Trudne przypadki identyfikacji beneficjenta

Jak wyznaczyć beneficjenta, jeśli spółka nie może uzyskać danych?

Na spółkach prawa handlowego, z wyłączeniem spółek publicznych oraz spółek partnerskich, ciąży obowiązek m.in. zgłoszenia swojego beneficjenta rzeczywistego do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – dla spółek prawa handlowego wpisanych do rejestru przedsiębiorców przed 13.10.2019 r. w terminie do 13.04.2020 r., a dla spółek prawa handlowego wpisanych do rejestru przedsiębiorców po 13.10.2019 r. w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do KRS. Niekiedy ustalenie beneficjenta rzeczywistego może być utrudnione z uwagi na strukturę właścicielską samego akcjonariusza albo udziałowca. Udziałowcem albo akcjonariuszem może bowiem być podmiot, którego struktura uniemożliwia identyfikację osoby fizycznej będącej jej beneficjentem, np. fundacje polegające na powierniczym zarządzie przeniesioną własnością lub wartością majątkową, bądź też akcjonariuszem albo udziałowcem jest podmiot, który ma swoją siedzibę poza granicami Polski i nie udostępnia odpowiednich informacji umożliwiających identyfikację beneficjenta rzeczywistego.

W przypadku udziałowca lub akcjonariusza mającego siedzibę w Polsce w pierwszej kolejności należy zasięgnąć informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Dane zgromadzone w rejestrze objęte są domniemaniem prawdziwości i to na podmiocie zgłaszającym tam informacje ciąży odpowiedzialność w przypadku ich nieprawidłowości lub nieaktualności.

Poza tym w przypadku gdy dane w rejestrze nie dostarczą poszukiwanych informacji lub też mamy do czynienia z podmiotem mającym swoją siedzibę poza granicami Polski, należy podjąć dostosowane do danego przypadku działania zgodnie ze wskazaniami w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a w braku takich wskazań racjonalne działania, możliwe do przeprowadzenia zgodnie ze stopniem organizacji i wiedzy spółki. Tytułem przykładu, jeżeli w strukturze właścicielskiej pojawia się podmiot polegający na powierniczym zarządzie majątkiem (trust), który dodatkowo regulowany jest przepisami prawa obcego, pomocne okaże się wyliczenie znajdujące się w art. 2 pkt 1 lit. b ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Otóż w przypadku trustu za beneficjenta rzeczywistego ustawodawca nakazuje uznawać: założyciela, powiernika, nadzorcę (jeżeli został ustanowiony), beneficjenta lub inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem. Przy czym ustawodawca przez trust rozumie regulowany przepisami prawa obcego stosunek prawny wynikający ze zdarzenia prawnego, umowy lub porozumienia, w tym zespołu takich zdarzeń lub czynności prawnych, na podstawie którego dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych na powiernika w celu sprawowania zarządu powierniczego oraz udostępniania tych wartości beneficjentom tego stosunku.

Finalnie, gdy prawidłowo przeprowadzony i udokumentowany proces identyfikacji beneficjenta rzeczywistego nie pozwala na jego wskazanie, za beneficjenta rzeczywistego może zostać uznana osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze. Jednakże brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych będących beneficjentami rzeczywistymi sensu stricto musi być udokumentowany, a sytuacji tej musi towarzyszyć brak podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Należy bowiem pamiętać, że to na zgłaszającej spółce ciąży odpowiedzialność należytego dokumentowania procesu decyzyjnego w ww. zakresie.

Kiedy władze spółki stają się beneficjentem rzeczywistym?

Za beneficjenta rzeczywistego może zostać uznana osoba fizyczna zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych posiadających uprawnienia właścicielskie lub korporacyjne umożliwiające kontrolę nad spółką oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Ustawa nie zawiera wprost katalogu osób zajmujących wyższe stanowisko kierownicze, niemniej wskazówką w tym zakresie może być art. 2 ust. 2 pkt 9 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, który w przypadku kadry kierowniczej wyższego szczebla wskazuje na członków zarządu, dyrektorów lub pracownika instytucji obowiązanej posiadającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy, podejmującego decyzje w tym zakresie. Przy czym rzeczywiste znaczenie mają jedynie członkowie zarządu.

Jednakże uznanie za beneficjenta rzeczywistego osoby zajmującej wyższe stanowisko kierownicze nie może następować bezrefleksyjnie bez należycie udokumentowanego procesu ustalającego beneficjenta rzeczywistego, bowiem obowiązek udowodnienia podjęcia odpowiednich działań ciąży na podmiocie zgłaszającym dane do CRBRz czy też na instytucji obowiązanej. Zatem podjęcie takiej decyzji wymaga odpowiedniego udokumentowania, które umożliwi odtworzenie procesu decyzyjnego ustalenia braku możliwości wskazania beneficjenta rzeczywistego i w związku z tym wskazanie np. członka zarządu za beneficjenta rzeczywistego.

Ponadto uznanie osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze za beneficjenta rzeczywistego wymaga wystąpienia kumulatywnie zarówno przesłanki (a) braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych posiadających uprawnienia właścicielskie lub korporacyjne umożliwiające kontrolę nad spółką, jak i przesłanki (b) niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Jak w praktyce należy dokonać zgłoszenia?

Wobec znaczących skutków prawnych, przygotowanie zgłoszenia winno być poprzedzone sporządzeniem i przyjęciem procedur wewnętrznych w systemie Compliance, których skutkiem będzie opracowanie zgłoszenia w ramach procesów formalnoprawnych.

Zgłoszenia do CRBRz dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Zgłoszenie popisują osoby uprawnione do reprezentacji spółki na podstawie umowy spółki lub statutu. Do zgłoszenia nie można ustanowić pełnomocnika. Zgłoszenie składane jest w formie dokumentu elektronicznego, nieodpłatnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Nie można zatem dokonać zgłoszenia w formie pisemnej za pośrednictwem operatora pocztowego. Zgłoszenie opatrywane jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W przypadku spółek, których reprezentacja obejmuje łączne działanie co najmniej dwóch osób, podpis elektroniczny muszą złożyć wspólnie te osoby. CRBRz przewiduje możliwość podpisania wniosku przez więcej niż jedną osobę. Jeżeli zgłaszana do CRBRz osoba nie posiada numeru PESEL, wówczas należy podać datę urodzenia osoby zgłaszanej.

Dokonanie zgłoszenia potwierdzane jest przez urzędowe poświadczenie odbioru, które wydawane jest za pomocą systemu teleinformatycznego.

W przypadku stwierdzenia przez spółkę oczywistej omyłki w złożonym zgłoszeniu spółka powinna niezwłocznie, nie później niż w terminie trzech dni roboczych od dnia stwierdzenia oczywistej omyłki, złożyć skorygowane zgłoszenie zawierające poprawne dane.

W przypadku stwierdzenia przez organ właściwy w sprawach CRBRz, że zgłoszenie zostało złożone z naruszeniem art. 58–61 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu lub zawiera oczywiste omyłki, spółka powinna dokonać zgłoszenia ponownie, w terminie trzech dni roboczych od dnia wpływu albo udostępnienia żądania ponownego złożenia zgłoszenia przekazanego tej spółce, w formie pisemnej przez organ właściwy w sprawach CRBRz.

Na kim spoczywa osobista odpowiedzialność za prawidłowość zgłoszenia i jakie to niesie ze sobą ryzyka?

Zgłoszenia do CRBRz może dokonać wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki na mocy statutu albo umowy spółki. Nie można do tej czynności ustanowić pełnomocnika. W przypadku reprezentacji łącznej zgłoszenia podpisują wszystkie wymagane osoby. Zgłoszenie informacji do CRBRz składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia". Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Powyższe oznacza, że osoba lub osoby dokonujące zgłoszenia informacji do CRBRz w imieniu spółki przejmują na siebie odpowiedzialność osobistą za prawdziwość przekazywanych danych. Celowe przekazanie nieprawdziwych informacji może prowadzić nawet do odpowiedzialności karnej osób podpisujących wniosek. Należy również pamiętać, że spółki, które nie dopełniły obowiązku zgłoszenia informacji w terminie, mogą podlegać karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł.

Jakie dokumenty należy zgromadzić, aby minimalizować ryzyka?

Proces identyfikacji beneficjenta rzeczywistego przez spółkę musi być odpowiednio udokumentowany. Najlepszym rozwiązaniem jest w tym zakresie posiadanie procedury wewnętrznej, w ramach obowiązującego systemu Compliance, zgodnie z którą spółka postępuje, dokonując zgłoszenia do CRBRz. Należy bowiem pamiętać, że zgłoszenie informacji do CRBRz nie polega jedynie na zgłoszeniu pierwotnym (gdy spółka zgłasza informację po raz pierwszy), ale również na zgłoszeniach wtórnych w związku z aktualizacją informacji na temat beneficjenta rzeczywistego. Spółka dokonująca zgłoszenia musi posiadać odpowiedni materiał na okoliczność ewentualnej kontroli, którym wykaże, że przedsięwzięła wszystkie możliwe środki, których można od spółki wymagać, celem ustalenia beneficjenta rzeczywistego. Zgodnie z wdrożoną i obowiązującą procedurą proces identyfikacji beneficjenta rzeczywistego powinien być potwierdzony (a) dokumentacją wewnętrzną podmiotu w zakresie kolejnych kroków podejmowanych przez osoby i organy odpowiedzialne za prawidłową realizację procesu identyfikacji, tj. uchwały organów, decyzje oraz dokumenty potwierdzające rzeczywiste przeprowadzenie kolejnych faz procesu identyfikacji, jak również (b) wszelką dokumentacją zebraną podczas procesu identyfikacji, zawierającą dane beneficjenta rzeczywistego oraz pomiotów weryfikowanych podczas procesu identyfikacji jako potencjalnego beneficjenta rzeczywistego.

Najistotniejsze ryzyko może pojawić się wówczas, gdy spółka ma problem z ustaleniem swojego właściwego beneficjenta rzeczywistego i poprzestaje na formalnym wskazaniu członka zarządu swojego akcjonariusza albo udziałowca. Wówczas sam ustawodawca stawia warunek, że taka czynność może mieć miejsce dopiero wtedy, gdy istnieje udokumentowany brak możliwości ustalenia beneficjenta rzeczywistego na podstawie stosunku właścicielskiego lub korporacyjnego umożliwiającego kontrolę nad osobą prawną.