Dla wyjaśnienia działania aplikacji można przywołać przykład systemu finansowego wystawiającego faktury. Takie dokumenty księgowe, według polskich przepisów rachunkowych, należy przechowywać przynajmniej pięć lat. Jednak prawdopodobieństwo, że jakikolwiek użytkownik czy też aplikacja będzie żądać przejrzenia zawartości faktury, maleje z każdym dniem od daty jej wystawienia. Po roku prawdopodobieństwo to zbliża się do zera, a konieczność wglądu w takie dokumenty zachodzi w praktyce tylko w przypadku kontroli. Wciąż jednak w większości firm dane te utrzymuje się przez 5 lat na drogim systemie dyskowym. Czy na dzisiejszym konkurencyjnym i tak wymagającym rynku przedsiębiorstwa stać na utratę oszczędności, jakie mogłoby im przynieść przeniesienie starszych niż sześć miesięcy faktur na tańsze media?
Idea zastosowania systemu ILM nie polega oczywiście jedynie na utrzymywaniu starszych danych na tańszych mediach. Jej zasadniczym celem jest poznanie wartości danych i zarządzanie danymi, czyli czasem dostępu, kosztem składowania oraz ich czasem życia w zależności od skali ważności. System pozwala na zdefiniowanie polityki zarządzania życiem każdej wybranej grupy danych czy aplikacji. Mogą to być pliki, bazy danych, systemy pocztowe, a nawet dane trzymane w systemach backupowych. Najważniejsze jest optymalne zarządzanie zawartością danych w systemie.
Wracając do przykładu systemu finansowego, fakturom - zaraz po ich wystawianiu - można przypisać duże prawdopodobieństwo wykorzystywania przez kolejne siedem dni (reklamacje, korekty itp.). Po tym okresie są one migrowane na tańsze medium (do centralnego repozytorium danych). Taka operacja powoduje wszak niewielkie, kilkusekundowe zwiększenie czasu dostępu do danych, ale należy pamiętać, że użytkownik cały czas korzysta z możliwości online?owego wglądu do tych dokumentów.
Trzy dni przed końcem miesiąca wszystkie faktury z tego okresu powinny być z powrotem przeniesione na medium z najkrótszym czasem dostępu. Spowodowane to jest wykonywanymi w tym czasie podsumowaniami, raportami itp., ściśle związanymi z intensywnym przeszukiwaniem bazy. Trzy dni zaś po rozpoczęciu kolejnego miesiąca faktury powinny ponownie wrócić na tańsze medium. Prawdopodobieństwo ich odczytu staje się bowiem bardzo niskie i takie też pozostanie do końca ważności faktury. Zatem na tańszym medium dane utrzymywane są przez następne 5 lat lub migrowane na coraz tańsze media o coraz dłuższym czasie dostępu. Po pięciu latach, gdy faktura utraci ważność, może być automatycznie usunięta z systemu.
Oszczędność na kosztach przechowywania danych nie jest jedyną korzyścią dla firmy stosującej system ILM. Dzięki temu rozwiązaniu firma otrzymuje system archiwizacji danych z zagwarantowanym online?owym dostępem. Jest to zasadnicza i przełomowa zmiana dla przedsiębiorstwa. Dziś archiwizacja wciąż oznacza brak natychmiastowego dostępu do danych i konieczność odtworzenia ich przez wykwalifikowany personel IT. Zakładając przeciętny czas dostępu do danych zarchiwizowanych w sposób tradycyjny (offline-owo) na poziomie czterech godzin, próba dostępu do nich staje się długim czasem oczekiwania dla pracownika biznesowego i koniecznością poświęcenia kilku godzin na odtwarzanie danych przez wykwalifikowaną osobę z działu informatyki. W systemie ILM wszystkie dane udostępnione są online, także te zarchiwizowane, bez dodatkowych kosztów i przestojów oraz bez jakiegokolwiek zaangażowania ze strony personelu IT.
