Portale korporacyjne

Co to jest portal?

Proponuję abyśmy przyjęli następującą definicję: portal jest to narzędzie, które zapewnia (najczęściej za pośrednictwem przeglądarki WWW) łatwy dostęp do informacji, pozwala nią w prosty sposób zarządzać, wspiera współpracę pomiędzy pracownikami by w efekcie dostarczyć zestandardyzowaną platformę do rozwoju nowej funkcjonalności.

A dokładniej?

Łatwy dostęp do informacji osiągany jest poprzez dostarczenie konfigurowalnego (np. za pomocą myszki) wyglądu stron użytkowników. Chcemy, aby większość informacji potrzebnej użytkownikowi była dostępna za pomocą jednego kliknięcia, a więc zawartość strony głównej użytkownika musi być dostosowana do jego potrzeb - mówimy wtedy, że strona jest "spersonalizowana".

Personalizacja odbywa się w różny sposób, jednym z nich są tzw. reguły - np. "jeżeli użytkownik jest pracownikiem działu personalnego pokaż na jego stronie głównej link do systemu HR". Drugim sposobem jest badanie zachowania użytkownika - "pokaż na stronie głównej listę ostatnio klikanych linków." Wreszcie trzecim jest zapytanie użytkownika wprost, co chce widzieć. Oczywiście, ten ostatni sposób jest najprostszy.

Zarządzanie informacją powinno odbywać się w taki sposób, aby użytkownik bez przygotowania technicznego mógł łatwo dodawać nowe lub zmieniać treść istniejących informacji, a także uniknąć ich nadmiaru.

Na przykład, jeżeli nie chcemy, aby w naszym portalu istniało kilka kopii listy cenowej (jedna dla naszych sprzedawców, druga dla partnerów, trzecia dla "złotych partnerów") portal pozwoli nam utrzymywać taką listę w jednym miejscu i po wykryciu, kto ją ogląda, obliczać upusty należne danej grupie użytkowników.

Dobrym przykładem będzie informacja, oglądana przez część użytkowników w sieci lokalnej, a przez innych za pomocą telefonu komórkowego na ekranie palmtopa. Nie trzymamy dwóch kopii tej samej informacji tylko jedną, zawierającą samą treść. To, w jaki sposób ta treść jest prezentowana, jest ustalane przez portal na podstawie danych o użytkowniku i urządzeniu, z którego korzysta. Portal podejmuje również decyzję o tym, czy do wiadomości dodać obrazki i inne ozdobniki, które zajmują łącza, a na niektórych urządzeniach nie są czytelne. Ponadto portal jest płaszczyzną komunikacji administrator - użytkownicy, a także użykownik-użytkownik. Dodam jeszcze, że zazwyczaj wspomniana funkcjonalność oferowana jest przez dostawców jako rozwiązanie "z pudełka". Nie oznacza to, że witryny, które nie są portalami, nie dostarczają części tej funkcjonalności. Na przykład interakcja użytkowników jest bardzo często spotykana na różnych witrynach...

Czy to znaczy, że nie wszystko, co jest nazywane portalem jest nim w świetle tej definicji?

Oczywiście, to kwestia słownika, jakiego używamy. Historycznie rzecz biorąc pod nazwą portal kryły się serwisy, takie jak Yahoo! czy Wirtualna Polska, które stanowiły właśnie portal, lub inaczej bramę wiodącą do Internetu. Znaczenie to nadal jest aktualne.

Dziś jednak, gdy mówimy o rozwiązaniach portalowych, czasami z dodatkiem "korporacyjny" mamy na myśli coś trochę innego.

Różnica leży głównie w tym, co jest integrowane w ramach portalu. W przypadku takich portali, jak Yahoo! integracja polega głównie na dostarczaniu zawartości (ang. content), która znajduje się w Internecie, często w witrynach firm trzecich. W przypadku portali korporacyjnych nasza uwaga jest skupiona na dostarczeniu danych dynamicznych, pochodzących z różnych aplikacji.

Czy to oznacza, że nie interesujemy się zawartością?

Jasne, że się interesujemy, ale wdrażając portal wchodzimy do organizacji, która już w jakimś stopniu radzi sobie ze swoją informacją czy to w sposób prosty, za pomocą tzw. CMS (content management system) zwanego czasami przez analityków WCM (web content management), czy też w sposób bardziej złożony przez systemy klasy DMS (document management system).

...czyli elektronicznego obiegu dokTak, systemy DMS są bardzo ważnym składnikiem systemu obiegu dokumentów.

Podczas wdrażania portalu muszą być udostępnione dokumenty zawarte w systemach DMS. Nie ma żadnego powodu, dla którego portal miałby utrzymywać własną hierarchię dokumentów, kiedy można korzystać z już istniejącego narzędzia i istniejącej bazy. Zwłaszcza, że dzięki zdefiniowanym przez międzynarodowe grupy robocze standardom, portale (aplikacje) różnych dostawców mogą "rozmawiać" z systemami zarządzania dokumentami.

Jak wygląda rynek dostawców portali i na czym polegają różnice między nimi?

Jestem w dosyć komfortowej sytuacji, ponieważ Softbank ma szeroki dostęp do technologii różnych dostawców. Czołowy analityk rynku IT, Gartner Group, wymienia wśród liderów rynku portali naszych obecnych partnerów: BEA Systems, IBM oraz Oracle, a także innych wielkich graczy: SAP, Sun Microsystems, Peoplesoft, jak również firmy niszowe Plumtree czy Vignette. Inny nasz partner, firma Broadvision, ujęta jest w kategorii "wizjonerzy".

Budując dla klienta rozwiązanie portalowe możemy kierować się już posiadaną infrastrukturą sprzętową i licencjami, a także preferencjami zamawiającego. W zależności od preferencji klienta możemy zaproponować np. rozwiązania BEA Systems, które dostarczają gotowych narzędzi do budowy portalu (sam portal tworzony jest na etapie wdrożenia) lub produkty firmy Broadvision, gdzie podstawowa funkcjonalność portalu zawarta jest "w pudełku". Oba te podejścia mają swoje plusy i minusy.

Dla mnie bardzo ważne jest, czy dostawcy tworzą portale zgodne z obowiązującymi standardami przemysłowymi. Jeżeli portal jest z tymi standardami zgodny, to można na nim uruchamiać fragmenty funkcjonalności, tzw. portlety różnych dostawców. Gdyby zaistniała taka sytuacja, że któryś z dostawców przestanie rozwijać swój produkt, to całość logiki włożonej przez nas w portal będzie można za pośrednictwem portletów przenieść, bez żadnych zmian, na oprogramowanie konkurencji. A jak wspominałem, to koszt rozwoju m.in. portletów stanowi głównie o kosztach systemu. Oznacza to, że powstaje cały rynek dostawców portletów, kierujących swoją ofertę do użytkowników dowolnego portalu. Na drugim biegunie mamy dostawców, którzy posługują się własnymi standardami uzależniając od siebie klienta.

A czy nie można takiego portalu zbudować samemu?

Oczywiście, że można. Tylko, że takie rozwiązanie po pewnym czasie, po osiągnięciu dostatecznie dużej liczby integrowanych aplikacji i dostatecznie dużej liczby użytkowników, stanie się albo nieefektywne w działaniu, albo po prostu zbyt drogie w eksploatacji.

Jesteśmy teraz na etapie, kiedy rozwiązania portalowe, wykonywane czy to własnymi siłami, czy też na bazie rozwiązań cząstkowych osiągają poziom, na którym dalszy rozwój nie ma ekonomicznego sensu. Może być to skutkiem pogorszenia warunków współpracy z dostawcą, od którego organizacja jest uzależniona, lub po prostu koszty przeróbek są tak znaczące, że przestają być opłacalne. Proszę na to spojrzeć przez analogię do systemów ERP. Trudno dziś znaleźć dużą organizację, która ma system ERP "własnej roboty". Oczywiście, koszt wdrożenia standardowego rozwiązania, jednego z wiodących dostawców, jest duży. Jednak ostatecznie okazuje się, że takie rozwiązania są bardziej ekonomiczne.

Analitycy systemów portalowych twierdzą, że większość kosztów wydatkowanych na stworzenie takiego systemu "od zera" i jego rozwój, jest ponoszona właśnie na etapie utrzymania i rozwoju. W zależności od badania jest to 80, a nawet 95 procent całości kosztów! W przypadku "portalu z pudełka", ta krzywa wygląda inaczej. Co prawda początkowy koszt, związany z nabyciem licencji jest stosunkowo wysoki, jednak w miarę dodawania funkcjonalności krzywa ta nasyca się i przyrosty są już niewielkie.

Gorąco zachęcam, aby przed podjęciem decyzji o zakupie dokładnie przyjrzeć się wszystkim kosztom związanym z posiadaniem portalu (TCO), a nie tylko początkowym wydatkom.Kto w takim razie powinien inwestować w portale?

W portale powinni inwestować ci, którzy po pierwsze chcą dokonać łączenia informacji dostępnych w różnych źródłach, kiedy istnieje np. kilka witryn i zarządzanie nimi stanowi problem. Po drugie, wówczas, gdy mamy kilka aplikacji, dostępnych przez przeglądarkę i chcemy ułatwić poruszanie się po nich. Po trzecie, gdy pragniemy obniżyć koszty zarządzania dostępem do aplikacji (koszty administracyjne) np. zarządzania użytkownikami. No i wreszcie, zawsze wtedy, gdy chcemy dać naszym użytkownikom coś ulepszającego ich odbiór witryny to, co po angielsku określa się "user experience".

Dziękuję za rozmowę