Alchemia przetargów, czyli...

Przez ostatnich parę tygodni opisywaliśmy najczęstsze mechanizmy ustawiania przetargów. Dzisiaj chcielibyśmy podzielić się z Państwem kilkoma wskazówkami dotyczącymi działań, jakie należy podjąć, aby utrudnić życie oszustom.

Najważniejszym elementem przetargowego systemu obrony są pisemne procedury określające szczegółowo zasady postępowania przy wyborze wykonawcy. Im mniej kwestii pozostawimy swobodnemu osądowi, tym mniej bździe luk możliwych do wykorzystania przez potencjalnych oszustów.

Należy w tym miejscu zauważyć, że warto określić limit wartości pojedynczego zakupu, powyżej którego obowiązują szczegółowe zasady. Nasze doświadczenie pokazuje, że zasada 20/80 ma również zastosowanie w procesie zakupowym, a restrykcyjne zasady warto wprowadzać tylko dla poważnych, najbardziej znaczących wydatków. Oczywiście umowy długotrwałe, dla których pojedyncza (np. miesięczna) opłata nie jest wysoka, ale które w skali roku stanowią istotne sumy, również należy objąć takimi procedurami.

Drugim filarem systemu obrony jest monitorowanie przez niezależne osoby przestrzegania ustalonych procedur. Niezmiernie ważne jest, aby przeglądy przestrzegania procedur nie ograniczały się tylko do "odfajkowania" zgodności z instrukcjami. Jeżeli procedura wymaga wysłania zapytań ofertowych do trzech oferentów, osoba badająca dany przetarg musi nie tylko sprawdzić, do ilu firm wysłano takie zapytania, ale przede wszystkim zweryfikować je: ich istnienie, czy są powiązane między sobą oraz zasadność ich doboru w danej sytuacji - np. czy specjalizują się w przedmiocie zamówienia.

Ponadto należy sprawdzić, czy zamówienia nie są dzielone na mniejsze, aby uniknąć przeprowadzania postępowania przetargowego. W tym celu warto przyglądać się umowom i zamówieniom o wartości niewiele poniżej ustalonych w danej firmie progów, które wymagają postępowania przetargowego.

Co powinny zawierać procedury? Dla wszystkich jest to oczywiste, ale jak się później okazuje, nie zawsze jest to uregulowane w procedurach. Członkowie komisji powinni być niezależni od startujących oferentów oraz zobligowani do zachowania w tajemnicy informacji o zawartości ofert. Dokumentacja z wyboru dostawcy (w tym oferty) powinna być zabezpieczona, a dostęp do niej rejestrowany. Wszystkie poczynania komisji powinny być dokumentowane i sygnowane przez członków komisji. Po zakończeniu procesu wyboru dokumentacja musi być przechowywana dla potrzeb kontrolnych przez kilka lat.

W przypadku stosowania zamkniętych przetargów (krąg oferentów jest ustalany przez zamawiającego) powinny istnieć dokładne wytyczne dotyczące wyboru oferentów, do których zostaną wysłane zapytania ofertowe. Listę potencjalnych oferentów powinien weryfikować kierownik wyższego szczebla.

Warto uregulować w procedurach minimalne terminy, które oferenci powinni mieć na przygotowanie ofert, oraz zasady stosowania zabezpieczeń w postaci wadium, gwarancji bankowych itp. Jak pokazuje praktyka, zdarza się, że te narzędzia wykorzystuje siź do zawężania kręgu dostawców i ustawiania przetargów.

Wszyscy oferenci powinni mieć zapewniony równy dostęp do informacji związanej z prowadzonym procesem wyboru dostawcy.

W przypadku większych i bardziej skomplikowanych zakupów dobrze jest, jeśli zapytania ofertowe są weryfikowane przez niezależnych specjalistów. Procedury muszą zawierać wytyczne dotyczące ustalania kryteriów oceny ofert. Kryteria takie przygotowuje komisja i zawiera je w zapytaniu ofertowym. Warto także ustalić zasady monitorowania i zatwierdzania wszelkich zmian wprowadzanych po podpisaniu umowy, które odbiegają od warunków ustalonych w ofercie, stanowiących podstawę wyboru danego oferenta. Wszelkie odstępstwa od ustalonych zasad wyboru dostawcy powinny być uzasadniane i zatwierdzane przez kierownictwo firmy, z uwzględnieniem wartości poszczególnych zamówień. Pamiętajmy jednak o tym, że przetargi przeprowadzają ludzie i żadne procedury oraz kontrole nie dają pełnej gwarancji, że reguły gry w danym przetargu były czyste.