Przykładowe wdrożenia

Wprowadzenie elektronizacji procesów zachodzących w firmach i innych instytucjach doprowadziło do skrócenia czasu ich wykonywania. Jednak nadal na końcu procesu, ze względów formalnych, pojawia się papierowy wydruk z danymi, który osoba uprawniona musi podpisać, zanim zostanie on przesłany w określone przez odbiorcę miejsce. Odbiorca bardzo często ponownie przetwarza zapisane na papierze dane na postać elektroniczną. Jest to proces bardzo pracochłonny i obarczony wysokim ryzykiem pomyłek.

Rozwiązaniem tego problemu jest właśnie podpis elektroniczny, który nie tylko pozwala zapewnić integralność i bezpieczeństwo elektronicznie przesyłanych danych, ale także nadaje im moc prawną. Jest to możliwe dzięki ustawie o podpisie elektronicznym z 18 września 2001 r., która weszła w życie 16 sierpnia 2002 r. Zrównuje ona moc "bezpiecznych podpisów elektronicznych" weryfikowanych kwalifikowanymi certyfikatami z podpisami własnoręcznymi. Dodanie podpisu do elektronicznego dokumentu kończy proces jego powstawania i pozwala uzyskać znaczącą oszczędność pieniędzy i czasu, potrzebnych na jego papierową wysyłkę. Ułatwia także pracę odbiorcy danych, umożliwiając ich łatwe przetwarzanie i archiwizację.

Minęło trochę czasu, zanim pojawiły się pierwsze wdrożenia podpisu elektronicznego na dużą skalę. Ale już widać, że znacznie ułatwiają one pracę niektórych instytucji. Znanym ostatnio przykładem wdrożenia podpisu elektronicznego na większą skalę jest system przesyłania elektronicznie podpisanych danych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Odbyło się to na podstawie Ustawy z 16 listopada 2000 r. o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, która z dniem 1 lipca 2004 r. nałożyła na wiele jednostek obowiązek comiesięcznego raportowania do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Jest to specjalnie powołany przez tę ustawę organ gromadzący i analizujący dane o podejrzanych transakcjach finansowych. Aby usprawnić przesyłanie i przetwarzanie otrzymanych danych Generalny Inspektor wdrożył system informatyczny, umożliwiający instytucjom obowiązanym elektroniczne przesyłanie danych do GIIF. Przesyłane dane muszą być podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, który z mocy ustawy o podpisie elektronicznym jest równoważny podpisom własnoręcznym.

Szacuje się, że zobowiązanych do rejestracji transakcji może być nawet kilkadziesiąt tysięcy różnych podmiotów gospodarczych. System uruchomiony przez GIIF może się stać jednym z większych systemów, w którym wykorzystywane są kwalifikowane certyfikaty klucza publicznego. GIIF uruchomił stronę internetową, która w bezpieczny sposób pozwala instytucjom (objętym ustawą o rejestracji transakcji) dokonać drogą elektroniczną wszelkich formalności związanych z przesłaniem danych do Generalnego Inspektora.

Aby mogły one w bezpieczny sposób elektronicznie przesyłać dane do GIIF, wcześniej muszą zaopatrzyć się w zestaw do składania bezpiecznych podpisów elektronicznych. W skład takiego zestawu musi wchodzić przynajmniej:

l certyfikat kwalifikowany;

l karta kryptograficzna;

l czytnik kart kryptograficznych.

Aplikację do składania bezpiecznych podpisów stworzył GIIF i udostępnia ją bezpłatnie wszystkim zainteresowanym instytucjom.

Wydaje się, że tylko kwestią czasu jest wdrożenie takich systemów przez inne instytucje, które otrzymują spore ilości różnych, papierowych sprawozdań. Przykładem może być GUS, PFRON, urzędy skarbowe itp. Jest to tym bardziej prawdopodobne, że, zgodnie z artykułem 58 ustawy o podpisie elektronicznym, organy władzy publicznej od 16 sierpnia 2006 roku powinny umożliwić odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz innych czynności w postaci elektronicznej, w przypadkach gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru.

Kolejnym ciekawym wdrożeniem podpisu elektronicznego jest przykład Zakładu Energetycznego Płock, który zdecydował się wdrożyć podpis elektroniczny i kwalifikowane certyfikaty na potrzeby grupy kapitałowej. Wdrożenie takiego rozwiązania ma uprościć obieg dokumentów, głównie pomiędzy ZEP i firmami zależnymi. Kontakty między nimi a spółką matką wymagają utworzenia ok. 20 tys. dokumentów rocznie (umowy dotyczące realizacji zleceń, protokoły odbioru, faktury, dokumenty przyjęcia składników majątku). Większość z tych dokumentów w świetle obowiązującego prawa może istnieć w podpisanej postaci elektronicznej bez papierowego odpowiednika. Problemy dotyczą jedynie faktur, co do których nie ma jednoznacznej interpretacji prawnej i na razie ZEP powstrzymał się przed zamienianiem ich na postać elektroniczną. Efektem wdrożenia było wyeliminowanie z papierowego obiegu ok. 75% planowanych dokumentów.

Jak widać są przykłady świadczące o celowości wdrażania rozwiązań opartych na podpisie elektronicznym. Jest wiele dokumentów, które można zamienić na postać elektroniczną, przyspieszając ich obieg i usprawniając procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.