IT Governance - w przeddzień boomu

IT Governance to zwrot, który robi obecnie na świecie dużą karierę. W Polsce jest to ciągle temat szerzej niezbadany. A szkoda, bo z punktu widzenia przedsiębiorstw z rozbudowanymi działami IT, zagadnienie jest dość istotne.

Pojęcie IT Governance dotychczas nie doczekało się w języku polskim swojego trafnego odpowiednika. W nawiązaniu do koncepcji corporate governance, czyli ładu korporacyjnego, próbowano je tłumaczyć jako "ład IT", "ład nad IT", "nadzór informatyczny" czy też w końcu "nadzór nad infrastrukturą informatyczną". Jednak nie wydaje się, aby była to najbardziej trafna, i co ważne zrozumiała charakterystyka, więc chyba przyjdzie nam pozostać przy swojskim IT Governance.

Zrozumieć informatykę

Z prób tłumaczenia pojęcia wypływają 2 wnioski: po pierwsze, na pewno dotyczy IT. Po drugie, ma coś wspólnego z nadzorowaniem. Tak więc uściślając możemy stwierdzić, iż z organizacyjnego punktu widzenia dotyczy działu IT jako całości, zarządu oraz ich wzajemnego porozumienia. Skomplikowane zagadnienia informatyczne są często niezrozumiałe dla osób zarządzających. Z drugiej strony informatycy nie są w stanie udowodnić, w jaki sposób ponoszone przez nich wydatki wpłyną na wydajność całej organizacji. Na tym styku pojawia się IT Governance, które ma służyć osobom zarządzającym w lepszym zrozumieniu tego, co może wnieść w kapitał firmy informatyka i w jaki mierzalny sposób może się to przyczynić do obrazu firmy.

Mierzenie efektów

Nie ulega wątpliwości, że temat IT Governance będzie stawał się coraz bardziej popularny. Obecnie potentatem w tej branży, obok IBM i Mercury Interactiv, jest amerykańska spółka Compuware, która w ubiegłym roku za 100 mln dolarów przejęła eksperta z tej dziedziny - prywatną firmę Changepoint. Przy tej okazji dyrektor generalny Compuware Peter Karmanos jr. podkreślił, iż: - Dyrektorzy ds. informatycznych muszą mieć możliwość precyzyjnego zmierzenia, przypisania i wykazania wartości, jaką wnosi do biznesu zarządzana przez nich infrastruktura. To rosnące zainteresowanie potwierdziła również Teresa Lanowitz z Gartner Group. - IT Governance jest procesem prewencyjnym, pozwalającym dyrektorom ds. informatycznych rozpoznać cele biznesowe i przekonać się, czy inwestycje w technologie przynoszą wymierne efekty. Bez wątpienia osobom na tym stanowisku przydałoby się rozwiązanie do nadzoru nad infrastrukturą informatyczną, które pomogłoby im zwiększyć efektywność zarządzanej infrastruktury przez cały okres eksploatacji poszczególnych aplikacji - stwierdziła.

Wydawać mądrze

Wydatki na IT stanowią obecnie ok. 50% wydatków całej firmy. W dalszym ciągu wiele milionów dolarów wydanych na IT zostaje spisane na straty. Dzieje się tak, ponieważ zespoły odpowiedzialne za tego typu inwestycje, nie potrafią jasno sprecyzować, które procesy biznesowe w firmie i w jaki sposób powinny być wspierane przez rozwiązania informatyczne. W wyniku tego zarządy firm zaczęły dużo bardziej rygorystycznie podchodzić do każdej złotówki wydanej na informatykę.

IT Governance jest połączeniem zarządzania, procesów oraz struktury, które pozwalają firmie kontrolować inwestycje w IT, tak by pomagały w realizacji strategii i osiąganiu celów biznesowych. Badania realizowane przez Center for Information Systems Research dotyczące IT Governance w ponad 250 firmach pokazują, że te firmy, w których zostały wdrożone efektywne procedury IT Governance są zyskowniejsze o średnio ponad 20% niż firmy z mniej zaawansowaną infrastrukturą IT Governance. Co więc jest niezbędne do efektywnego IT Governance? Priorytetem dla działów informatycznych jest wdrażanie rozwiązań, które pozwolą na mierzalność i zarządzanie biznesową wartością IT. Wymaga to kilku kluczowych elementów:

- jasnego zrozumienia strategii biznesowej całej firmy. Aby realizować projekty z zakresu IT Governance, działy informatyczne muszą być zdolne do wykazania związku między wydatkami i powiązaniem IT z wartością firmy;

- zdefiniowanych struktur decyzyjnych dotyczących IT. Zrozumienie i akceptacja struktury podejmowania decyzji dotyczących IT jest niezbędne, by proces podejmowania decyzji był logiczny i mierzalny;- określenia standardów dotyczących podejmowania decyzji oraz wydajności. Efektywne IT Governance wymaga od zarządu firmy standardów podejmowania decyzji dotyczących informatyki. Dyscyplina zarządzania projektami, aplikacjami oraz inwestycjami jest bardzo przydatna do osiągnięcia tego efektu;

- zarządzania całą firmą, które pozwala na zarządzanie systemami IT.

Aplikacje

Business Management

Nowoczesny biznes wymaga systemów IT, które wniosą powtarzalność i jasność w wydajność działu IT. Bez aplikacji IT Business Management wszystkie wysiłki zmierzające do zapewnienia IT Governance są prowadzone na ślepo lub muszą być wspomagane przez proces regularnego administracyjnego zbierania informacji. Wpływ systemów typu Business Management na dział IT może być dwojaki. Pozwalają one na efektywne dostarczanie usług IT jako produktów oraz dostarczanie informacji potrzebnych do zarządzania IT.

Efektywne IT Governance wymaga również znajomości kluczowych wskaźników wydajności, kosztów oraz oceny ryzyka, która pozwala wspierać ten proces.

IT Governance w zamyśle ma służyć zarządzaniu inwestycjami IT, tak jak finansami. Ma ocenić potencjalny zwrot z inwestycji w połączeniu z celami firmy i oceną ryzyka. Badania Meta Group wskazują, iż szefowie informatyki, którzy stosują się do zasad IT Governance osiągają stały wzrost efektywności działu IT i przy redukcji kosztów nawet o 30%. Te same badania mówią o kolejnych korzyściach wynikających z zastosowania IT Governance:

- kadra zarządzająca dysponuje informacjami, do których nigdy wcześniej nie miała dostępu, a które pozwalają zrozumieć wpływ decyzji dotyczących IT na działalność firmy (wartość tych inwestycji jest rzadko kwestionowana),

- managerowie mogą skuteczniej monitorować wydatki i zasoby,

- łatwe wyznaczanie celów zogniskowane na wartości zwiększa zdolność zarządu do czynienia efektywnych porównań.

Rozsądne balansowanie

pomiędzy ryzykiem

a kosztami

Kluczem do sukcesu w jakiejkolwiek inicjatywie związanej z IT Governance jest wgląd w cele, jakie firma stara się osiągnąć jako całość. Ważne jest również, aby dyrektorzy IT byli przez dział biznesowy traktowani jako partnerzy. Dzięki temu panuje wzajemne zrozumienie co do celów organizacji oraz właściwy balans pomiędzy ryzykiem a kosztami. Partnerska współpraca z działem biznesowym pozwala informatykom na zrozumienie, jak mierzona i zarządzana jest wartość firmy - w chwili, gdy pytają - co ja będę miał za wydane w ten sposób pieniądze? Takie zdyscyplinowane podejście pomaga zbudować komunikacyjny most między szefami IT a szefami jednostek biznesowych z użyciem wspólnego języka i tej samej wizji co do oceny zarządzania wartością IT.

IT a strategia firmy

IT Governance to również proces, który gwarantuje powiązanie inwestycji informatycznych ze strategią firmy. Proces ten przebiega w sposób następujący:

- ustalenie potrzeb biznesowych,

- ewaluacja kosztów, ryzyka i korzyści z potencjalnych inwestycji,

- wybór inwestycji, które są najbardziej skorelowane z celami biznesowymi,

- ustalenie harmonogramu i potrzebnych zasobów do realizacji projektu,

- mierzenie i zarządzanie wartością projektu przez cały czas jego trwania.

Dokonując wyboru systemu IT Governance trzeba zadać sobie pytania: czy w systemie istnieje możliwość zdefiniowania procesu podejmowania decyzji, czy stanowi on wsparcie dla oceny alternatywnych scenariuszy oraz czy realnie wspomaga mierzalność wartości inwestycji. Jeśli na wszystkie trzy pytania odpowiemy "tak", to mamy gwarancję, że inwestycje informatyczne nie będą pieniędzmi wyrzuconymi w błoto.