Funkcjonowanie organów spółki w pandemii Covid-19

Marcin Marczuk, radca prawny, KMD.Legal Łukasz Świątek, adwokat, KMD.Legal

W jaki sposób Covid-19 wpłynął na funkcjonowanie zarządów i rad nadzorczych?

Niewątpliwie sytuacja wywołana pandemią oraz wprowadzone w jej wyniku ograniczenia w funkcjonowaniu przestrzeni publicznej nie mogły pozostać bez wpływu na działalność spółek oraz ich organów. Zdalna praca organów uzyskała należne podstawy prawne, które umożliwiły intensyfikację działań w czasie, gdy przed ich członkami pojawiło się wiele nowych wyzwań. Zarządy zostały zmuszone do operacyjnego zaangażowania we wszystkie obszary działalności spółek, jak również zaczęły podejmować decyzje w kwestiach będących dotąd poza zakresem ich bezpośredniego oddziaływania. Z tej perspektywy najważniejsze stało się bowiem reagowanie na potrzeby kadrowe, kontraktowe i operacyjne, zapobieganie sporom i problemom wywołanym epidemią. W jej obliczu zarząd często obarczony jest ciężarem podejmowania pod presją czasu decyzji intuicyjnych, bez zasięgania opinii i informacji z innych poziomów w spółce oraz doradczych, co w sensie prawnym podwyższyło ryzyko i odpowiedzialność organu, bo i sytuacja nie była możliwa do oceny i weryfikacji z taką dokładnością jak dotąd. Dlatego też wskazać należy na potrzebę pandemicznego właściwego dokumentowania motywów ustaleń zarządczych ax ante na wypadek zaistnienia wątpliwości co do ich prawidłowości lub kwestionowania zasadności. Sama cyfryzacja poprawia jednak znacząco skuteczność podejmowanych zadań, a jako inny pozytywny jej aspekt wskazać należy pionowe rozproszenie pokładów odpowiedzialności poprzez wyraźne udokumentowanie źródła pochodzenia konkretnej decyzji. Kolejną modyfikacją operacyjną jest niemalże całkowita rezygnacja ze składania oświadczeń woli przez członków zarządu w wersji dokumentacji papierowej. Taka tendencja jest zauważalna już nie tylko w odniesieniu do spółek prywatnych, ale i podmiotów z dominującą własnością państwową. Także organy administracji państwowej decydują się na warianty pośrednie, tj. obok tradycyjnych form papierowych wprowadzają rozwiązania elektroniczne, np. korespondencję e-mailową. Do zdecydowanie największych wyzwań stojących przed zarządami w ostatnich sześciu miesiącach oraz w zbliżającym się okresie zaliczyć należy odpowiednią weryfikację zachorowań, izolacji i kwarantann, tak aby potrzeba ochrony zdrowia pracowników nie tamowała działalności operacyjnej spółek.

Podobne zmiany nastąpiły również w sferze funkcjonowania rad nadzorczych. Zdalne kontakty z zarządem pozwoliły na zwiększenie częstotliwości spotkań, jak również efektywności pracy w wymiarze nadzorczym i kontrolnym, a niejednokrotnie i wsparcia samego zarządu w jego bieżącej działalności przy niewątpliwej intensyfikacji pracy czy przezwyciężania trudności powstałych na skutek pandemii.

W spółkach, w których rady nadzorcze składają się z profesjonalistów, a zwielokrotniona komunikacja przebiega w sposób ciągły, współpraca pomiędzy zarządem i radą nadzorczą nie stanowi problemu również w realiach zdalnych. Prowadząc spółkę, trzeba wziąć pod uwagę obszar zarządzania zmianą. Pandemiczne warunki pokazały, że znaczenie dynamiki podejmowanych decyzji i pracy mającej na celu zapobieganie zagrożeniom wzrosło, wypierając tym samym model oparty na analizie określonych zdarzeń i ich skutków, który organizował przyszłość na bazie np. szczegółowych planów strategicznych.

Łukasz Świątek, adwokat, KMD.Legal

Foto: materiały prasowe

O jakie niezbędne procedury wewnętrzne powinna zadbać spółka, aby jej organy mogły funkcjonować w trybie zdalnym?

Jednym z pierwszych zagadnień, które wymagają ustalenia, jest sposób dokumentowania wirtualnych posiedzeń organów. Spółki zwykle radzą sobie z tą kwestią, przesyłając skany lub podpisy elektroniczne (przy uchwałach i protokołach) albo też nagrywając spotkania. W podobny sposób sporządza się listę obecności, natomiast jeżeli spotkania te są nagrywane, opis nośnika przygotowuje protokolant. Rzetelna identyfikacja akcjonariusza uczestniczącego zdalnie w walnym zgromadzeniu poprzez przesłanie skanu dowodu osobistego również przyjęła się w praktyce. Podczas organizacji zdalnych posiedzeń organów do jednej z największych niedogodności zaliczały się częste zmiany preferowanych komunikatorów. W związku z mnogością proponowanych metod konieczne dla członków organów stało się zaopatrzenie ich

w wiele rozwiązań technologicznych i aplikacji, aby w jak najsprawniejszy sposób oraz bez zakłóceń odbywać te wirtualne spotkania. Także same problemy techniczne przy zdalnych połączeniach, wynikające z opóźnień, braku umiejętności wobec wymogów technologicznych spowodowanego obyciem czy wiekiem, powinny zostać rozwiązane poprzez odpowiednie wsparcie, np. organizację szkoleń lub zapewnienie niezbędnej w tym zakresie fachowej pomocy.

Raportowanie okresowe oraz bieżące to następny aspekt działalności spółki, który wobec epidemicznych przemian i ograniczeń wymaga dopracowania. Wobec przejścia audytorów w tryb pracy zdalnej, braku bezpośredniego kontaktu osób przygotowujących dokumentację,

a finalnie osób, które na tej bazie przygotowują raport, odczuwa się wydłużenie całego procesu. Niezbędna jest więc weryfikacja obowiązujących dotąd procedur. Wspomnieć też warto, że bieżąca informacja poufna związana z wpływem Covid-19 niekoniecznie musi stanowić daną przedstawiającą jedynie negatywne jego oddziaływanie, tj. np. zwolnienia, utratę rynku zbytu czy dostaw, ograniczenia w cash flow. Obowiązek raportowania dotyczy w takiej samej mierze informacji pozytywnych, stąd też przygotowując raport, warto zaakcentować skutki w postaci np. wymiernych efektów przeprowadzanej restrukturyzacji, korzyści czerpanych z programów pomocowych, wzrostu stanu płynnych środków finansowych czy wprowadzenia nowych rozwiązań postpandemicznych. Trzeba wspomnieć też o konieczności wprowadzenia przez spółkę zdalnego mechanizmu bezpiecznego przekazywania podmiotom zewnętrznym danych o procesach wewnętrznych, jakie zachodzą w organizacji. Przed spółkami stoi zatem zadanie udoskonalenia swoich procesów zdalnego prezentowania danych wrażliwych, by również w przestrzeni wewnętrznej mogły być one uznane za niestanowiące zagrożenia, m.in. przez KNF i UOKiK dysponujące władczymi uprawnieniami do monitorowania zawartości serwerów nadzorowanych przedsiębiorstw.

Jakie zagrożenia wiążą się z e-WZ i jak ich uniknąć?

Główne zagrożenia, które mogą wystąpić w związku z organizacją e-WZ, roboczo podzielić należy na dwie zasadnicze grupy – ryzyko prawne i technologiczne. Do pierwszej grupy zaliczają się wyrażane głównie przez akcjonariuszy obawy przed różnicowaniem pozycji uczestników walnego zgromadzenia biorących w nim udział stacjonarnie i zdalnie, ze względu na ich brak fizycznej możliwości oddziaływania na przebieg posiedzenia na miejscu. Należy jednak pamiętać, że każdy akcjonariusz niezależnie od okoliczności ma prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec uchwały, której nie głosował, a więc także w przypadku, gdy np. wskutek utraty połączenia nie miał możliwości oddania głosu. Nadto na spółce spoczywa obowiązek utrwalania przebiegu zdalnego posiedzenia, zatem w razie wątpliwości co do możliwych naruszeń praw akcjonariuszy taka rejestracja stanowić będzie środek dowodowy. Spółki organizujące e-WZ mają za zadanie uprzednio przygotować wewnętrzny regulamin zdalnego walnego, który z regulaminem „standardowego" walnego powinien stanowić zunifikowaną całość, zapewniając równość akcjonariuszy niezależnie od formy uczestnictwa. Także ogłoszenie o walnym powinno uwzględniać najważniejsze dla akcjonariusza informacje w tej kwestii. Bariery technologiczne to drugi aspekt zagrożeń. W komunikacji zdalnej trzeba uwzględniać możliwe opóźnienia w łączach. Warto rozważyć też kwestię odpowiedzialności za wystąpienie problemów technicznych podczas e-WZ. Podmiotem odpowiedzialnym za wywołane tym szkody finalnie będzie zapewne dostawca usług dla spółki albo dla akcjonariusza. Z pewnością spółka musi posiadać łącze zapewniające komunikację, w przypadku jednak braku połączenia z jej winy fakt ten powinien zostać odnotowany przez przewodniczącego, natomiast w obradach zarządzona przejściowa przerwa techniczna albo przerwa w rozumieniu k.s.h. W ogłoszeniu o zdalnym walnym zasadne jest umieszczenie disclaimera dzielącego odpowiedzialność pomiędzy wskazane podmioty lub przenoszącego ją w całości na akcjonariusza. Podejmując decyzję o zdalnej formie odbycia walnego zgromadzenia, zarząd winien mieć na względzie cel, jaki konkretne walne ma zrealizować. Dla prawidłowego bowiem przebiegu e-WZ istotne jest, by poruszane na nim zagadnienia nie budziły kontrowersji wśród akcjonariuszy, a zatem nie prowadziły do nazbyt rozbieżnego stanowiska akcjonariatu. Pomimo jednak istniejących ryzyk, obserwując zainteresowanie znacznej liczby spółek dopuszczoną przez ustawodawcę możliwością organizacji zdalnych walnych zgromadzeń, której sprzyja rosnąca specjalizacja doradców profesjonalnie obsługujących tę formułę, stwierdzić wypada, że w następnym sezonie walnych trend ten będzie z powodzeniem kontynuowany.

Jakie zmiany legislacyjne postulowane są w tych obszarach?

Wiele kwestii związanych z nową rzeczywistością funkcjonowania spółek oraz ich organów w trybie zdalnym wciąż pozostaje nieuregulowanych. Opierając się na poglądach doktryny, praktyka próbuje wypracować konkretne mechanizmy, dzięki którym podmioty mogły będą efektywnie i bez spowolnień działać na rynku. To jednak ze strony ustawodawcy powinny wyjść precyzyjne normy określające podstawowe kwestie, np. wskazanie organu odpowiedzialnego za sporządzenie regulaminu odbywania zdalnych walnych zgromadzeń czy też przesądzenie na poziomie legislacyjnym, że wymagane jest, by przewodniczący takiego zgromadzenia fizycznie przebywał w jego trakcie na sali obrad, a więc że nie może pochodzić z grona osób biorących w nim udział w formie zdalnej. Legislator powinien wykorzystać utrudnienia wynikłe z Covid-19 jako impuls do przemian, a niedogodności przekuć w warunki sprzyjające pozytywnej zmianie.