Nowe narzędzia, nowe możliwości

Systemy e-commerce to dosyć nowy, jeszcze dokładnie nie zdefiniowany obszar działania informatyki. Na ogół pod pojęciem e-commerce rozumiemy wszelkie formy transakcji oparte na elektronicznym przetwarzaniu i transmisji danych. Jako medium może służyć np. telewizja, telefon, ale przede wszystkim internet.

Przyjmując taką definicję systemy e-commerce możemy podzielić na trzy kategorie, w zależności od funkcjonalności:

1. Część lub całość systemu zarządzania przedsiębiorstwem (np. systemy klasy ERP, CRM) - system wykorzystywany jedynie przez pracowników danego przedsiębiorstwa.

2. Systemy typu B2B (business-to-business), czyli systemy umożliwiające współpracę na poziomie przedsiębiorstw.

3. Systemy typu B2C (business-to-customer), czyli aplikacje pozwalające na tworzenie bezpośrednich relacji pomiędzy przedsiębiorstwem a jego klientami.

Nowe warunki funkcjonowania w globalnym biznesie zmusiły dostawców systemów ERP do oferowania aplikacji dostępnych przez nowoczesne media, takie jak internet. Większość dostawców systemów ERP posiada już w swojej ofercie cały system gotowy do pracy w środowisku sieci internet lub też część modułów aplikacji. Takie "przystosowanie" systemu polega na ogół na stworzeniu od nowa interfejsu użytkownika, bazującego na możliwościach przeglądarki internetowej. Niektórzy dostawcy systemów ERP oferują również inne możliwości dostępu do aplikacji, np. poprzez urządzenia mobilne - komputery palmtop czy telefony komórkowe. Mobilny dostęp jest szczególnie ważny dla firm dystrybucyjnych, w których wielu pracowników prowadzi interesy poza siedzibą firmy. Taki zdalny dostęp umożliwia np. handlowcowi dostęp do aktualnych stanów magazynowych, bazy kontaktów z klientami itp. Coraz większą popularność zdobywają systemy umożliwiające pracownikom dostęp do swoich informacji kadrowo-płacowych.

Systemy business-to-business

Systemy B2B są obecnie chyba najdynamiczniej rozwijającą się dziedziną e-commerce. Praktycznie każdy z systemów ERP daje firmie możliwość wymiany danych (np. zamówień, cenników itp.) ze swoimi kooperantami. Najprostszą i do tej pory najczęściej wykorzystywaną formą był transfer plików w formacie akceptowalnym przez oba systemy. Bardziej zaawansowaną technologią było EDI (Electronic Data Interchange) - standard opisujący format komunikatów, definiujących podstawowe zdarzenia biznesowe występujące między współpracującymi firmami. Umożliwiło to stworzenie standardowych interfejsów wymiany danych między aplikacjami. Stopień skomplikowania standardu sprawił, że tylko niewielu dostawców systemów ERP było w stanie dokonać pełnej jego adaptacji. Ostatnie lata przyniosły ożywienie w dziedzinie aplikacji B2B. Spowodowało to pojawienie się dwóch konkurencyjnych środowisk, umożliwiających tworzenie wydajnych platform B2B: zaproponowany przez Microsoft.NET oraz Sun One. Dodatkowo znacznie wzrosło znaczenie metajęzyka opisu danych: XML. Na jego bazie są tworzone standardowe formaty, np. eb-XML - do opisu zdarzeń biznesowych czy HR-XML - do opisu zdarzeń związanych z szeroko pojętym "zarządzaniem zasobami ludzkimi".

Systemy business-to-customer

Segment B2C jest najrzadziej obsługiwany przez dostawców systemów ERP. Składa się na to kilka czynników. Pierwszym jest stosunkowo duża różnorodność stosunków przedsiębiorstw ze swoimi klientami. Trudno wyobrazić sobie, aby wytwórca aplikacji do zarządzania przedsiębiorstwem zajmował się również tworzeniem wysoko specjalizowanych aplikacji, np. do e-bankingu. Nawet przy tak, zdawałoby się, prostym temacie jak sklep internetowy wymagania klientów mogą się zasadniczo różnić. Mnogość schematów interakcji z klientami jest tak duża, jak ilość dziedzin, w jakich funkcjonują firmy. Inny system B2C będzie potrzebny bankowi, inny towarzystwu emerytalnemu, zupełnie inny, np. dystrybutorowi kosmetyków.

Pojawienie się e-commerce?u spowodowało powstanie zupełnie nowych usług, ściśle związanych z elektronicznym kontaktem z klientem (portale internetowe, e-banki, telewizja na żądanie). Drugim powodem, dla którego system do obsługi klientów pochodzi zazwyczaj od innego dostawcy i działa na odseparowanej bazie danych, są kwestie bezpieczeństwa - wystawienie części własnego systemu w internecie do obsługi przez nieznanego bliżej użytkownika czy narażenie go na ataki włamywaczy jest zbyt ryzykowne.

Inną kwestię stanowią licencje na użytkowane oprogramowanie. Przy udostępnianiu części funkcjonalności w sieci internet użytkownik systemu ERP zmuszony jest do wykupu licencji na nieograniczoną liczbę użytkowników (na ogół zależną od mocy procesora), co wiąże się najczęściej z dużymi kosztami. Wiele istniejących systemów B2C (np. sklepy internetowe) wykorzystuje bezpłatne, open-source?owe bazy danych (PostgreSQL, MySQL), co pozwala na znaczne ograniczenie kosztów. Powodem, dla którego dostawcy ERP rzadko oferują kompleksowe rozwiązania B2C, jest również mnogość technologii, w jakich może następować interakcja z klientami. Medium wymiany informacji może być np. telefon komórkowy (SMS, WAP, aplikacja JAVA), komputer przenośny PalmTop, interaktywny system telefoniczny IVR, telegazeta, informacje RDS w radiu itp. Aplikacje do obsługi tego typu kanałów informacyjnych oferują wyspecjalizowane firmy, natomiast dostawcy systemów ERP gwarantują dostępność aplikacji poprzez interfejsy wymiany danych.

Wykorzystanie internetu/intranetu w systemach ERP

Zastosowanie internetu/intranet u w systemach ERP nieodłącznie wiąże się ze zmianą architektury całego systemu. Klasyczne, wykorzystywane do tej pory systemy klient-serwer wypierane są przez rozwiązania wykorzystujące serwer aplikacji (architektura trójwarstwowa). System oparty na trójwarstwowej architekturze składa się z trzech podstawowych elementów: bazy danych (np. Oracle, MsSQL itp.) gromadzącej wszystkie dane serwera aplikacji, na którym obsługiwana jest cała logika biznesowa (wszystkie procedury biznesowe) oraz interfejsu użytkownika. Interfejs użytkownika zazwyczaj stanowi przeglądarka internetowa (Internet Explorer, Netscape, Mozilla). Wykorzystanie takiej architektury otwiera nowe możliwości zarówno przed producentami aplikacji ERP, jak i przed ich użytkownikami.

Producentom daje to m.in. możliwość łatwego dostosowywania interfejsu użytkownika dla konkretnych potrzeb klienta. Oddzielenie warstwy funkcjonalnej aplikacji od interfejsu umożliwia stosunkowo proste tworzenie nowych interfejsów, wykorzystujących np. możliwości telefonów komórkowych czy przenośnych urządzeń bez ingerencji w warstwę funkcjonalną aplikacji.

Zastosowanie w aplikacji ERP architektury trójwarstwowej jest szczególnie korzystne dla organizacji posiadających bardzo rozproszoną, wielooddziałową strukturę. Oszczędności wiążą się głównie z obniżeniem kosztów związanych z administracją aplikacji - większość infrastruktury skupiona jest w centrali firmy, w oddziałach nie ma konieczności utrzymywania rozbudowanych działów IT/HelpDesk. W przypadku wprowadzania poprawek czy uaktualnień aplikacji nie ma konieczności ingerowania w konfigurację końcówek użytkownika. Dodanie nowej końcówki również nie wymaga kosztownych wdrożeń ani instalacji oprogramowania. Zastosowanie lekkiego (mało wymagającego) interfejsu użytkownika pozwala obniżyć koszty związane z zakupem sprzętu wykorzystywanego jako stacje robocze - wymagania co do prędkości procesora czy wielkości pamięci operacyjnej są zazwyczaj niższe niż przy korzystaniu z klasycznego interfejsu.

Aplikacja posiadająca możliwość pracy przez przeglądarkę internetową umożliwia proste udostępnienie wielu pracownikom. Jako przykład można podać np. udostępnienie kadrze zarządzającej części systemu pozwalającej na tworzenie analitycznych raportów dotyczących stanu finansów czy struktury zatrudnienia. Innym pomysłem jest udostępnienie pracownikom podstawowych informacji kadrowo-płacowych (wymiar urlopu, odcinek pensji itp.). W klasycznej architekturze wiązałoby się to z koniecznością instalacji na każdym komputerze części aplikacji. W architekturze trójwarstwowej z "cienkim klientem" (thin client) wystarcza jedynie przeglądarka internetowa.

System ERP wykorzystujący w pełni możliwości internetu/intranetu umożliwia również znacznie prostszą niż do tej pory integrację z innymi aplikacjami wykorzystującymi tę technologię. Funkcjonuje już wiele rozwiązań integrujących na firmowym portalu system ERP np. z CRM?em czy systemem obiegu dokumentów).

W dziedzinie B2B wykorzystanie internetu stwarza zupełnie nową jakość w tworzeniu powiązań firmy ze swoimi kontrahentami. Pozwala na w pełni elektroniczną wymianę informacji. Brak konieczności ręcznego kopiowania danych z dokumentów papierowych (np. zamówień, faktur itp.) przyspiesza obieg informacji, minimalizuje możliwość błędu. Przekłada się to na konkretne korzyści finansowe - polepszenie obsługi kontraktów. Oczywiście, rozwiązania B2B nie ograniczają się tylko i wyłącznie do wymiany dokumentów finansowych. Nietrudno sobie wyobrazić np. system do planowania produkcji, bazujący na dostarczonych od kontrahentów katalogach półproduktów wraz z ich specyfikacjami, możliwymi terminami dostaw itp.

* * *

Rozwój całego biznesu elektronicznego (e-commerce) jest silnie wspierany przez gigantów rynku informatycznego. Bardzo silnie w rozwój technologii związanych z e-commercem zaangażowały się takie firmy, jak Microsoft, IBM, Oracle, SUN i wiele innych. Olbrzymie znaczenie tego sektora zauważają także organizacje producenckie, organizacje non-profit, a nawet władze ustawodawcze krajów, tworzące prawo mające ułatwić działanie w biznesie elektronicznym. Ustawa o podpisie elektronicznym, która niedawno się uprawomocniła, wpisuje się w ten ogólnoświatowy trend. Nie ma żadnych wątpliwości, że XXI wiek będzie należał do internetu.