Nie wystarczy pomysł

Dostrzeganie wokół siebie szans i możliwości jest nieocenioną umiejętnością. Taką szczególną szansę niesie dla polskiej gospodarki oraz dla poszczególnych firm włączenie Polski w politykę strukturalną Unii Europejskiej. To, czy Polska wykorzysta dostępne jej środki z funduszy strukturalnych, będzie zależeć między innymi od liczby i jakości projektów oraz dostępności współfinansowania.

Aby przygotować i dobrze przeprowadzić projekt, trzeba jednak - tylko i aż - zrozumieć filozofię i sposób działania funduszy strukturalnych.

Zacznijmy od kwestii związanych z wdrażaniem projektów, które muszą być wzięte pod uwagę już na etapie planowania.

Czy trzeba stosować

przepisy o zamówieniach publicznych?

Jednym z warunków korzystania ze środków Unii Europejskiej jest przestrzeganie ustawodawstwa wspólnotowego, m.in. w zakresie ochrony konkurencji oraz zamówień publicznych.

Przy wyborze wykonawców i dostawców w kontraktach finansowanych ze środków unijnych podmioty publiczne (m.in. jednostki sektora finansów publicznych lub państwowe jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej) muszą stosować polskie Prawo zamówień publicznych (wchodzące w życie 2 marca 2004 r.). Inne podmioty mają obowiązek stosowania tych przepisów wtedy, gdy ze środków publicznych finansowane jest ponad 50% wartości udzielanego przez nie zamówienia. Środki publiczne odnoszą się tu łącznie do kwoty środków pochodzących z Unii Europejskiej oraz do innych krajowych środków publicznych (np. dotacji).

Jednak także każdy inny podmiot, jeżeli nie stosuje przepisów o zamówieniach publicznych, musi być gotowy do wykazania, że zastosowane przez niego zasady i procedury wyboru wykonawcy lub dostawcy pozostają w zgodzie z zasadami konkurencji w rozumieniu acquis communautaire. Przedsiębiorstwo, które nie będzie potrafiło tego wykazać, musi liczyć się z nieuznaniem dokonanych wydatków. Prawo zamówień publicznych pozostaje zatem istotnym punktem odniesienia także dla podmiotów nie zobowiązanych do jego stosowania.

Obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych nie dotyczy także zlecania zadań, które nie kwalifikują się do dofinansowania ze środków wspólnotowych, a są niezbędne dla realizacji projektu (np. koszty wynajmu biura na potrzeby wdrażania projektu).

Po 1 maja 2004 roku odpadnie konieczność stosowania procedur przetargowych, ustalonych przez Komisję Europejską dla państw spoza UE. Dotąd istotną barierę wykorzystania środków przedakcesyjnych stanowiła ograniczona liczba instytucji potrafiących przeprowadzać przetargi według tych reguł. Polskie przepisy o zamówieniach publicznych są powszechnie znane wśród większości potencjalnych beneficjentów. Będzie to jednak nowość dla przedsiębiorstw, z których wiele znało zamówienia publiczne od drugiej strony - oferenta, a nie zamawiającego.

Czy projektodawca

otrzyma zaliczkę?

Należy odróżnić przepływy finansowe z Komisji Europejskiej do polskiego Ministerstwa Finansów (obieg programu) od przepływów do projektodawców (obieg projektu). Przekazywanie zaliczki w dużym obiegu (do państwa członkowskiego) jest ustalone przez ustawodawstwo wspólnotowe, natomiast każde państwo ustanawia własny sposób przekazywania środków beneficjentom i odbiorcom pomocy.

Polskie dokumenty opisujące sposób zarządzania funduszami strukturalnymi co do zasady nie przewidują zaliczek dla projektodawcy - odbiorcy pomocy. Płatności powinny być realizowane ze środków własnych projektodawcy. Odbiorca pomocy otrzyma refundację dopiero po przedstawieniu rozliczenia danego projektu lub etapu projektu i po jego przyjęciu (merytorycznym i finansowym) przez instytucję zarządzającą danym programem lub wyznaczoną instytucję pośredniczącą. Dla pewnych grup odbiorców (np. dla organizacji pozarządowych) tworzone są odrębne środki, mające ułatwić prefinansowanie, jednak znakomita większość beneficjentów musi samodzielnie poradzić sobie z uzyskaniem prefinansowania zewnętrznego.Koszty w planie

finansowym projektu

Istotne znaczenie przy planowaniu finansowym ma uwzględnienie źródła i kosztów prefinansowania oraz współfinansowania projektu, jak również zasad kwalifikowalności kosztów.

Projektodawca musi nie tylko określić całkowite koszty projektu, ale także, które z nich kwalifikują się do dofinansowania ze środków wspólnotowych, a które będą stanowić koszt dodatkowy (niekwalifikowalny). Zasady kwalifikowalności różnią się w poszczególnych funduszach. Na przykład w dwóch projektach budowy oczyszczalni ścieków inne koszty będą uznane za kwalifikowalne, jeżeli finansowanie pochodzi z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, a inne gdy jest to projekt Funduszu Spójności.

Wielkość współfinansowania, które zapewnić ma beneficjent lub odbiorca pomocy, wynika z decyzji o przyznaniu pomocy danemu przedsięwzięciu. Decyzja ta określa zakres projektu, limit wydatków kwalifikowalnych oraz udział wspólnotowy (określany w procentach kosztów kwalifikowalnych). Zależy on od rodzaju projektu i od statusu prawnego beneficjenta. Informację o możliwym poziomie dofinansowania wspólnotowego można znaleźć w dokumentach programowych (programach operacyjnych i uzupełnieniach programów).

Przy tworzeniu harmonogramu finansowego trzeba pamiętać, że refundowana jest kwota stanowiąca iloczyn uznanych kosztów kwalifikowalnych oraz udziału wspólnotowego w finansowaniu danego projektu. Ponadto należy uwzględnić czas oczekiwania na refundację, który zależy m.in. od stopnia skomplikowania systemu wdrażania programu. Czas ten może wynieść nawet kilka miesięcy od złożenia wniosku o refundację.

W przypadku projektów dofinansowanych z Funduszu Spójności odbiorcy pomocy powinni dodatkowo zapewnić źródło pokrycia wydatków do czasu nadejścia ostatniej transzy z UE. Końcowe 10% lub 20% wkładu wspólnotowego otrzymają oni dopiero po ostatecznym rozliczeniu projektu, co może trwać nawet kilkanaście miesięcy.

Aby uniknąć niedoszacowania planu finansowego, które zemści się na etapie realizacji projektu, niezbędna jest profesjonalna wiedza finansowa i doświadczenie - zwłaszcza przy tworzeniu planu przepływów finansowych dużych projektów.

Agnieszka Kaźmierczak,

dyrektor ds. Unii Europejskiej

w Deloitte