Kontynuując temat podmiotów powiązanych, chcielibyśmy skoncentrować się na kwestiach identyfikacji i zapobiegania takim przypadkom. O ile nie zawsze firmy będą w stanie dowiedzieć się, czy szef działu zakupów preferuje spółkę swojego przyjaciela z podstawówki (chyba że inny kolega z dzieciństwa uprzejmie o tym doniesie), to główne typy powiązań można wychwycić stosunkowo prostymi sposobami wbudowanymi w rutynowe procedury kontrolne stosowane przez przedsiębiorstwa.
Fundamentalną sprawą jest znajomość swoich kontrahentów. W wielu firmach odpis z KRS lub wypis z rejestru działalności gospodarczej są dokumentami zwyczajowo wymaganymi do rozpoczęcia współpracy z dostawcą lub odbiorcą. Niestety, stosunkowo rzadko otrzymane informacje są później w jakikolwiek sposób wykorzystywane. W niektórych prowadzonych przez nas projektach informacje na temat powiązań osobowych i kapitałowych pomiędzy dostawcami lub odbiorcami znajdowały się w "teczkach" kontrahentów w dziale zakupów lub sprzedaży. Wystarczało tylko porównać kilka odpisów z KRS, aby wykryć zależności pomiędzy poszczególnymi spółkami.
Inna kwestia to znajomość charakteru biznesu prowadzonego przez kontrahenta. Nawet jeśli jest to nowy klient lub dostawca, jest wiele sposobów sprawdzenia, czy mamy do czynienia ze spółką uznaną na rynku, czy tzw. firmą krzakiem. Równie ważne jest to, czy przedsiębiorstwo jest producentem lub wyłącznym importerem towarów, hurtownikiem lub detalistą. A może w ogóle okaże się, że firma nie prowadzi działalności handlowej lub nie specjalizuje się w usługach, które zamierza nam dostarczyć. To są wszystko informacje, które spółki powinny zbierać i analizować na etapie wyboru dostawcy bądź nawiązywania współpracy z nowym odbiorcą. Oczywiście, informacje te są niezwykle przydatne do analizowania potencjalnych powiązań. Jeśli mamy do czynienia z nieznaną szerzej firmą, która jest pośrednikiem i dopiero co zaczęła prowadzić działalność gospodarczą, jest to sygnał, że tej spółce należy się bliżej przyjrzeć, szczególnie w przypadku, jeśli skala planowanych zakupów jest znacząca.
Poza dokumentacją rutynowo zbieraną przez samą firmę, pozostają również zewnętrzne źródła informacji na temat nowych kontrahentów. I tutaj nieocenionym (i często niedocenionym) źródłem wiadomości jest internet. Innym sposobem uzyskiwania bardziej szczegółowych informacji na temat kontrahentów (oraz podmiotów z nimi powiązanych) jest skorzystanie z usług wywiadowni gospodarczych.
Jeśli chodzi o działania prewencyjne, najbardziej istotne są jasne i czytelne procedury dotyczące transakcji z podmiotami powiązanymi. Takie procedury powinny definiować podmioty powiązane, wprowadzać mechanizm ujawniania przez pracowników sytuacji, w których nadzorowane przez nich transakcje prowadzone są z podmiotami powiązanymi - z realizacji i akceptacji takich transakcji pracownicy ci powinni być wyłączani. Transakcje z podmiotami powiązanymi powinny być również szczegółowo ewidencjonowane i ujawniane.
