Pułapka z funduszem socjalnym

Przepisy zezwalają każdemu pracodawcy na utworzenie zakładowego funduszu socjalnego. Nie oznacza to jednak, że dobrowolnie utworzony fundusz może być w dowolny sposób prowadzony. Błędy mogą pracodawcę kosztować do 5 tys. zł grzywny.

Pracodawcy, zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, co najmniej dwudziestu pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty), zobowiązani są do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pozostali mogą go utworzyć na zasadach określonych w ustawie (art. 3 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, Dz. U. z 1996 r., Nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Fundusz w ryzach

Dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się na dobrowolne utworzenie funduszu, ma to takie znaczenie, że mogą czynione nań odpisy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu podatku dochodowego. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 1 wspomnianej ustawy, wydatki te obciążają koszty działalności pracodawcy. Oczywiście, na prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników przedsiębiorca nie potrzebuje żadnego ustawowego upoważnienia. Co ważne jednak, z chwilą utworzenia funduszu zastosowanie znajdują przepisy ustawy i bez znaczenia jest fakt, że jest to działalność dobrowolna. W razie więc naruszenia przepisów, sankcje obejmą również tych pracodawców, którzy wprawdzie nie byli do tego zobowiązani, ale fundusz utworzyli.

Potrzebny regulamin

Dobrowolne utworzenie funduszu świadczeń socjalnych może mieć podstawę w postanowieniach układu zbiorowego pracy, może też być wynikiem samodzielnej decyzji pracodawcy. Warunkiem prowadzenia działalności socjalnej jest wydanie przez niego, zgodnie z przepisami ustawy, regulaminu funduszu (art. 8 ustawy).

Ustawa zwalnia pracodawcę dobrowolnie tworzącego fundusz z obowiązku gromadzenia przeznaczonych na niego środków na odrębnym rachunku bankowym oraz przekazywania kwot odpisu w ustawowych terminach (art. 6 ust. 2a ustawy). Jeżeli jednak pracodawca nie utworzy odrębnego rachunku, nie będzie mógł zaliczyć odpisów na fundusz do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit b updf oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit b updp).

Komu grozi grzywna

W związku z objęciem ustawowym reżimem również pracodawców, którzy dobrowolnie tworzą fundusze, istnieje ryzyko, że mogą oni ponieść finansowe konsekwencje w razie dopuszczenia się jakichkolwiek odstępstw od przepisów. W szczególności nie jest dopuszczalne modyfikowanie przez nich kwot obowiązkowego corocznego odpisu podstawowego (art. 5 ustawy). Równie problematyczne okazuje się także rezygnowanie z prowadzenia dobrowolnie utworzonego funduszu.

Gromadzenie środków niezgodnie z przepisami, np. dokonywanie zbyt niskich odpisów, jest zagrożone karą grzywny do 5 tys. zł. Jest ona orzekana na wniosek inspektora pracy, w trybie określonym w kodeksie postępowania w sprawach o wykroczenia.

Rozwiązaniem zabezpieczającym interesy pracodawcy oraz umożliwiającym zmodyfikowanie ustawowych wymogów dotyczących wysokości odpisu jest uregulowanie tej kwestii w układzie zbiorowym pracy albo - gdy pracownicy nie są objęci takim układem - w odrębnym akcie, wydanym przez pracodawcę w uzgodnieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi względnie z przedstawicielstwem pracowników (gdy u pracodawcy nie działa organizacja związkowa; art. 4 ww. ustawy).