Gender Pay Gap, czyli od szczytnych idei do obowiązków prawnych

Które spółki i kiedy mają obowiązek kalkulowania, ujawniania i wyjaśniania przyczyn luki płacowej? Co zmieni się w tym zakresie w najbliższym czasie?

Raportowanie luki płacowej ze względu na płeć (Gender Pay Gap) to wskaźnik, który już dzisiaj jest kalkulowany oraz raportowany przez niektóre spółki. Nieskorygowana luka płacowa jest jednym ze wskaźników obowiązkowych, które określone instytucje finansowe (banki, ubezpieczyciele, fundusze inwestycyjne) są zobowiązane raportować na podstawie unijnych rozporządzeń SFDR 2019/2088 oraz RTS 2022/1288. Ponieważ inwestorzy instytucjonalni raportują lukę płacową w odniesieniu do spółek (inwestycji), w które inwestują, to obowiązek raportowania jest niejako współdzielony, ponieważ wymaga od emitentów przekazania odpowiednich informacji, tak aby instytucje finansowe mogły spełnić swój obowiązek raportowy. Nieskorygowana luka płacowa jest również wskaźnikiem, który może zostać zaraportowany przez duże jednostki interesu publicznego, które raportują informacje niefinansowe pod dyrektywą NFRD 2014/95/UE według wybranego przez emitentów standardu raportowania (np. GRI). Nieskorygowana luka płacowa ze względu na płeć będzie musiała być raportowana według jednolicie przyjętego wskaźnika, zgodnie ze standardem ESRS S1-16, pod dyrektywą CSRD.

Obowiązek raportowania luki płacowej znajdzie zastosowanie w odniesieniu do dużych spółek notowanych i nienotowanych, przy czym aktywacja tego obowiązku nastąpi z podziałem na tury, tj. najpierw zaczną raportować te jednostki interesu publicznego, które do tej pory raportowały informacje niefinansowe pod dyrektywą NFRD (podmioty te muszą złożyć pierwszy raport w 2025 roku za rok poprzedni). Wskaźnik luki nieskorygowanej raportowany pod dyrektywą CSRD służy temu, aby inwestorzy instytucjonalni, którzy raportują na podstawie rozporządzenia SFDR, dostali od spółek, w które inwestują jednolicie przygotowane wskaźniki (informacje). Nowością legislacyjną w kontekście kalkulowania i ujawniania nieskorygowanej luki płacowej jest dyrektywa 2023/970 z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej: „dyrektywa w sprawie równości wynagrodzeń”), która wejdzie w życie za trzy lata, czyli 6 czerwca 2026 r. Obowiązek kalkulowania i ujawniania nieskorygowanej luki płacowej na podstawie dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń będzie dotyczył wszystkich pracodawców z krajów członkowskich UE (publicznych oraz prywatnych), którzy zatrudniają co najmniej 100 pracowników. Duzi pracodawcy (zatrudniający 250 lub więcej pracowników) będą zobowiązani do pierwszego ujawnienia luki płacowej ze względu na płeć w 2027 roku za okres poprzedniego roku kalendarzowego, a następnie do raportowania luki płacowej w odstępach rocznych. Średni pracodawcy (zatrudniający od 150 do 249 pracowników) będą zobowiązani do pierwszego ujawnienia luki płacowej ze względu na płeć w 2027 roku za okres poprzedniego roku kalendarzowego, a następnie do raportowania luki płacowej w odstępach trzyletnich. Mali pracodawcy (zatrudniający od 100 do 149 pracowników) będą zobowiązani do pierwszego ujawnienia luki płacowej ze względu na płeć w 2031 roku za okres poprzedniego roku kalendarzowego, a następnie do raportowania luki płacowej w odstępach trzyletnich. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 100 pracowników będą mogli raportować lukę płacową ze względu na płeć dobrowolnie, chyba że Polska podczas implementacji dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń postanowi, że również spółki zatrudniające poniżej 100 pracowników powinny obligatoryjnie obliczać i ujawniać lukę płacową.

Dyrektywa w sprawie równości wynagrodzeń wymaga, aby nieskorygowana luka płacowa była obliczana w wysokości ogólnej (dla wszystkich zatrudnionych pracowników) oraz z podziałem na kategorie [zaszeregowania] pracowników, wykonujących tę samą pracę lub pracę tej samej wartości. Warto zaznaczyć, że sposób liczenia nieskorygowanej luki płacowej ze względu na płeć na podstawie dyrektywy w sprawie równości wynagrodzeń jest taki sam jak na podstawie dyrektywy CSRD według standardu ESRS S1-16 (ten sam wzór).

Jakie są konsekwencje luki płacowej?

W pierwszej kolejności spółka, która ujawni lukę płacową w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn, będzie musiała podjąć działania zaradcze w celu samodzielnego wyeliminowania luki płacowej. W dalszej kolejności spółka, która: (i) ujawni lukę płacową wynoszącą co najmniej 5 proc. między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn w którejkolwiek kategorii (zaszeregowania) pracowników oraz (ii) nie będzie potrafiła uzasadnić takiej różnicy w średnim poziomie wynagrodzenia na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, a także (iii) nie zaradzi takiej nieuzasadnionej luce płacowej w ciągu sześciu miesięcy od dnia zaraportowania luki płacowej – będzie zobowiązana do przeprowadzenia oceny wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników (np. ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami wybieranymi ad hoc). Wspólna ocena wynagrodzeń to szczegółowe badanie, które polega na identyfikowaniu przyczyn powodujących nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w danej spółce (np. różny odsetek kobiet i mężczyzn na najniżej płatnych oraz najwyżej płatnych stanowiskach w organizacji) oraz mające wypracować środki zaradcze, które powinny zostać wdrożone, aby wyeliminować lukę płacową. Konsekwencją ujawnienia luki płacowej może być również to, że pracownicy zaczną występować do sądów pracy z pozwami o odszkodowanie oraz zadośćuczynienie z tytułu nierównego traktowania (dyskryminacji) w zatrudnieniu. Z pozwami o odszkodowanie będą mogli występować nie tylko obecni, ale również dawni pracownicy spółki, ponieważ dyrektywa zastrzega, iż osoba poszkodowana będzie miała co najmniej trzy lata na dochodzenie swoich roszczeń, a termin ten będzie liczony dopiero od dnia, w którym pracownik (były pracownik) stanie się świadomy naruszenia swoich praw, lub od dnia, w którym będzie można w sposób uzasadniony oczekiwać, że pracownik (były pracownik) mógł stać się świadomy naruszenia swoich praw.

W sprawach sądowych o odszkodowanie wytaczanych na skutek podejrzenia nieprzestrzegania zasady równości wynagrodzeń cały ciężar udowodnienia, że nierówne traktowanie (dyskryminacja) nie miała miejsca – będzie spoczywał na spółce (pracodawcy). Należy również podkreślić, że wystąpienie luki płacowej może być odczytywane jako potwierdzenie nieskuteczności dotychczasowych procedur należytej staranności aplikowanych przez spółkę. Stwierdzenie, że dotychczasowe procedury należytej staranności były nieskuteczne, gdyż doszło do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu (dyskryminacji), oznacza, że spółka prawdopodobnie nie spełniła kryterium minimalnych gwarancji z taksonomii, w związku z czym spółka nie będzie mogła zaraportować zgodności twojej działalności z taksonomią.

Jak wyeliminować lukę płacową i jakie zmiany spółki mogą wprowadzić już teraz?

Mogłoby się wydawać, że wyeliminowanie luki płacowej polega na prostym przestrzeganiu zasady równości wynagrodzeń, czyli oferowaniu pracownikom takiej samej płacy za taką samą pracę lub pracę takiej samej wartości – jest to jednak dużo bardziej skomplikowane zagadnienie. Wyeliminowanie luki płacowej będzie wymagało podjęcia przez spółki (pracodawców) konkretnych działań prewencyjnych oraz naprawczych. Przede wszystkim spółki powinny w taki sposób projektować swoje siatki wynagrodzeń oraz siatki stanowiskowe, aby taka sama praca oraz praca takiej samej wartości była tak samo wynagradzane. W tym celu należy dokonać oceny wartości pracy na poszczególnych stanowiskach pracy i w poszczególnych kategoriach zaszeregowania. Po drugie, spółki powinny w taki sposób zaprojektować ścieżki kariery, awansów stanowiskowych oraz awansów podwyżkowych, aby były one oparte na jasnych, przejrzystych i obiektywnych kryteriach. Po trzecie, spółki powinny zdefiniować konkretny i przejrzysty system ocen pracowników, aby unikać uznaniowości przy podejmowaniu decyzji mających wpływ na wynagradzanie pracowników. Po czwarte, spółki powinny dążyć do tego, aby zapewnić pracownikom płci żeńskiej równy dostęp do procesów decyzyjnych i stanowisk kierowniczych w spółkach (parytety). Po piąte, spółki powinny dokonywać okresowych przeglądów swoich struktur wynagrodzeń. Ponadto spółki powinny unikać takich decyzji w zakresie wynagradzania swoich pracowników, które są uznaniowe, niezobiektyzowane, nieprzejrzyste, a przez to niedające się wytłumaczyć jako decyzje respektujące zasadę równości wynagrodzeń. Zaleca się, aby spółki dokonały przeglądu nie tylko stosowanych polityk płacowych, ale również polityk w zakresie szkoleń, różnorodności i inkluzywności, motywowania pracowników, awansów, transparentności, przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, gdyż kwestie zaadresowane w tych politykach mają rzeczywisty wpływ na przestrzeganie zasady równości wynagrodzeń.

Z jakimi wyzwaniami będą musiały się zmierzyć spółki?

Spółki będą musiały zmienić niektóre praktyki w zakresie polityki płacowej, które do tej pory były powszechnie stosowane i akceptowane jako dopuszczalne oraz przygotować się na szereg nowych obowiązków informacyjnych, które dyrektywa o równości wynagrodzeń nakłada na pracodawców. Dyrektywa wprowadza zasadę przejrzystości (jawności) wynagrodzeń, co oznacza, że spółki będą musiały usunąć ze swoich umów o pracę klauzule o tajności wynagrodzeń pracownika, a także spółki nie będą mogły zakazywać ani wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracowników, którzy będą między sobą rozmawiać o wysokości swoich zarobków. Ponadto już na etapie rekrutacji spółki będą musiały informować kandydatów na pracowników o początkowym wynagrodzeniu lub „widełkach” wynagrodzenia na danym stanowisku.

Na spółki nałożono wiele nowych obowiązków informacyjnych (np. w zakresie kryteriów, które są stosowane do określania wynagrodzenia pracowników, poziomów wynagrodzenia i progresji wynagrodzenia), których niewykonanie może skutkować nałożeniem na spółki np. kar finansowych, których wysokość uzależniono od rocznego obrotu brutto pracodawcy lub całkowitych kosztów wynagrodzeń. Podsumowując, kwestia przestrzegania zasady równości wynagrodzeń oraz zwalczania zjawiska nieuzasadnionej luki płacowej została wreszcie odpowiednio uregulowana na poziomie międzynarodowym, gdyż wprowadzono konkretne obowiązki, obwarowane dotkliwą odpowiedzialnością odszkodowawczą i karną. Właśnie teraz jest najlepszy czas, aby spółki przystąpiły do procesu likwidowania luki płacowej w swoich strukturach organizacyjnych.

Gabriela Gospodarek, prawnik w zespole prawa pracy, Eversheds Sutherland