Trudne decyzje

Coraz częściej mówi się i pisze o intensywnym wykorzystywaniu oprogramowania informatycznego przez małe i średnie firmy... nie bez powodu. Dzisiaj małe i średnie przedsiębiorstwa, do których można zaliczyć zarówno firmy dziesięcioosobowe, jak i takie, które generują przychód rzędu kilkudziesięciu milionów złotych, mogą znaleźć dla siebie rozwiązania, które pozwalają na poprawienie efektywności, zwiększenie szans sprzedaży i partnerstwa oraz udoskonalenie relacji z klientami.

Ale zanim do drzwi zapuka sprzedawca, aby poinformować o zaletach oferowanego pakietu oprogramowania, proszę się do tej wizyty dobrze przygotować. Wybór systemu powinien mieć na celu nie tylko zwiększenie efektywności procesów przebiegających wewnątrz firmy, ale także osiągnięcie długotrwałego sukcesu w działalności biznesowej. Proszę się upewnić, że wasze pieniądze i czas są mądrze wykorzystywane. Wybierając oprogramowanie dla firmy, warto wziąć pod uwagę poniższe zalecenia:

Konkurencyjność: Nie można rozwijać strategii IT bez planów biznesowych. Generalnie inwestycje w IT powinny być częścią ogólnej strategii biznesowej, skoncentrowanej na rozwijaniu i doskonaleniu konkurencyjnych walorów firmy. Proszę się upewnić, że decyzje dotyczące technologii informatycznej w Waszej firmie uwzględniają plany jej długoterminowego wzrostu - np. stawiając pytanie, w jaki sposób nowy system będzie wspierał tworzenie korzystnych relacji z aktualnymi i przyszłymi klientami, dostawcami, dystrybutorami oraz innymi partnerami biznesowymi? Czy będzie działał w zgodzie ze środowiskiem biznesowym firmy, dostarczając w każdej chwili dokładnych informacji z obszaru całego przedsiębiorstwa o stanie zapasów, sprzedaży i zleceń? Proszę zapytać dostawców oprogramowania, w jaki sposób ich rozwiązania będą wspierały rozwój konkurencyjnych atutów firmy.

Implementacja: Jedną z poważniejszych różnic między dużymi i małymi firmami nie jest ich wielkość, lecz złożoność ich potrzeb. Ma ona swoje odbicie w ilości dostępnych zasobów, które są potrzebne do wdrożenia i dalszego serwisowania technologii. Nie oznacza to, że małe przedsiębiorstwa muszą zaakceptować kompromisowe rozwiązanie, do którego trzeba dopasować wymagania firmy. Proszę się upewnić, że oferent sprawdzonego oprogramowania dostarczy wszystkie informacje techniczne i biznesowe oraz specjalistyczną wiedzę branżową, jakiej potrzebuje firma, gwarantując jednocześnie, że wdrażane rozwiązanie nie obciąży nadmiernie dostępnych zasobów. Implementacja nowego oprogramowania, zaprojektowanego w celu poprawy efektywności, nie może pochłonąć wszystkich zasobów. Proszę zapytać dostawców, jak długo potrwa implementacja i jaki będzie zakres ich pomocy podczas wdrożenia.

Wsparcie: Proszę się upewnić, że dostawca gwarantuje również wsparcie systemowe. Wiele pakietów oprogramowania jest sprzedawanych przez konsultantów lub pośredników, którzy pomagają we wdrożeniu rozwiązań i oferują długoterminowe usługi serwisowe. Jednocześnie należy się wystrzegać dostawców, którzy po sprzedaży oprogramowania nie są zainteresowani potrzebami klienta. Proszę poszukać takich partnerów biznesowych i oferentów rozwiązań, którzy będą przez długi czas wspierać strategię Waszej firmy w procesie stałego doskonalenia jej działalności.

Doświadczenie w branży: W sytuacji gdy wielu dostawców oprogramowania oferuje systemy dla małych i dużych firm, ważne jest, aby nabywane rozwiązanie odpowiadało potrzebom firmy. Proszę się upewnić, że dostawcy znają Waszą branżę, mogą zaprezentować spis swoich klientów i otrzymane od nich referencje oraz oferują oprogramowanie dopasowane do specyficznych wymagań danej dziedziny. Poza tym powinni posiadać zasoby, które pozwolą im zainwestować w długoterminowy rozwój funkcjonalności branżowych. Istotne jest również, aby dostawcy rozumieli, co jest ważne dla Państwa firmy z perspektywy zwrotu z inwestycji.

Zdolność dostawcy

do utrzymania się na rynku: Należy się upewnić, że nabywane oprogramowanie będzie cały czas dostępne na rynku - podobnie jak jego dostawca. Aktualizacja oprogramowania zgodna z tempem rozwoju firmy powinna stać się standardowym etapem działań biznesowych i nie może polegać na gwałtownym pozbywaniu się dotychczasowych programów i zaczynaniu od zera. Proszę zapytać dostawcę oprogramowania, co się stanie w sytuacji, gdy Państwa firma w szybkim tempie się rozwinie lub rozszerzy działalność - w sensie geograficznym lub biznesowym. Dostawca powinien wskazać dokładną drogę rozwoju rozwiązań, spełniających aktualne i przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa. Warto się upewnić, że dostawca oprogramowania stale inwestuje w przyszłość swoją oraz swoich klientów poprzez opracowywanie i doskonalenie rozwiązań.

Możliwości technologiczne dostępne dziś dla małych i średnich firm są niespotykanie duże - tak samo, jak ryzyko związane z podejmowaniem właściwych decyzji oraz wynikająca z tego szansa na odniesienie sukcesu. Dzięki odpowiednim pytaniom, zadanym już na samym początku rozmów z dostawcami, nabyte oprogramowanie biznesowe może stać się funkcjonalnym narzędziem, które pomoże Waszej firmie osiągnąć wytyczone cele.