Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny opracowywany przez Ministerstwo Finansów, którego zadaniem będzie gromadzenie wszystkich e-faktur wystawianych przez przedsiębiorców. Zaletą wprowadzenia KSeF ma być m.in. automatyzacja procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych – skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w to przedsiębiorców.
W 2022 roku będzie miał on jeszcze charakter fakultatywny. Wprowadzająca go ustawa reguluje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Jaki jest pomysł resortu finansów na system do wystawiania e-faktur?
KSeF jest systemem teleinformatycznym, w ramach którego będą obowiązywały (z pewnymi wyjątkami) obecne zasady wystawiania faktur. W 2022 roku, kiedy system będzie jeszcze fakultatywny, będzie to wyglądało w następujący sposób: odbieranie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.
Kto będzie miał możliwość korzystania z KSeF?
Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie XML lub przekonwertować do PDF fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej. Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie e-faktur będzie mógł wystawić fakturę z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Jakie będą faktyczne korzyści dla państwa z wprowadzenia KSeF?
Projektowane rozwiązanie ma uszczelnić system podatkowy, a zarazem ograniczyć nieprawidłowości w rozliczaniu podatku VAT. Ma też przyczynić się do poprawy warunków prowadzenia działalności gospodarczej przez podatników poprzez łatwiejszy oraz szybszy dostęp do dokumentów. Wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury powinno doprowadzić do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Możliwość zautomatyzowania procesów księgowych znacząco wpłynie na zmniejszenie liczby błędów wywołanych czynnikiem ludzkim. Zakłada się, iż to rozwiązanie przyczyni się nie tylko do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami. Proponowane rozwiązanie umożliwi także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru podatku VAT na każdym etapie obrotu towarami i usługami.
Kiedy KSeF zacznie nas obowiązywać?
7 października 2021 Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie komunikat o rozpoczęciu testów Krajowego Systemu e-Faktur. Do testowania mogą przystąpić podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania.
Celem pilotażu jest przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania. Pilotaż ma umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, który zostanie udostępniony przez Ministerstwo Finansów w styczniu 2022 r. w wersji fakultatywnej. Faktury wystawione podczas testów nie będą wywierać żadnych skutków prawnych. Po określonym czasie będą usuwane z systemu. W środowisku testowym Ministerstwo Finansów zaleca używanie anonimowych danych.
Kiedy wystawianie e-faktur może stać się obowiązkowe?
2 listopada br. MF opublikowało na swojej stronie komunikat, że Sejm przegłosował projekt ustawy wdrażającej w Polsce Krajowy System e-Faktur. Teraz ustawa trafi do podpisu prezydenta.
Tak jak zostało wspomniane, od stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy będą korzystać z e-faktury dobrowolnie. Będzie to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży obok faktur papierowych i obecnie już funkcjonujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów zakłada, że od?2023 r. korzystanie z e-faktur będzie już przetestowane, a co za tym idzie, obowiązkowe.
Jaki będzie wpływ takiego rozwiązania na kontrole fiskusa?
Na pewno proponowane zmiany mają charakter uszczelniający system podatkowy. Wpływają na skrócenie czasu dostępu do danych analitycznych. Umożliwią bieżące monitorowanie transakcji, jak również analizę zdarzeń gospodarczych jeszcze przed terminem wskazanym dla składania deklaracji podatkowych. Usprawnią procesy analityczne związane z łączeniem płatności z fakturą. Umożliwią także optymalne wykorzystanie rozwiązań związanych z stosowaniem środków służących zabezpieczeniu należności budżetu państwa poprzez zatrzymanie środków na rachunku bankowym.
Będą też podstawowym źródłem informacji niezbędnym do właściwego typowania podejrzanych transakcji. Minimalny zakres informacji znajduje się obecnie w ewidencji VAT, przesyłanej w formie plików JPK_VAT. Pozyskanie dodatkowych informacji pozwoli również na zwiększenie efektywności prowadzonych analiz, które w istotnym zakresie będą mogły zostać zautomatyzowane i scentralizowane. Szybszy dostęp do tych informacji pozwoli zbudować o wiele skuteczniejszy system zarządzania i kontroli podatku VAT, efektywnie identyfikować przestępcze łańcuchy transakcji oraz eliminować proceder wystawiania pustych faktur na o wiele wcześniejszym niż obecnie etapie. Zwiększy się szybkość wymiany danych w kontaktach między kontrahentami a administracją skarbową. Organy podatkowe będą dysponować dokładniejszymi danymi o obiegu faktur w gospodarce.
Czyli same plusy. A jakieś wady?
Wciąż trwają prace nad KSeF-em, wciąż jest więc wiele niewiadomych. Jak np. będą transferowane dane pomiędzy centralnym KSeF a systemami rozliczeniowymi podatników? Kto ponosi odpowiedzialność za archiwizację dokumentów i ewentualną ich utratę? Kto odpowiada za problemy techniczne systemu czy też za błędy osób wystawiających faktury? Ponadto, wystawiający e-faktury będą musieli korzystać z systemu informatycznego, nad którym nie mają kontroli (np. nie mogą go sami zabezpieczyć przed wyciekiem danych czy atakami hakerów).
To część komentarzy zgłoszonych podczas konsultacji. Ministerstwo Finansów zapewnia, że przyjęty przez rząd pod koniec sierpnia 2021 projekt ustawy uwzględnia uwagi zgłoszone podczas konsultacji podatkowych z przedsiębiorcami.
A jakie będą plusy KSeF-a dla samych przedsiębiorców?
Wprowadzenie elektronicznego ustandaryzowanego wzoru faktury powinno doprowadzić do zwiększenia bezpieczeństwa transakcji handlowych. Możliwość zautomatyzowania procesów księgowych znacząco wpłynie na zmniejszenie liczby błędów wywołanych czynnikiem ludzkim. Do tego nastąpi uproszczenie samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami.
Podatnicy, którzy zdecydują się wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF, zostaną zwolnieni z obowiązku ich przechowywania i archiwizacji przez dziesięć lat. W KSeF to administracja podatkowa zapewnia przez dziesięć lat przechowywanie wystawionych za jego pośrednictwem faktur, a gdy ustawowy okres nie jest wystarczający dla potrzeb podatnika, dopuszcza się dalsze przechowywanie faktur ustrukturyzowanych poza KSeF, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Ponadto dla podatników wystawiających w danym okresie rozliczeniowym wyłącznie faktury ustrukturyzowane oraz spełniających pozostałe przewidziane w przepisach warunki, projektowana ustawa wprowadza preferencję w postaci skróconego do 40 dni terminu zwrotu podatku VAT. KSeF oznacza także uproszczenie procesów wystawiania faktur. Natomiast z ekonomicznego punktu widzenia będą to duże oszczędności kosztowe.
Upowszechnienie e-faktur w polskim obrocie gospodarczym
W polskim prawie podatkowym w ostatnich latach nastąpiła istotna zmiana przepisów dotyczących obsługi faktur elektronicznych:
1) DOMYŚLNA ZGODA
Zniesiono obowiązek uzyskania na otrzymywanie e-faktur uprzedniej zgody odbiorcy. Obecnie akceptacja klienta co do zgody na przesyłanie e-faktury wciąż jest wymagana, ale już nie na piśmie. Przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientem i umówić się na wysłanie faktury online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten opłaci ją, uznaje się, że wyraża zgodę.
2) DOWOLNY FORMAT
Faktura elektroniczna może być przesyłana w dowolnym formacie elektronicznym. Wybór formatu, w którym wysyłana może być e-faktura, zależy od wystawcy dokumentu. Może to być tekst, zdjęcie lub format tekstowo-graficzny, wysłany pocztą e-mail jako załącznik: PDF, DOC, JPEG, PNG, TXT, HTML itd. Ta różnorodność może stanowić barierę dla odbiorców e-faktur podczas wykorzystywania tych dokumentów.
3) BRAK OGRANICZEŃ VAT
Zniesiono ograniczenia w odliczaniu VAT z faktur elektronicznych, które wydrukowano na potrzeby akceptacji i dekretacji księgowej,
4) ARCHIWIZACJA ELEKTRONICZNA REKOMENDOWANA
Zniesiono obowiązek przechowywania faktur wyłącznie w formie papierowej, archiwizacja faktur w postaci elektronicznej jest nie tylko dopuszczalna przez organy podatkowe, ale również pożądana.
5) UŁATWIONA PROCEDURA PODPISU
Zniesiono obowiązek podpisywania faktur elektronicznych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
