryzykami i szansami” oraz „mierniki i cele”, z czego aż 11 wymogów znajduje się w drugiej z tych kategorii ujawnień.

Raportowanie w zakresie zarządzania wpływami, ryzykami i szansami – ESRS S1-1 do S1-4

W ramach pierwszej kategorii – zarządzania wpływami, ryzykami i szansami – podmioty będą raportować ogólne informacje dotyczące polityk związanych z własnymi zasobami pracowniczymi, procedur współpracy na linii pracodawca–zasoby pracownicze i ich przedstawiciele oraz procesów naprawy skutków negatywnych wpływów, zarządzania istotnymi ryzykami i wykorzystania istotnych szans. Obejmuje to między innymi ujawnienie informacji o posiadanych politykach zapobiegania wypadkom przy pracy, politykach służących wyeliminowaniu dyskryminacji (w tym molestowania) oraz promowania równości szans, różnorodności i włączenia społecznego, a także informacji dotyczących podjętych lub planowanych działań mających na celu zapobieganie negatywnym wpływom lub potencjalnym ryzykom mogącym mieć wpływ na własne zasoby pracownicze.

Raportowanie mierników i celów – ESRS S1-5 do S-17

W drugiej kategorii ujawnień znajduje się 11 mierników i celów dotyczących własnych zasobów pracowniczych. Obejmują one obowiązek raportowania między innymi:

• celów dotyczących zmniejszenia negatywnych wpływów, zwiększenia pozytywnych wpływów i zarządzania istotnymi ryzykami i szansami w odniesieniu do własnych zasobów pracowniczych (ESRS S1-5);

• opisu głównych cech pracowników podmiotu oraz ich liczby, w tym w podziale na płeć (ESRS S1-6);

• opisu głównych cech osób niebędących pracownikami podmiotu, należących jednak do własnych zasobów pracowniczych (np. kontraktorzy, osoby na umowach cywilnoprawnych i pracownicy tymczasowi). Ujawnienie to powinno zawierać również opis metod stosowanych przy dokonywaniu takich obliczeń (ESRS S1-7);

• danych dotyczących stopnia, w jakim warunki pracy pracowników są wynikiem ustaleń w ramach układów zbiorowych pracy oraz poziomu reprezentacji pracowników w ramach dialogu społecznego (ESRS S1-8);

• informacji dotyczących mierników różnorodności, obejmujących rozkład płci w kadrze kierowniczej najwyższego szczebla i struktury wiekowej pracowników (ESRS S1-9);

• informacji, czy pracownicy podmiotu otrzymują adekwatną płacę, ustaloną na podstawie mających zastosowanie wskaźników referencyjnych (ESRS S1-10);

• informacji, czy pracownicy podmiotu są objęci ochroną socjalną przed utratą dochodów z powodu poważnych zdarzeń życiowych w ramach programów publicznych lub świadczeń oferowanych przez pracodawcę (ESRS S1-11);

• odsetka pracowników z niepełnosprawnościami, z uwzględnieniem ograniczeń prawnych dotyczących gromadzenia tego rodzaju danych osobowych (ESRS S1-12);

• mierników dotyczących szkoleń pracowników i rozwoju ich umiejętności, obejmujących zakres, w którym pracownikom zapewniane są szkolenia, odsetek pracowników uczestniczących w regularnych przeglądach wyników i rozwoju kariery (w podziale na płeć) i informacje dotyczące średniej liczby godzin szkoleń przypadających na pracownika i w podziale na płeć (ESRS S1-13);

• mierników dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, które przedstawiają stopień objęcia pracowników systemem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, a także statystyki dotyczące liczby incydentów dotyczących urazów związanych z pracą (w tym wypadków przy pracy), złego stanu zdrowia (w tym chorób zawodowych) i ofiar śmiertelnych wśród własnych zasobów pracowniczych (ESRS S1-14);

• mierników równowagi między życiem zawodowym a prywatnym (tzw. work-life balance) obejmujących zakres pracowników uprawnionych do urlopu ze względów rodzinnych i wskaźnik wykorzystania tego rodzaju urlopów. Warto zaznaczyć, że jeżeli pracownicy są uprawnieni do tego rodzaju urlopów na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa – tak jak w Polsce, gdzie tego rodzaju urlopy są przewidziane bezpośrednio w przepisach kodeksu pracy –wystarczy ujawnić taką informację, by spełnić wymóg określony w tym punkcie (ESRS S1-15);

• mierników wynagrodzeń, w tym luki płacowej między kobietami i mężczyznami w ujęciu procentowym i stosunku wynagrodzenia najlepiej zarabiającej osoby do mediany wynagrodzenia pracowników (ESRS S1-16);

• informacji na temat incydentów, skarg i poważnych wpływów na przestrzeganie praw człowieka (w tym praw pracowniczych), takich jak przypadki dyskryminacji czy molestowania, liczby skarg zgłoszonych za pośrednictwem kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz najpoważniejszych przypadków incydentów dotyczących poszanowania praw człowieka – np. pracy przymusowej, handlu ludźmi i pracy dzieci. Ujawnienia obejmują też informację w zakresie łącznej kwoty grzywien, sankcji lub odszkodowań za szkody powstałe w wyniku powyższych incydentów (ESRS S1-17).

Niezbędne wskazówki i wytyczne dotyczące metod raportowania powyższych kwestii objętych zakresem ESRS S1 zawierają tzw. wymogi dotyczące stosowania (AR), stanowiące integralną część standardu S1 i uzupełniające opisane 17 punktów danych. To właśnie w tej części standardu ESRS S1 osoby odpowiedzialne za pozyskiwanie niezbędnych informacji, ich analizę, zestawienie i przygotowanie raportu znajdą 106 wskazówek, komentarzy i wytycznych dotyczących stosowania, które ułatwią zebranie niezbędnych danych i przygotowanie raportu w odpowiedni sposób. Przykładowo wymogi AR zawierają przydatne wzory do obliczenia luki płacowej między kobietami i mężczyznami, a dodatkowe wytyczne A.1-A.4 – przykładowe czynniki, polityki, działania i cele podlegające raportowaniu w ramach ESRS S1.

Na marginesie warto zaznaczyć, że raportowanie pewnych kwestii pracowniczych objętych standardem ESRS S1 pokrywa się z obowiązkami, które już istnieją lub niedługo wejdą do polskiego porządku prawnego. Takimi przykładami są między innymi obliczanie i raportowanie luki płacowej zgodnie ze standardem ESRS S1-16 oraz liczne odwołania do obowiązujących w podmiocie kanałów zgłaszania nieprawidłowości. Luka płacowa, wraz z dodatkowymi obowiązkami w zakresie równości i jawności wynagrodzeń, jest przedmiotem regulacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. (tzw. dyrektywy o jawności wynagrodzeń), która również zakłada obowiązek raportowania luki płacowej i która zostanie implementowana do polskiego prawa najpóźniej w czerwcu 2026 r. Kanały zgłaszania nieprawidłowości, o których mowa w ESRS S1, mogą zaś słusznie kojarzyć się z obowiązującymi od niedawna przepisami o ochronie sygnalistów.

Podmioty objęte dyrektywą CSRD muszą dostosować swoje praktyki raportowania do wymogów ESRS S1, co może wiązać się z koniecznością wprowadzenia zmian w wewnętrznych procesach, w szczególności w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, niezbędnego szkolenia pracowników lub inwestycji w technologie wspierające zbieranie i analizę wymaganych danych. Szczególne wyzwania czekają działy HR, które będą pierwszym punktem kontaktowym przy zbieraniu i ocenie niezbędnych danych związanych z zasobami pracowniczymi. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie audytu i przygotowanie „próbnego” raportu w zakresie ESRS S1, aby przygotować całą organizację na nowe obowiązki raportowe w zakresie własnych zasobów pracowniczych.

Paweł Lasota

radca prawny, Senior Associate, Employment, Eversheds Sutherland