Alchemia przetargów, czyli jak łatwo manipulować ofertą

Przed tygodniem omówiliśmy przypadki ustawiania przetargów w fazie wysyłania zapytania ofertowego. Dzisiaj pora na nieprawidłowości spotykane na etapie otrzymywania i oceniania ofert.

Najprostszym sposobem eliminacji niechcianego kontrahenta jest po prostu zagubienie jego oferty. W takich przypadkach oszuści dbają, aby nie pozostawić śladu, że oferta w ogóle wpłynęła do firmy. Podczas badania przetargu na realizację wielomilionowej inwestycji prześledziliśmy, ile firm odebrało dokumentację projektową niezbędną do przygotowania oferty.

W porównaniu z nią zaskakująco niewiele podmiotów złożyło oferty na wykonanie prac. Dzięki analizie rejestru korespondencji udało się ustalić, że pisma odmowne z podziękowaniem za złożenie ofert wysłano do większej liczby firm niż wynikało to z protokołu komisji przetargowej. Po skontaktowaniu się z tymi firmami okazało się, że oferty zostały złożone bezpośrednio na ręce jednego z członków komisji, na co przedstawiono nam pisemne potwierdzenia odbioru. Nie będzie dla Państwa zaskoczeniem, że potwierdzenia były podpisane przez tę samą osobę, która wysyłała podziękowania. Po przeanalizowaniu "brakujących" ofert, okazało się, że były one korzystniejsze niż wybrane przez komisję.

Innym sposobem pozbycia się niechcianej oferty jest jej odrzucenie z powodów formalnych. Tutaj można spotkać wiele odmian tego mechanizmu. Komisja może bardzo "wnikliwie" przeanalizować niechcianą ofertę, doszukać się błędów formalnych i ją odrzucić. Jeżeli oferta jest przygotowana wyjątkowo skrupulatnie i nie można znaleźć "haków", zawsze można pomóc szczęściu.

Pewnie pamiętają Państwo scenkę z kultowego filmu "Miś" jak prezes Ochucki w pogoni za pieniędzmi zdeponowanymi w londyńskim banku, chcąc wyprzedzić swoją byłą żonę przy nadarzającej się okazji wyrywa w samolocie kilka kartek z jej paszportu. "Potargany" paszport spowodował zatrzymanie eks-żony przez służby graniczne na lotnisku. W konsekwencji dało to Ochuckiemu czas niezbędny do bezpiecznego przeniesienia pieniędzy do innego banku i ukrycia ich przed byłą żoną.

Podobną sytuację spotkaliśmy podczas badania przetargu na bardzo lukratywne zlecenie w dużej firmie produkcyjnej. Oferta najbardziej groźnego (dla faworyzowanego) oferenta została odrzucona, ponieważ została przekazana w otwartej kopercie, a kilka stron oferty było "potarganych".

Odrzucony oferent zapewniał, że przekazał nienaruszoną ofertę w zamkniętej kopercie, na co przedstawiał pisemne potwierdzenie. Niestety, nic to nie pomogło i protest nie został przyjęty.

Inną spotykaną praktyką jest przekazywanie informacji "faworytowi" o cenach konkurentów. W takich przypadkach mamy często do czynienia również z przyjmowaniem oferty od faworyzowanego kontrahenta po upływie wyznaczonego terminu. Dzięki temu ma on pewność, że jego oferta jest najatrakcyjniejsza, bo od nikogo innego komisja nie przyjmie jej po upływie terminu - no, chyba że każdy z członków komisji ma swojego faworyta.

Bardziej wyrafinowanym sposobem wybrania oferty dostawcy jest takie dobranie kryteriów oceny, aby wykazać wyższość oferty faworyta nad innymi.

Komisja może dowolnie przyznawać punkty i wagi dla poszczególnych kryteriów, np. przedstawianych referencji, okresu gwarancji itp. W jednym z konkursów ofert komisja po otwarciu kopert stwierdziła, że 50 proc. punktów przyznaje za cenę i 50 proc. za termin ukończenia prac. Po przeliczeniu ofert okazało się, że wygrał najdroższy kontrahent, który zaoferował najkrótszy termin wykonania.

Ciekawy jest fakt, że zdaniem specjalistów wykonanie tych prac w terminie zaproponowanym przez zwycięską firmę było niemożliwe. Gdy już faworyt jest wybrany, można przystąpić do realizacji zysków. Ale w sytuacji, gdy cena uzyskana w przetargu nie zawiera dodatkowej marży, oszuści zmuszeni są do kombinowania już po podpisaniu umowy. Ale o tym za tydzień.

[email protected]

bartł[email protected]