Portal w służbie korporacji

Każde przedsiębiorstwo zmaga się z ogromną ilością informacji wewnętrznej i zewnętrznej. W skali firmy zarządzanie ich przepływem jest bardzo drogie i stanowi istotny element kosztów prowadzenia działalności. Z tego powodu coraz więcej spółek próbuje znaleźć sposób na zebranie informacji w sposób, który będzie efektywny kosztowo, a także przystępny dla odbiorcy.

Idealnym sposobem na osiągnięcie tego jest wdrożenie portalu korporacyjnego. Ma on służyć do zarządzania informacją wewnątrz firmy oraz portalu biznesowego. Ten ostatni wykorzystywany jest do zarządzania informacją na zewnątrz.

Idea portalu i korzyści z tego wynikające

Ideą portalu jest stworzenie pojedynczego punktu dostępu do istotnych dla użytkownika informacji i procesów. Zakres informacji - do której taki użytkownik ma dostęp - ograniczony jest do takiego, jaki ustanowiony został przez firmę. Sposób ukazywania zawartości przystosowany jest do procesów, jakie w danej organizacji obowiązują. Dzięki temu użytkownicy mogą w prosty sposób uzyskać informację, której poszukują.

Dodatkowo przedsiębiorstwo może uzyskać także wiele innych korzyści. Należą do nich m.in.: ściślejsza współpraca, dzięki usprawnionemu przepływowi informacji, możliwość zbudowania bazy wiedzy w oparciu o jedno centralne repozytorium, przyspieszenie przebiegu procesów w organizacji, przyspieszenie procesów komunikacji z partnerami biznesowymi oraz klientami, zwiększenie wydajności pracy poprzez wprowadzenie ergonomicznych rozwiązań, stworzenie otwartej platformy umożliwiającej integrację informacji pochodzącej z różnych źródeł.

Wreszcie istotnym elementem przemawiającym za wdrożeniem portalu jest obniżenie kosztów wewnętrznych i zewnętrznych. Dla przykładu, wdrożenie portalu korporacyjnego w firmie Hewlett-Packard spowodowało obniżenie kosztów zarządzania w obszarze Human Resources o ponad 50 mln dolarów w pierwszym roku działalności. O tyle bowiem zmniejszono budżet pionu HR, przy nie zmienionym zakresie obowiązków. Na kwotę tę wpłynęła głównie redukcja liczby lokalnych rozwiązań, służących do organizacji zarządzania informacją i przekształcenia ich w jedno zestandaryzowane rozwiązanie.

Poniższa tabela wskazuje na istnienie wielu różnych obszarów, które stają się bardziej efektywne i przy tym mniej kosztowne. Jednocześnie głównym kosztem takiego wdrożenia jest zaktywizowanie działu HR do współpracy z pionami biznesowymi.

Portal a szybkość komunikacji

W kontaktach z partnerami biznesowymi (dostawcami i odbiorcami) rola portalu jest istotna w zakresie przyspieszenia komunikacji pomiędzy poszczególnymi elementami procesu produkcji i sprzedaży. Dzięki jednolitej strukturze dostępu do informacji w zakresie konkretnego procesu można uczynić spójnym porozumiewanie się wszystkich uczestników procesu. Ta sama informacja jest prezentowana w taki sam sposób niezależnie od miejsca pracy osoby, która uczestniczy w procesie wytworzenia danego produktu i dostarczenia go na rynek.

W komunikacji z klientem portal jest bardzo często elementem systemu CRM w zakresie komunikacji poprzez kanał internetowy. Pozwala on klientowi na zorientowanie się w ofercie, znalezienie odpowiedzi na pytania czy też porównanie różnych produktów występujących w portfelu sprzedawcy. Istotne jest zintegrowanie portalu z innymi elementami systemu CRM, tak aby informacja, którą klient zostawił "podróżując" po portalu, została przekazana do pozostałych kanałów, poprzez które można zaoferować nowe produkty w oparciu o wiedzę, jaką pozyskano po analizie odwiedzania stron na portalu.

Elementy portalu korporacyjnego

Wdrożenie portalu korporacyjnego jest bardzo skomplikowane. Powodem jest nie tylko integracja z wieloma systemami informatycznymi, ale głównie to, że docelowo portal obejmuje wszystkie elementy wpływające na codzienną pracę użytkowników.

Model koncepcyjny (funkcjonalny) rozwiązania portalowego zaczyna się od prostych rozwiązań organizacyjno-informacyjnych, poprzez aplikacje wspomagające, takie jak: selekcja i rekrutacja pracowników, proces zatrudniania, obsługę "osobistą" pracownika, aplikacje wspomagające przebieg pracy, aż po najbardziej wartościowe z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak aplikacje udostępniające usługi biznesowe dla pracowników oraz systemy zarządzania wiedzą i rozwojem pracowników.Do aplikacji organizacyjno-informacyjnych zaliczamy np.: książkę teleadresową pracowników firmy, strukturę organizacyjną, biuletyny informacyjne.

Do grupy selekcja i rekrutacja należą takie aplikacje, jak:

wewnętrzny rynek pracy - umożliwiający informowanie pracowników w pierwszej kolejności o wakatach, nowych miejscach pracy, tak aby zapewnić im jak najlepsze wykorzystanie ich kwalifikacji i komfort w rozwoju ścieżki kariery.

zewnętrzny rynek pracy - wspierający pracowników i ich rodziny w sytuacjach, gdy z przyczyn obiektywnych pracownik musi znaleźć nowe miejsce pracy, umożliwia oferowanie miejsc pracy u partnerów lub rekomendowanie pracowników na określone stanowiska pracy.

Do aplikacji wspierających proces zatrudniania należą różnego rodzaju aplikacje do samoobsługi przez pracownika przy uzupełnianiu niezbędnych danych osobowych, pobieranie podstawowych informacji przeznaczonych dla nowych pracowników.

Kolejną grupą aplikacji są narzędzia wspierające obowiązki służbowe pracowników z zakresu samodzielnego rozliczania wydatków służbowych, rozliczania czasu pracy, planowania urlopów, planowania podróży służbowych oraz obsługę sfery osobistej pracowników.

Najistotniejsze grupy aplikacji

Usługi biznesowe stanowią bardziej zaawansowane systemy rozliczeń zakupów, zamówień (np. materiałów biurowych, sprzętu komputerowego itp.) oraz systemy wspierające natychmiastową komunikację pomiędzy pracownikami.

Najistotniejszą grupą aplikacji, które mogą stanowić mierzalną wartość dla firmy, są aplikacje do zarządzania i gromadzenia wiedzy oraz wspierające rozwój pracowników, tj.:

baza wiedzy - umożliwiająca wyszukiwanie informacji, dokumentów i wiedzy pracowników, które mogą być wykorzystywane przez innych pracowników (współdzielenie wiedzy). Wiedza powinna być kategoryzowana, co umożliwi tworzenie mapy wiedzy. Służyć ma ona innym pracownikom, jak również może być wskaźnikiem potencjału firmy (tzw. Business Intelligence) i miernikiem jej wartości;

baza umiejętności - umożliwiająca gromadzenie wiedzy o kwalifikacjach i umiejętnościach pracowników, co z kolei umożliwia analizowanie predyspozycji i planowanie ścieżki kariery. Baza umiejętności pomaga w identyfikowaniu ekspertów w różnych obszarach działalności firmy;

systemy elektronicznego nauczania - umożliwiają pracownikom podnoszenie kwalifikacji w sposób najbardziej dopasowany do ich potrzeb;

baza aktów normatywnych - obejmuje regulaminy, normy, procesy stanowiące swoisty podręcznik pracownika, wraz z mechanizmami wyszukiwania, przeglądania, linkowania, wersjonowania itp.

Jak widać, struktura portalu korporacyjnego jest skomplikowana, tak jak skomplikowane jest istnienie pracownika w organizacji. W ramach portalu zorganizowane zostały wszelkie procesy, które dotyczą pracowników i których uproszczenie oraz usystematyzowanie ma wpływ na wydajność pracy oraz obniżenie kosztów pracy.

Realizacja wdrożenia

Przy realizacji przedsięwzięć portalowych stosowana jest klasyczna metodyka wykorzystywana do realizacji skomplikowanych projektów. W metodyce tej wyróżnia się następujące fazy:

Faza koncepcji - określa potrzeby biznesowe, zakres projektu oraz jego sponsora,

Faza analizy - identyfikuje i analizuje wymagania, określa założenia i harmonogram prac,

Faza konstrukcji - zawiera kolejne iteracje szczegółowej analizy, projektowania, implementacji, testów i integracji oraz dokumentowania poszczególnych obszarów budowanego rozwiązania,

Faza wdrożenia - obejmuje testowanie, strojenie i szkolenia,

Faza utrzymania - obejmuje pielęgnacje, modyfikowanie i rozwijanie rozwiązania.

Należy podkreślić, że w uzasadnionych przypadkach nie można wykluczyć stosowania technik, które pozwalają na uzyskanie namacalnych efektów w krótkim czasie, w celu szybkiego zademonstrowania efektywności rozwiązania, zanim rozpoczęte zostanie pełne wdrożenie. Wdrożenie portalu przebiega z uwzględnieniem specyfiki rozwiązania, na którą składają się takie elementy, jak konieczność całościowego podejścia ze względu na charakterystyczną dla portali dużą liczbę produktów, interfejsów i integrację rozmaitych źródeł danych, wymaganie odpowiedniej skalowalności, potrzeba zaprojektowania ergonomicznego interfejsu użytkownika, waga, jaką klienci przykładają do szaty graficznej produktu.

Podsumowanie

Wdrożenie portalu w firmie jest procesem skomplikowanym i kosztownym. Jednak efekty przez to uzyskane mają ogromny wpływ na zorganizowanie procesu pracy. Z doświadczeń widać, że jest to projekt głównie biznesowy, gdyż większość pracy włożona jest w zrozumienie i zamodelowanie procesów, a technologia jest tylko narzędziem, które ma służyć późniejszym użytkownikom do pracy. Wiele firm już zainwestowało w takie rozwiązania. Doświadczenie pokazuje, że portal stał się standardowym elementem infrastruktury prawie każdej organizacji. W szczególności portale korporacyjne w dużych organizacjach sprawdziły się i stale przynoszą korzyści. Wykorzystanie idei internetu, intranetu czy ekstranetu pozwala włączyć partnerów biznesowych oraz klientów w proces zarządzania przedsiębiorstwem, co ma znaczący wpływ na zwiększenie ich lojalności.