Tylko nie "ambitny" i "otwarty"

Z Agnieszką Spóz, konsultantką ds. rekrutacji w firmie doradztwa personalnego Hudson Global Resources rozmawia Halina Kochalska

Napisanie listu motywacyjnego jest dla wielu osób sporym wyzwaniem. Dlaczego?

Przede wszystkim dlatego, że nie do końca wiedzą, po co go piszą, chociaż już sama nazwa wyjaśnia cel. Mimo to, konieczność napisania listu motywacyjnego często odbierana jest jako niezrozumiały i zbędny przymus.

Skoro niepotrzebny to konieczne jest zminimalizowanie pracy nad nim. Gdy ktoś raz taki list stworzy, stara się go wykorzystać do wszystkich aplikacji, bez względu na stanowiska i firmy, do których je wysyła. To kardynalny błąd, który widać od razu.

A po co właściwie pisze się list motywacyjny?

By wykazać zbieżność naszych doświadczeń zawodowych i kompetencji z tymi, które są oczekiwane na stanowisku, o które się ubiegamy. List motywacyjny powinien uzupełniać życiorys i dać do zrozumienia potencjalnemu pracodawcy, dlaczego powinien nas zatrudnić, a także poinformować, dlaczego chcielibyśmy z tą, a nie inną firmą się związać.

Jakimi metodami przekonywać?

List ma tym większą wartość, im bardziej jest ukierunkowany na konkretnego pracodawcę. Spróbujmy więc znaleźć jak najwięcej informacji o firmie, do której składamy naszą ofertę. Warto się dowiedzieć, kto jest szefem działu HR lub działu, w którym chcielibyśmy się znaleźć, a jeśli uda się to zrobić, to dobrze jest wówczas list motywacyjny skierować do konkretnej osoby - Szanowny Pan Jan Kowalski, HR Manager.

To już jest miłe.

I przede wszystkim pokazuje, że kandydat zdobył już pewną wiedzę o firmie i nie przesyła swojej aplikacji do przypadkowo wybranego pracodawcy.

Co dalej?

Pierwsze zdanie listu motywacyjnego powinno zawsze zawierać nazwę stanowiska, o które się ubiegamy, numer referencyjny oferty i informację, skąd dowiedzieliśmy się o wakacie. To jest standard, którego trzeba się trzymać. Brak tych informacji wywołuje wiele komplikacji i przysparza dodatkowej pracy.

Następnie musimy wykazać, że już coś wiemy o danej firmie. Chcemy związać się z nią, ponieważ: ...jest liderem na rynku albo zawsze chcieliśmy pracować w firmie międzynarodowej, albo firma jest dla nas interesująca ze względu na... Zasadnicza część listu motywacyjnego to w pewnym sensie marketing własnej osoby. Należy dać przyszłemu pracodawcy do zrozumienia, że nasz zestaw kompetencji i doświadczeń może być dla niego bardzo cenny, a jednocześnie, że będziemy mieć szansę rozwoju w danej firmie.

Wykazujemy więc korelację naszych dotychczasowych doświadczeń zawodowych z oczekiwanymi przez przyszłego pracodawcę. Nie chodzi o przedstawienie w szczegółach przebiegu całej ścieżki zawodowej. Należy wybrać te jej etapy, które mają związek z pracą na nowym stanowisku. Np. ubiegam się o stanowisko dyrektora sprzedaży, ponieważ koresponduje to z moimi dotychczasowymi doświadczeniami, pełniłem podobną funkcję w.., zyskałem doświadczenie..., zajmując się klientami.... robiłem to i to. Tutaj też wpisuje się nasze zawodowe osiągnięcia: Gdy pełniłem funkcję X, przyczyniłem się do wzrostu sprzedaży. Ale sukcesy trzeba przedstawiać precyzyjnie. Niedobrze jest przypisywać sobie osiągnięć innych, bo rozmowa kwalifikacyjna na pewno to zdemaskuje. Na zakończenie dobrze jest przedstawić swoje cechy osobowe, mając na uwadze stanowisko, o które się staramy. Jeśli będzie to stanowisko księgowego, należałoby wykazać, że jest się osobą rzetelną, dbającą o detale, o analitycznym umyśle. Przestrzegam przed rzucaniem sloganów - jestem dynamiczny, otwarty i ambitny, bo obecnie niemal każdy, kto pisze list motywacyjny, za takiego się uważa.

Jakie jeszcze słowa się zużyły?

Łatwo nawiązujący kontakty, kreatywny, aktywny - takie określenia można znaleźć właściwie w każdym liście motywacyjnym. Chyba że wymieniając daną cechę potwierdzimy ją konkretnym przykładem. Zyskamy wówczas na wiarygodności. Np. Jestem osobą kreatywną - wygrałem konkurs na najlepsze hasło reklamowe w firmie...Obecnie w większości przypadków nie wiadomo, na czyją ofertę pracy się odpowiada. Jak w takiej sytuacji napisać przekonywający list motywacyjny i czy w ogóle jest sens go pisać?

To prawda, ale napisać list jednak trzeba. Zazwyczaj z ogłoszenia prasowego możemy uzyskać kilka cennych informacji, np. czy jest to firma polska, czy międzynarodowa, jaką branżę reprezentuje, nazwę stanowiska i stawiane wymagania. Zawsze możemy wykorzystać te informacje, aby wykazać przydatność naszej osoby w nowej organizacji. Jeśli domyślamy się, o jaką firmę chodzi, nie należy się z tym zdradzać.

Jakie błędy najczęściej popełniają autorzy listów motywacyjnych?

Fatalną rzeczą jest ogólnikowość i schematyczność. Zdarza się, że nazwa przyszłego pracodawcy jest wpisana odręcznie w pozostawione puste pole wydrukowanego tekstu, albo też nie pojawia się w ogóle. I oczywiście autor jest osobą ambitną, otwartą i pracowitą. Dokument jest krótki i właściwie nic nie mówiący. Nie może być jednak również za długi. Przyjęło się, że jest to najwyżej jedna strona formatu A4.

List motywacyjny pisze się również po to, by wyjaśnić przyszłemu pracodawcy, dlaczego zainteresowaliśmy się jego ogłoszeniem, i dlaczego decydujemy się na zmianę. Najważniejsze jest, byśmy sami wiedzieli, do czego dążymy, by zmiany pracy nie były przypadkowe. Warto jest zastanowić się, co mogę zyskać, a co stracić, decydując się na objęcie stanowiska w organizacji, do której aplikuję. Dobrze jest mieć zawodowy plan na okres 3-5 lat. Wówczas zdecydowanie łatwiej pisze się list motywacyjny.

Dziękuję za rozmowę.

List motywacyjny

Anna Kowalska

Ul. Zimowa 2

00-100 Warszawa

Tel:

Szanowni Państwo,

W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w... z 10 stycznia 2004 r. pragnę złożyć aplikację na stanowisko Key Accounts Manager (nr ref. zz/104) w Państwa firmie.

Praca na tym stanowisku pozwoliłaby mi na pełne i efektywne wykorzystywanie zarówno wiedzy, którą zdobyłam podczas studiów ekonomicznych w Wyższej Szkole Handlowej, jak i doświadczenia zawodowego. Swoją przyszłość wiążę z dziedziną handlu, tak też budowałam swoje dotychczasowe doświadczenie zawodowe.

Obecnie pracuję w firmie XX na stanowisku Account Executive i zajmuję się współpracą z kluczowymi klientami firmy. Do moich obowiązków należy współpraca z największymi odbiorcami sieciowymi na terenie kraju, koordynacja procesów sprzedaży w firmie, opracowywanie długo- i krotko-terminowej strategii sprzedaży. Zajmuję się także negocjowaniem i renegocjowaniem umów i kontraktów z czołowymi odbiorcami, wspomaganiem pracy przedstawicieli handlowych oraz analizą osiągniętych wyników ekonomicznych. Praca ta pozwala mi wykazać się dużą samodzielnością, skutecznością w działaniu i umiejętnością radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Do wysokich wyników, jakie osiągam na stanowiskach w działach sprzedaży (przekroczenie indywidualnego planu sprzedaży w I kwartale o 40%) przyczyniają się niewątpliwie moje zdolności analitycznego myślenia, bardzo dobrej komunikacji i konsekwentnego działania. Umiem koncentrować się na faktach, formułować wnioski i przekładać je na realizowane osiągnięcia.

Jeżeli uznają Państwo moją ofertę za atrakcyjną, chętnie udzielę więcej informacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

W oczekiwaniu na odpowiedź, łączę wyrazy szacunku,

Anna Kowalska

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych, zgodnie z Ustawą z dn. 29.08.97 r. o Ochronie Danych Osobowych, Dz.U. nr 133, poz. 883.