Internetowa licytacja

Tradycyjne przetargi zaczynają odchodzić do lamusa. Na rynku pojawia się coraz więcej firm, które proponują znacznie korzystniejsze rozwiązania zarówno dla kupującego, jak i dla dostawcy. Co więcej - mogą skutecznie walczyć z korupcją.

Platformy aukcyjne jeszcze w 2001 r. były zupełną nowością, wprowadzaną w ramach usługi dla firm tzw. B2B (Business to Business). W tej chwili zataczają dość szerokie kręgi, zyskując coraz większe uznanie wśród klientów. Na rynku polskim dominują trzy firmy organizujące przetargi internetowe: Xtrade, Marketplanet i Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Przedmiotem takich aukcji może być zarówno kupno produktów, jak i usług.

Otwarcie aukcji

Analizując możliwość wykorzystania platformy aukcyjnej należy pamiętać o tym, że można ją wykorzystać nie tylko do zakupów np. surowców niezbędnych do produkcji, ale również można przeprowadzić przetargi na zakup produktów nie związanych bezpośrednio z samą produkcją, np.: materiały biurowe, samochody służbowe, sprzęt komputerowy, usługi transportowe, odzież ochronna itp. Pierwszy krok należy do inicjatora aukcji. Informuje firmę organizującą przetarg o chęci przeprowadzenie aukcji.., dostarcza wymagane dokumenty, a następnie czeka na dzień rozpoczęcia negocjacji wśród oferentów. Organizator w tym czasie zajmuje się określeniem warunków przetargu, wyborem uczestników oraz ustaleniem parametrów aukcji, tj. (czas trwania, reguły dogrywki itp.). W dniu otwarcia przetargu odbywa się fizyczne utworzenie aukcji w systemie. Organizator wprowadza dane i rozsyła odpowiednią dokumentację do oferentów.

O umówionej godzinie inicjator przetargu oraz oferenci łączą się online z platformą handlową. Rozpoczyna się licytacja.

Kto da niższą cenę

Inaczej niż w tradycyjnych przetargach może przebiegać sposób jego realizacji. Głównie za sprawą wykorzystania naturalnych właściwości Internetu. Dynamiczne ustalanie ceny transakcji, wprowadzenie elementu rywalizacji pomiędzy oferentami oraz szybkość prowadzenia procesu negocjacji - to podstawowe zalety elektronicznych aukcji. Zastosowanie takiego rozwiązania znacznie usprawnia przeprowadzenie przetargu, jak również zapewnia osiągnięcie lepszych warunków zakupu czy sprzedaży niż w uzyskiwanych w tradycyjnych negocjacjach. Najczęściej wykorzystywanym modelem, który de facto daje najlepsze korzyści kupującemu, jest aukcja zniżkowa. To za sprawą mechanizmu odwróconej licytacji. Dostawcy w odpowiedzi na proponowaną cenę wyjściową przedstawiają swoje kolejne, coraz niższe oferty cenowe.

- Aukcja zniżkowa umożliwia kupującym uzyskiwanie znacznych upustów cenowych. Licytacja w czasie rzeczywistym zapewnia element rywalizacji pomiędzy oferentami. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie korzystniejszych cen niż w drodze tradycyjnych negocjacji - mówi Allan Wodzyński, prezes firmy eCard operacyjnie zarządzającej Xtrade.

Tanie zakupy

Największym mankamentem tradycyjnych przetargów jest konieczność zgromadzenia wszystkich uczestników w tym samym miejscu i czasie. Rozwiązaniem stał się system aukcyjno--przetargowy. Podstawa zasada jego funkcjonowania jest bardzo prosta: zgromadzić w jednym wirtualnym miejscu jak najwięcej firm oferujących to samo dobro i doprowadzić do konfrontacji ich ofert, jednocześnie dając im możliwość zmiany oferty.

W tradycyjnych negocjacjach bardzo często mamy do czynienia z oferowaniem przez sprzedawcę tzw. korzyści pozornych w sytuacji, gdy już nie chce lub nie może on obniżyć ceny na produkt/usługę będącą podstawą negocjacji.

Te korzyści pozorne zwykle nie wpływają na atrakcyjność zasadniczej oferty, a jedynie powodują pewne "rozmydlenie" oferty i utrudniają podjęcie decyzji o zakupie.

W efekcie cały proces przedłuża się, a kupujący angażuje czas i personel. Wykorzystanie serwisu aukcyjno-przetargowego eliminuje całkowicie możliwość oferowania przez sprzedawcę czegokolwiek innego niż przedmiot przetargu.

Sprzedawca, który bierze udział w aukcji, musi spełnić warunki postawione przez kupującego w specyfikacji przetargowej. Istotą zatem jest precyzyjne określenie przez inicjatora przedmiotu przetargu oraz warunków zakupu. Specyfikacja powinna zawierać: przedmiot przetargu, jego charaktNormy opisujemy poprzez podanie ilości oraz ceny wywoławczej zamawianego towaru. Specyfikacja powinna zawierać również informacje na temat warunków dostawy, wymogów wobec opakowania i jego znakowania oraz warunki i termin płatności. Ujednolicenie warunków dla wszystkich oferentów, jakim powinna odpowiadać oferta przetargowa, powoduje, że jedynym elementem zmiennym jest cena.

- Dzięki temu oferenci mogą brać udział w aukcji z siedziby własnej firmy, co umożliwia im modelowanie oferty i dostosowanie jej do zmieniających się ofert konkurentów - zachwala Piotr Matysik, prezes firmy Marketplanet.

To, co jednak naprawdę odróżnia ten model od klasycznego, to preferencyjność zakupu. Korzyści wynikające z redukcji cen nabycia sięgają nawet ponad 50 proc. w stosunku do cen historycznych. Oznacza to, że firma organizująca przetarg elektroniczny na zakup, zwłaszcza o dużym wolumenie, może osiągnąć znaczące efekty ekonomiczne, a sprzedający zwiększyć obszar rynkowego oddziaływania. Ponadto zastosowanie elektronicznych narzędzi aukcyjno-przetargowych pozwala na negocjacje warunków kontraktowych zakupu czy sprzedaży towarów i usług w sposób bardzo przejrzysty. Przetarg realizowany jest w krótszym - niż w metodzie tradycyjnej - czasie, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów przygotowania i wysyłki dokumentacji przetargowej.

Nam to na rękę

W klasycznych przetargach mało znane firmy dostawcze w ogóle nie są zapraszane do przetargu. Dzięki platformie aukcyjnej szanse zaprezentowania swojej oferty mają nawet maluczcy. W dużej mierze korzystają jednak z tych rozwiązań duże firmy i konsorcja, dla których czas to pieniądz.

- Braliśmy udział w przetargach organizowanych m.in. na zakup materiałów biurowych, sprzętu komputerowego oraz długoterminowy wynajem samochodów. Nie ukrywam, że to zdecydowana oszczędność czasu przy równoczesnym znacznym zwiększeniu liczby oferentów. Tradycyjne metody przetargowe nie pozwalają na tak wysokie upusty - mówi Dorota Bielecka, dyrektor administracji z ComputerLandu.

- Mamy możliwość sondowania rynku i dostosowania własnej oferty do realiów rynkowych - mówi Małgorzata Ejerman, dyrektor działu zakupów Banku Gospodarki Żywnościowej.

W odróżnieniu od wielu systemów informatycznych, wdrażanych przez firmy, serwis aukcyjno-przetargowy pokazuje swoją skuteczność natychmiast po jego zastosowaniu. Faktem jest, że największe oszczędności uzyskuje się, kumulując zakupy w kontrakty półroczne, roczne oraz zapraszając do przetargu dostawców obecnych oraz nowych. Dzięki temu osiąga się efekt realnej walki o klienta między konkurentami. Obecni dostawcy bronią swojej pozycji, a nowi starają się wejść na ich miejsce.

Nie widzą się

Bardzo ważną kwestią, która wysuwa się na pierwszy plan przy okazji realizacji tradycyjnych przetargów, jest kwestia nadużyć. Można spokojnie zaryzykować twierdzenie, że platformy aukcyjne w znacznej mierze eliminują ten problem. Kupujący nie zna swoich oferentów. Wie tylko, skąd są i jaką cenę proponują. Korupcja związana z tradycyjnymi przetargami w przypadku aukcji internetowych nie ma miejsca. Oferenci stają do równej walki handlowej w czasie rzeczywistym - licytują, nie podlegają dodatkowej ani podstawowej ocenie komisji przetargowej, weryfikuje ich tylko oferta.

- Wyeliminowanie czynnika ludzkiego w postaci zespołu oceniającego oferty na rzecz systemu informatycznego pozwala wykluczyć wszelkie zakulisowe działania - zapewnia Piotr Matysik z Marketplanet.

Ten rynek, oczywiście, ma duże szanse rozwoju, pod warunkiem oceny korzyści wynikających tak naprawdę z oszczędności czasu w firmie oraz możliwości redukcji kosztów funkcjonowania firmy dzięki zastosowaniu serwisu aukcyjno-przetargowego. Niestety, ten drugi element bardzo często jest również elementem obawy osoby odpowiedzialnej za zakup. Jeżeli inicjator kupi w przetargu aukcyjnym ten sam towar, ale np. o 40% taniej od ceny historycznej, to może zostać posądzony o niegospodarność. Jednak gdy ten czynnik nie jest brany pod uwagę, a mimo wszystko występuje niechęć do korzystania z takiego narzędzia, to powstaje pytanie, na ile ta niechęć może wynikać z nagle utraconych "zakulisowych" korzyści.

Z platform korzystały już m.in. takie firmy, jak: BGŻ, ComputerLand, Polkomtel, Elektrociepłownie Warszawskie, Hotel Sobieski, Budimex, Cadbury Wedel, Sodexho Pass i inni.

Nabierają obrotów

Rynek na tego typu usługi w Polsce jest w fazie wzrostu i obserwujemy stały progres zleceń. Także nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych znacznie zwiększa potencjał tego rynku.

- W 2001 r., kiedy w Polsce rynek aukcji elektronicznych dopiero się na dobrą sprawę otwierał, zorganizowaliśmy 113 aukcji dla 9 firm. Obroty według cen zamknięcia wyniosły wówczas przeszło 21 mln złotych. Natomiast do końca października tego roku zorganizowaliśmy już prawie 300 aukcji dla 42 firm, osiągając obroty na poziomie, bagatela, 100 mln złotych - mówi Allan Wodzyński, prezes firmy eCard operacyjnie zarządzającej Xtrade.

ZALETY

- Przynosi znaczące redukcje cen - obniżki cen od 5 proc. do ponad 50 proc.

- Umożliwia przeprowadzenie negocjacji handlowych bez konieczności zgromadzenia wszystkich uczestników w jednym miejscu.

- Możliwość negocjacji z wieloma oferentami w tym samym czasie.

- Zwiększa rywalizację i aktywność oferentów.

- Pozwala określić realny poziom cen rynkowych.

- Uwiarygodnia przebieg przetargu dla dostawców.

- Powiększa bazę dostawców.