Firmy zaczynają wdrażać ochronę swoich danych dopiero wtedy, kiedy je utracą. W tym przypadku następuje gorączkowe poszukiwanie firmy, która potrafi je odzyskać. W takiej sytuacji koszty są ogromne, nawet jeśli dane uda się odzyskać. Od dawna wiadomo, że lepiej zapobiegać niż leczyć, i to stwierdzenie jest jak najbardziej na miejscu, także w przypadku ochrony danych.
Nawet w przypadku jednoosobowej firmy wykorzystującej MS Windows można sobie radzić bez ponoszenia dodatkowych kosztów, wykorzystując zintegrowany w systemie program do tworzenia kopii bezpieczeństwa. Kopia danych wykonana takim oprogramowaniem i przechowywana na innym dysku zmniejsza możliwość utraty danych, a jeśli użytkownik nagra je także na płytę CD, jest zabezpieczony także w przypadku fizycznej utraty sprzętu.
Inną metodą zwiększającą bezpieczeństwo danych, a dodatkowo ułatwiającą ich wymianę jest uruchomienie w sieci serwera plików, na którym użytkownicy przechowują swoje najważniejsze informacje. Serwer taki powinien być obowiązkowo backupowany co najmniej raz dziennie, aby zapewnić bezpieczeństwo zgromadzonych na nim danych w przypadku awarii sprzętowej. Ponadto, dobrym rozwiązaniem jest zwielokrotnienie dzięki technologii RAID-1 lub RAID-5, dysków na których znajdują się dane. Dzięki temu nawet w przypadku uszkodzenia fizycznego jednego z nośników pracownicy nie utracą swoich danych. Bardzo często okazuje się, że taki serwer to doskonały pomysł, ale dostępne miejsce bardzo szybko się kończy, bo pracownicy przechowują te same pliki w różnych katalogach, wymieniają się plikami mp3 lub DivX i nawet terabajt dostępnej pojemności szybko się kończy. W tym przypadku najczęstszym rozwiązaniem jest zakup dodatkowych dysków lub macierzy dyskowej. Alternatywą dla zakupu nowych urządzeń są dostępne na rynku programy pozwalające aktywnie analizować zgromadzone dane. Mogą one usuwać niechciane pliki lub informować użytkowników o duplikatach, które są już przechowywane na wspólnym dysku. Tak więc odpowiednie oprogramowanie może nam zaoszczędzić wiele miejsca, a co za tym idzie - także pieniędzy.
Oczywiście, ochrona danych to podstawa, ale co zrobić w przypadku uszkodzenia systemu operacyjnego lub dysku twardego w komputerze pracownika? Wiąże się to często z powtórną instalacją całego systemu. Poszukiwania sterowników, czas spędzony na ściąganiu aktualizacji oprogramowania to wymierna strata ponoszona przez przedsiębiorstwa, ponieważ pracownik jest w tym czasie nieproduktywny. Rozwiązaniem takich problemów jest system backupu i odzyskiwania zarówno danych, jak i systemu operacyjnego. Programy, które udostępniają taką funkcjonalność, są w stanie odtworzyć całość systemu operacyjnego wraz z wszelkimi zmianami i dodatkami, a co najważniejsze - przywracają system do pełnej gotowości kilka razy szybciej niż ręcznie zrobi to administrator.
W większych firmach, gdzie wykorzystuje się dużo komputerów, a także serwery zawierające specjalistyczne aplikacje np. pocztowe, bazy danych, warto zakupić napęd taśmowy oraz oprogramowanie pozwalające na tworzenie kopii bezpieczeństwa wszystkich komputerów w sieci firmowej oraz pozwalające na tworzenie kopii zapasowych serwerów bez przerywania pracy aplikacji, a tym samym użytkowników.
