Zdarzają się przypadki, w których zarządy spółek akcyjnych formalnie nie odmawiając respektowania prawa, w rzeczywistości próbują oddalić zagrożenia związane ze zwołaniem WZA z niekorzystnym dla nich porządkiem obrad. Dlatego wskazane jest, żeby akcjonariusze mniejszościowi składali żądanie umieszczenia poszczególnych punktów w porządku obrad zwyczajnego WZA. Terminu ZWZA zarząd nie może wyznaczyć później niż w 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.
W czasie przygotowań do WZA istotne też jest zawarcie przez mniejszościowych akcjonariuszy ewentualnych porozumień w sprawie wspólnego głosowania. To pozwala zwiększyć siłę negocjacyjną i siłę głosów. Duży akcjonariusz czy też zarząd spółki inaczej będzie traktował inwestora, który ma 1 proc. kapitału zakładowego, a inaczej reprezentanta porozumienia akcjonariuszy, mającego przykładowo 8 proc. Z kolei im większa siła głosu, tym większa szansa na mobilizację osób, które dotychczas nie uczestniczyły w WZA. W wielu sytuacjach istotne jest zaangażowanie nawet bardzo małych akcjonariuszy. Grupa akcjonariuszy posiadająca łącznie 10 proc. kapitału zakładowego, przy 50-procentowej frekwencji, odgrywa już przy niektórych uchwałach rolę kluczową. Ponadto spodziewać się można wówczas wyścigu o to, kto szybciej będzie skupował pozostałe akcje spółki z rynku.
W czasie przygotowań do WZA nie należy zapominać także o tak oczywistych czynnościach, jak zapoznanie się z porządkiem obrad, proponowanymi projektami uchwał, ale także statutem spółki i regulaminem WZA. Niestety, większość uczestników walnego nie zna regulaminu, a jest to dokument, którego przepisami zgromadzenie jest związane, a jego złamanie może prowadzić do uchylenia uchwał. Typowym przykładem niech będą zapisy regulaminu określające kolejność głosowań czy ustalające sposób wyborów przy tzw. uchwałach personalnych.
Akcjonariusze mniejszościowi niezwykle rzadko zapoznają się z listą akcjonariuszy przed walnym, gdy tymczasem mają takie prawo. Lista powinna być im udostępniona na 3 dni powszednie przed zgromadzeniem. Lista taka pokazuje wstępnie rozkład głosów na WZA i pozwala określić taktykę postępowania na zgromadzeniu.
Ostatnią i najważniejszą kwestią pozostaje zarejestrowanie się i wystawienie prawidłowych pisemnych pełnomocnictw do uczestniczenia i głosowania na walnym. Jedyną dopuszczalną metodą rejestracji na WZA spółki publicznej w przypadku akcji na okaziciela jest złożenie w spółce na 7 dni przed zgromadzeniem świadectwa depozytowego. Jeśli inwestor chce wysłać na walne pełnomocnika, to pełnomocnictwo powinno w sposób jasny identyfikować mocodawcę, podawać imię i nazwisko lub pełne brzmienie firmy i oznaczenie siedziby, ale także dokładnie wskazywać pełnomocnika. Zalecałbym nawet w tym przypadku podanie numeru dowodu osobistego pełnomocnika. Do pełnomocnictwa powinny być dołączone co najmniej kopie aktualnych wyciągów z rejestrów akcjonariuszy będących osobami prawnymi.
Porządku obrad