Kluczowe ryzyka związane z organizacją e-WZ

Kluczowym czynnikiem minimalizacji ryzyk związanych z e-WZ jest jego staranne przygotowanie, począwszy od etapu przed ogłoszeniem o jego zwołaniu. Spójna współpraca spółki z doświadczonymi doradcami – technicznym i prawnym, pozwala dołożyć należytej staranności w zapewnieniu prawidłowości i kompatybilności rozwiązań przyjętych do przeprowadzenia e-WZ, z uwzględnieniem dotychczas funkcjonującego modelu organizacji i kultury odbywania zgromadzeń w spółce

Jakie są najważniejsze ryzyka prawne związane z e-WZ?

Ryzyka prawne płynące z organizacji walnych zgromadzeń, na których uprawnieni do uczestnictwa mogą uczestniczyć zdalnie (e-WZ) można podzielić na dwie grupy: pierwsza to ryzyka związane ze sposobem partycypacji tych osób w e-WZ druga zaś to ryzyka korporacyjne związane z zapewnieniem prawidłowego toku posiedzenia. Jako najistotniejszy problem związany

z udziałem akcjonariuszy w e-WZ, wskazać należy brak możliwości zapewnienia równości ich praw względem akcjonariuszy fizycznie obecnych na zgromadzeniu. Co więcej, oczywista przewaga możliwości oddziaływania na bieżący tok wydarzeń w jego trakcie po stronie uczestniczących bezpośrednio, może nie dać się wyeliminować faktycznie. Niemniej istotnym ryzykiem jest również zagadnienie prawidłowej identyfikacji akcjonariusza lub jego pełnomocnika, co w warunkach e-WZ generuje liczne problemy techniczne i prawne, począwszy od konieczności zapewnienia rzetelnej weryfikacji danych osoby uczestniczącej

Marcin Marczuk, partner Królikowski Marczuk Dyl Adwokaci i Radcowie Prawni

Foto: materiały prasowe

w e-WZ, poprzez zagadnienia ochrony danych osobowych, rzeczywiste oderwanie osoby akcjonariusza od osoby uczestnika w przypadku przekazania loginu, a skończywszy na zagrożeniach wynikających z cyberprzestępczości.

W zakresie korporacyjnych ryzyk prawnych wskazać należy przede wszystkim możliwość wystąpienia konfliktów czy sprzeczności

w regulacjach korporacyjnych. Ustawodawca przesądził, że regulamin e-WZ przyjmuje rada nadzorcza. Walne zgromadzenie nie może zatem takiego regulaminu uchylić lub zmienić. Ewentualne rozbieżności pomiędzy tymi aktami wewnętrznymi mogą prowadzić do kolejnych punktów zapalnych pomiędzy akcjonariuszami na gruncie zarzutów o nierówne traktowanie akcjonariuszy, sporów kompetencyjnych lub zarzutów dotyczących wad prawnych uchwał. Nasze doświadczenia wskazują także na istotne problemy związane z niektórymi instytucjami kodeksowymi, takimi jak tryb wyłonienia komisji skrutacyjnej, komisji do sprawdzenia listy obecności czy reguł postępowania przy wyborze członków rady nadzorczej w drodze głosowania odrębnymi grupami. Powyższe zagadnienia są tym bardziej istotne, że brak jest ugruntowanej praktyki rynkowej w przebiegu e-WZ. Brak jest także opisanych i utrwalonych wzorców w zakresie praktycznych rozwiązań problemów w przeprowadzaniu e-WZ, w szczególności na poziomie doktryny czy orzeczeń judykatury, co będzie stanowiło główne źródło niepewności w organizacji e-WZ.

Co można zrobić, aby je minimalizować?

Kluczowym czynnikiem minimalizacji ryzyk związanych z e-WZ jest jego staranne przygotowanie, począwszy od etapu przed ogłoszeniem o jego zwołaniu. Spójna współpraca spółki z doświadczonymi doradcami – technicznym i prawnym, pozwala dołożyć należytej staranności w zapewnieniu prawidłowości i kompatybilności rozwiązań przyjętych do przeprowadzenia e-WZ, z uwzględnieniem dotychczas funkcjonującego modelu organizacji i kultury odbywania zgromadzeń w spółce. Powyższe pozwala płynnie dostosować tryb rozwiązań wypracowanych dotychczas przez spółkę do nowych realiów, ograniczając możliwość wystąpienia konfliktowych sytuacji lub też przesuwając odpowiedzialność za nie poza spółkę.

Z kolei najważniejszym czynnikiem w przeprowadzaniu e-WZ jest odpowiedni dobór i przygotowanie przewodniczącego e-WZ, który stanowić powinien gwarancję prawidłowego i zgodnego z przepisami przebiegu e-WZ, z zapewnieniem poszanowania praw wszystkich akcjonariuszy. Staranne przygotowanie oraz precyzyjne działania przewodniczącego e-WZ wzmocnionego pragmatycznym regulaminem e-WZ, będą najlepszą odpowiedzią na brak możliwości stosowania utartych rozwiązań i ryzyko późniejszej negatywnej weryfikacji poszczególnych elementów e-WZ przez sąd.

Jakie elementy powinien obejmować regulamin e-WZ?

Przepisy prawne nie zawierają katalogu wymagań do regulaminu e-WZ przy jednoczesnym ograniczeniu, że nie może on określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Pozwala to z jednej strony na dużą dowolność w projektowaniu treści regulaminu, z drugiej strony wprowadza niepewność w zakresie relacji regulaminu e-WZ przyjmowanego przez radę nadzorczą z istniejącymi już w spółce uregulowaniami wewnętrznymi, w szczególności z funkcjonującym regulaminem WZ.

Biorąc pod uwagę powyższe, za essentialia regulaminu e-WZ należy uznać:

I) postanowienia determinujące przesłanki, tryb i moment decyzji

o możliwości przeprowadzenia e-WZ;

II) zapisy odnoszące się do przyjętego w spółce regulaminu WZ

i innych wewnętrznych regulacji, pozwalające na zastosowanie istniejących już rozwiązań oraz uniknięcie potencjalnych konfliktów regulacyjnych;

III) przewidzenie szczegółowych zapisów dotyczących możliwości zmiany trybu uczestnictwa w WZ ze zdalnego w bezpośredni i odwrotnie,

IV) określenie faz realizacji poszczególnych punktów porządku obrad z uwzględnieniem czasu odpowiedniego dla reakcji akcjonariusza uczestniczącego zdalnie czy

V) określenie zasad i odpowiedzialności związanej ze zdalnym udziałem w e-WZ. Niezwykle pomocne mogą okazać się również postanowienia zapewniające maksymalne starania organizatorów e-WZ, nakierowane na ochronę praw akcjonariuszy uczestniczących zdalnie w e-WZ.

Jak znaleźć kompromis pomiędzy oczekiwaniami uczestników zdalnych i „fizycznych"?

Znalezienie złotego środka pomiędzy interesami obu grup akcjonariuszy będzie każdorazowo determinowane liczbą uczestników e-WZ, charakterem ich relacji ze spółką oraz przedmiotem obrad, przy czym działania organizatorów e-WZ limitowane będą obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz celem przeprowadzania e-WZ. Istotą kompromisu jest godzenie przeciwstawnych interesów, zatem celem działań organizatorów e-WZ winno być minimalizowanie wad wynikających ze zdalnego udziału w e-WZ, czyli zapewnienie poszanowania elementarnych praw wszystkich akcjonariuszy uczestniczących w e-WZ bez względu na charakter ich uczestnictwa, przy jednoczesnym zapewnieniu braku możliwości nadużywania rozwiązań wyrównujących szanse uczestników e-WZ przez uczestników zdalnych, a w szczególności zapobieganiu działaniom osób uniemożliwiających lub utrudniających przebieg e-WZ, z uwzględnieniem losowych problemów technicznych.