Portale korporacyjne

Wokół portali korporacyjnych robi się coraz głośniej. Zwracają na nie uwagę przede wszystkim średniej wielkości firmy, otwarte na nowe technologie, dobrze wyposażone w sprzęt i oprogramowanie wspomagające procesy biznesowe. Ze względu na dużą dynamikę rozwoju, właśnie ten sektor przedsiębiorstw leży w kręgu zainteresowań banków i inwestorów.

Inwestycje w teleinformatykę są mocną stroną firm średniej wielkości. Dzięki nim skutecznie konkurują z dużymi korporacjami. Mniejsze przedsiębiorstwa mają jeszcze jedną przewagę. Relatywnie mała liczba pracowników i bardziej przejrzysta, płaska struktura organizacyjna wpływają na lepszą komunikację wewnętrzną i szybkość reakcji na zmiany w otoczeniu firmy.

Duże firmy, więcej problemów

Praktyka pokazuje, że potrzeba istnienia portali korporacyjnych jest większa w dużych przedsiębiorstwach. Korporacje, w ramach zarządzania informacją i pracą, mają zasadniczo dwa problemy: duża liczba pracowników oraz różnorodność systemów informatycznych, często nie zintegrowanych. Konkurencyjność przedsiębiorstwa zależy w dużej mierze od efektywności pracowników. To, co im przeszkadza w efektywnej pracy, to duża ilość informacji, często nie dotyczących bezpośrednio zakresu ich obowiązków. Jest to związane z potrzebą pozyskiwania danych z różnych źródeł - systemów informatycznych. Najczęstszą barierą integracji systemów informatycznych są niejednorodne platformy. Internet i technologie z nim związane przełamały tę barierę, tworząc elastyczne narzędzie zespalające. Portale korporacyjne integrują się z oprogramowaniem klasy ERP, CRM i innymi typami rozwiązań wiodących dostawców oprogramowania. Integracja w dużo mniejszym stopniu ingeruje w już funkcjonującą infrastrukturę, przez co zmniejsza się ryzyko związane z niekompatybilnością danych lub nawet z ich utratą. Portale mogą czerpać dane także spoza firmy, np. kursy walut, obowiązujące stawki ZUS, pogoda, wiadomości.

Komu i dlaczego?

Pierwszym krokiem przy wdrażaniu portali korporacyjnych jest określenie użytkowników oraz zakresu potrzebnych im informacji. Portale posiadają wbudowane mechanizmy personalizacyjne, dzięki którym pracownicy, po zalogowaniu, otrzymują tylko te informacje, które są dla nich istotne i przydatne. Wybór danych zależy od roli, jaką użytkownik pełni w organizacji. Dzięki temu pracownicy poświęcają mniej czasu na poszukiwanie istotnych danych i mogą się skoncentrować na wyselekcjonowanej porcji informacji.

Drugim problem w zarządzaniu informacją jest brak dostępu do niej. Dotyczy to głównie dużych firm, w których ich obieg, ze względu na rozbudowaną strukturę, nie jest efektywny. Portale wniosły nową jakość w komunikacji wewnętrznej oraz pracy grupowej. Grupy robocze mogą posiadać wspólne foldery danych, dzięki czemu mogą efektywniej współpracować. Systemy indeksacji danych, dokumentów, wywodzące swą logikę działania od znanych wyszukiwarek internetowych (Yahoo, Infoseek, Google), pomagają budować wiedzę, a także z niej korzystać. Portale mogą umożliwiać gospodarowanie zasobami współużytkowanymi, np. rezerwacja sal konferencyjnych, rzutników, samochodów służbowych, rezerwacje dotyczące wyjazdów służbowych. Portale wewnętrzne mogą także być wyposażone w fora dyskusyjne, tablice ogłoszeń, biuletyny elektroniczne, chaty. Są to narzędzia wspomagające komunikację nie tylko sformalizowaną, ale także mniej formalną i często bardziej istotną w procesie zarządzania niż oficjalne dane, np. finansowe.

Najbardziej zaawansowane rozwiązania portalowe umożliwiają przeprowadzanie interaktywnych szkoleń dla pracowników. Mogą one dotyczyć zarówno specjalistycznych zagadnień, ale także bardziej ogólnych, np. zachowania etyczne w firmie, szkolenia z BHP. Szkolenia interaktywne mają znaczącą przewagę nad tradycyjnymi. W przypadku dużych przedsiębiorstw nie trzeba pracowników wyłączać z codziennych obowiązków i ściągać często z odległych części kraju do centrali firmy. Szkolenie może zostać przeprowadzone przy biurku każdego z nich, i to w określonym przez nich czasie.Łatwość instalacji

Uruchomienie portalu korporacyjnego nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania w komputerach lub innych urządzeniach jego przyszłych użytkowników. Do korzystania z jego zasobów wystarcza standardowa przeglądarka internetowa. Portale mają intuicyjny interfejs, w formie strony internetowej, dzięki czemu użytkownicy szybko uczą się, jak z niego korzystać i efektywniej z nim pracują. Ponadto rozwiązanie portalowe może zostać wyposażone w system podpowiedzi i pomocy technicznej, przydatny w przypadku wystąpienia problemów. Wykorzystanie przeglądarek internetowych wpływa na niższy koszt posiadania oprogramowania. Scentralizowana architektura serwera i aplikacji znacznie ułatwia administrację, zabezpieczenie i obsługę systemu.

Portale korporacyjne technologicznie wywodzą się z internetu. Przy budowie sieci globalnej zakładano, że ma ona służyć dużej liczbie użytkowników, z różnych części świata, korzystających z różnych komputerów i urządzeń przenośnych. Dzięki temu portale charakteryzują się:

- doskonałą skalowalnością - mogą obsługiwać zarówno kilku użytkowników, jak i tysiące,

- różnorodnością urządzeń dostępowych - umożliwiają dostęp do danych poprzez wszelkiego rodzaju komputery osobiste, a także urządzenia przenośne, pozwalające na dostęp do internetu,

- pracą zdalną - dostęp do portalu mogą mieć pracownicy oddziałów firmy, pracownicy terenowi, bez potrzeby budowania sieci rozległych WAN. Wszystko w oparciu o dostęp do internetu, realizowany przez sieć stacjonarną, jak i komórkową, np. GPRS.

Zdalny dostęp umożliwia korzystanie z zasobów szerszemu gronu użytkowników. Dzięki temu informacje mogą być wymieniane z otoczeniem firmy, w tym z klientami, dostawcami, partnerami biznesowymi.

Bezpieczeństwo gwarantowane

Specjaliści od zabezpieczeń niechętnie widzą otwarcie systemów wewnętrznych "na świat". Twierdzą że rodzi to niebezpieczeństwo związane z możliwością przechwycenia poufnych informacji, jej utraty lub nawet, na skutek włamania hackerów, paraliżem informatycznym firmy. Nowoczesne techniki zabezpieczeń sieci poszły w minionych latach o kilka "milowych" kroków naprzód. Technologie kryptograficzne zapewniają bezpieczeństwo danym przesyłanym przez sieć publiczną. Wraz z pojawieniem się Ustawy o podpisie elektronicznym powstaje szansa odciążenia wymiany gospodarczej "sformalizowaną papierologią". W związku z tym zniknął problem autoryzacji transakcji w elektronicznym obiegu informacji. Zamówienie złożone przez partnera biznesowego w portalu może być podpisane elektronicznie i w związku z tym mieć prawną moc wiążącą.

Podsumowując. Portale korporacyjne zwiększają efektywność pracy. Integracja istniejących aplikacji, zasobów intranetu, serwisu www prowadzi do zwiększenia ich rentowności oraz szybszego zwrotu z inwestycji. Portale można wdrożyć szybko, efektywnie i relatywnie niedrogo w porównaniu z tradycyjnymi systemami informatycznymi. Dzięki gotowym modelom bazowym wiodących dostawców oprogramowania do budowy portali (ATG, Oracle, SAP) oraz zautomatyzowanym narzędziom do konfiguracji, zamuje to kilka tygodni i nie ma w tym czasie wpływu na pracę firmy. Szybkie wdrożenie przyczynia się do poprawy jakościowych i ilościowych wyników pracy organizacji już w pierwszych dniach funkcjonowania portalu.