Regulacja Z na zgromadzeniu banku

Jesteśmy w środku okresu walnych zgromadzeń, a w ich porządkach obrad z roku na rok coraz więcej punktów. Agendy walnych zgromadzeń rozrastają się szczególnie w podmiotach nadzorowanych.

Nawałnica regulacyjna przybiera na sile. UKNF podnosi poprzeczkę coraz wyżej, oczekując określonych działań nie tylko od zarządów i rad nadzorczych, ale również akcjonariuszy (walnych zgromadzeń).

Obecnie nie wystarczy już rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdań finansowych (jednostkowych i skonsolidowanych), sprawozdań z działalności (spółki oraz grupy), udzielenie absolutoriów oraz podział zysku. W triadzie ESG coraz mocniej zaznacza swoją obecność literka „G” – Corporate [G]overnance. Oczekuje się, aby na walnym zgromadzeniu banku akcjonariusze rozpatrzyli i ocenili obowiązującą w banku politykę wynagradzania, politykę różnorodności, odpowiedniość indywidualną oraz zbiorową członków rady, realizację „Zasad ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych”, istniejące zasady wspierania kultury, sportu i instytucji charytatywnych, a to najczęściej w kontekście Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW z 2021 roku i oczywiście obowiązujących przepisów. Zadanie dla akcjonariuszy doprawdy ambitne.

Rekomendacja Z

W przypadku banków od 1 stycznia 2022 roku KNF oczekuje również, aby stosowały one wydaną w październiku 2020 roku na podstawie art. 137 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe rekomendację Z.

Przedmiotowa rekomendacja stanowi zbiór dobrych praktyk w zakresie zasad ładu wewnętrznego w bankach. Jak zwykle w przypadku tego typu dokumentów przewiduje ona podejście oparte na zasadzie proporcjonalności, co oznacza, że powinna być stosowana z uwzględnieniem skali, złożoności i charakteru prowadzonej przez dany bank działalności. Co ciekawe, w przypadku gdy zakres rekomendacji Z pokrywa się z zakresem „Zasad ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych”, pierwszeństwo mają postanowienia rekomendacji Z. Jednocześnie w zakresie nieuregulowanym w rekomendacji Z, zastosowanie mają zasady ładu.

Rekomendacja Z na zgromadzeniu

Rekomendacja Z powinna być przez banki stosowana i już. Co ma do tego walne zgromadzenie banku? Otóż zgodnie z rekomendacją 8.9 rekomendacji Z powinno ono ocenić adekwatność regulacji wewnętrznych dotyczących funkcjonowania rady nadzorczej oraz skuteczność jej działania. Jak ma to zrobić i na podstawie jakich dokumentów? Tego rekomendacja nie wyjaśnia. Powstała zatem praktyka, niezbyt utrwalona, wpisywania w jedną z uchwał walnego zgromadzenia pozytywnej oceny „adekwatności regulacji wewnętrznych oraz skuteczności działania rady nadzorczej” lub nawet wyłącznie zatwierdzania pozytywnej samooceny rady dokonywanej najczęściej w zbiorczym sprawozdaniu rady nadzorczej z jej działalności. Oszczędnie i wstrzemięźliwie.

Niespecjalnie spodobało się to UKNF. 31 marca 2023 r. Urząd KNF wydał okólnik dotyczący przestrzegania wymogów w zakresie oceny adekwatności regulacji wewnętrznych dotyczących funkcjonowania i skuteczności działania rady nadzorczej wynikających z rekomendacji Z.

Zdaniem UKNF obserwowana praktyka nie jest prawidłowa. Walne zgromadzenie powinno dokonać własnej oceny adekwatności regulacji wewnętrznych oraz skuteczności działania rady nadzorczej. Nie może się ograniczać do przyjęcia samooceny rady. Celem ukrócenia praktyki „upychania” takiej oceny w innych dokumentach UKNF wskazał, że ocena powinna przyjąć formę uchwały walnego zgromadzenia w przedmiocie takiej oceny. W porządku obrad powinien zatem znaleźć się punkt dotyczący takiej oceny, a wraz z tym punktem walne zgromadzenie powinno otrzymać dokumenty oraz informacje pozwalające na jej dokonanie.

Wyzwanie dla akcjonariuszy

Obowiązek dokonywania oceny regulacji wewnętrznych dotyczących funkcjonowania rady nadzorczej oraz skuteczności jej działania to nie lada wyzwanie. Ocenić należy nie tylko to, czy regulacje wewnętrzne są adekwatne, ale także to, czy rada nadzorcza działa skutecznie. Za zgromadzenie i udostępnienie walnemu zgromadzeniu dokumentów niezbędnych do dokonania oceny odpowiedzialny jest zarząd banku. Jeżeli pewnych dokumentów lub informacji nie może przekazać (ujawnić), wówczas dobrą praktyką powinno być udostępnianie sporządzonych przez doradców zewnętrznych – na zlecenie banku, przy zachowaniu niezbędnych zasad poufności i na potrzeby oceny dokonywanej przez walne zgromadzenie – ekspertyz, raportów z audytów lub opinii. Opinie zewnętrzne mają pomóc w dokonaniu oceny, niestety, przynajmniej koncepcyjnie, stają się one formą oceny działalności rady dokonywaną na zlecenie zarządu banku. Innego wyjścia często jednak nie ma. Walne zgromadzenie in gremio przeanalizować regulacji wewnętrznych nie bardzo może. Rada nadzorcza nie może zaś sama zamawiać opinii o sobie (o swojej działalności).

W poszukiwaniu racjonalności i celowość

Pomimo że rekomendacja 8.9 jest w swej treści enigmatyczna i jak się wydaje wszechogarniająca, należy szukać w niej racjonalności i celowości. Istnieje bowiem obawa, że ocena walnego zgromadzenia powinna dotyczyć wszystkich regulacji wewnętrznych banku pod względem ich adekwatności, tj. zgodności z innymi regulacjami, w tym wewnętrznymi, przepisami prawa oraz rekomendacjami. Takie oczekiwanie byłoby zupełnie nieracjonalne. Nie jest możliwe, aby walne zgromadzenie dokonało analizy compliance regulacji wewnętrznych odnoszących się do funkcjonowania rady.

Rekomendację 8.9 należy czytać z uwzględnieniem systematyki rekomendacji Z, tj. przede wszystkim w kontekście punktu 6 zatytułowanego „Zaangażowanie, niezależność i zarządzanie konfliktami interesów w radzie nadzorczej i zarządzie”. Adekwatność regulacji wewnętrznych, o której mowa w rekomendacji 8.9, rozumieć należy jako współmierność oraz odpowiedniość do oczekiwanego dla danego banku (jego skali działalności) poziomu zaangażowania i niezależności członków rady nadzorczej, w tym w kontekście czasu poświęcanego na zajmowanie się interesami banku (konflikt interesów). Dokonując oceny, należy wziąć pod uwagę wszystkie regulacje wewnętrzne, ale dotyczące funkcjonowania rady nadzorczej i mające znaczenie w kontekście wymogów zaangażowania, niezależności oraz konfliktu interesów. Nie chodzi o to, aby sprawdzać ich zgodność z przepisami prawa, ale adekwatność do celów, jakimi są należyte zaangażowanie członków rady, zapewnienie odpowiedniego poziomu niezależności oraz dobór takich członków rady, którzy interesy banku traktują priorytetowo.