Prawne i praktyczne aspekty wewnętrznych postępowań wyjaśniających

Kiedy zgodnie z prawem spółka może lub powinna przeprowadzić śledztwa wewnętrzne, a w jakich sytuacjach nie jest to wskazane?

Śledztwa wewnętrzne czy inaczej wewnętrzne postępowania wyjaśniające są coraz częściej stosowaną formą wykrywania nadużyć stosowaną przez spółki, choć formalnie nie ma przepisów rangi ustawowej regulujących kwestię ich prowadzenia. Korporacje często wprowadzają wewnętrzne przepisy i procedury regulujące podstawy prowadzenia postępowań wyjaśniających, skład osobowy zespołów śledczych, zakres kompetencji, obowiązki takiego zespołu oraz przypadki, w których powołanie zespołu i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego jest obligatoryjne. Konieczność przeprowadzenia śledztwa wewnętrznego wynika też z ogólnego obowiązku dbania o interes spółki ciążącego na członkach zarządu. W skrajnych przypadkach brak reakcji na zgłaszane nieprawidłowości i zaniechanie przeprowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego może nawet narazić zarząd spółki na zarzut działania na szkodę spółki.

Paweł Sawicki, partner, adwokat, NGL Legal

Foto: materiały prasowe

Szczególnym przypadkiem wewnętrznego postępowania wyjaśniającego jest postępowanie zainicjowane zgłoszeniem zachowania, które może nosić znamiona mobbingu. Zgodnie z art. 943 § 1 kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać mobbingowi. Z tego prawnego obowiązku wywodzi się nakaz powołania komisji antymobbingowej i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego w każdym przypadku, gdy pojawi się zgłoszenie dotyczące mobbingu. Przeciwdziałanie mobbingowi jest zobowiązaniem starannego działania a nie zobowiązaniem rezultatu. Jeżeli zatem pracodawca wykaże, iż podjął realne działania mające na celu przeciwdziałanie mobbingowi, i oceniając je z obiektywnego punktu widzenia, da się potwierdzić ich potencjalną skuteczność, pracodawca może uwolnić się od odpowiedzialności. Działalność komisji antymobbingowej uznawana jest za element prewencji antymobbingowej, która w powiązaniu z dodatkowymi działaniami (np. szkoleniami dla pracowników) pozwoli pracodawcy na uwolnienie się od odpowiedzialności za mobbing i na pociągnięcia do odpowiedzialności za to zjawisko (jako w istocie naruszenie dóbr osobistych) jego sprawcy.

Jaka powinna być rola prawnika wewnętrznego w prowadzeniu śledztwa i kto jeszcze powinien wziąć w nim udział?

Prawnik wewnętrzny czy nawet compliance officer nie zawsze jest specjalistą od prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Są to osoby pełniące nieco inne funkcje w strukturach swoich korporacji. Generalnie rzecz biorąc, taka osoba może być częścią zespołu śledczego, ale nie zawsze ma szczegółową wiedzę i doświadczenie jak takie postępowanie przeprowadzić. Należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, jest bardzo wiele kwestii, o których należy pamiętać, m.in.: kwestia zachowania tajemnicy zawodowej, ochrony sygnalistów i innych osób będących źródłami dowodowymi, obowiązek poszanowania prywatności i ochrona danych osobowych, kwestie techniczne związane z prawidłowym pozyskaniem, zabezpieczeniem i analizą danych elektronicznych i inne. Osobnym zagadnieniem jest kwestia obiektywnego podejścia do śledztwa i osób nim objętych. To mogą być np. wieloletni znajomi, osoby blisko współpracujące albo osoby nadzorujące pracę wewnętrznego prawnika.

W przypadku podejrzeń wewnętrznych nadużyć dokonanych na szkodę pracowników, tj. mobbingu czy dyskryminacji, ustalenie składu zespołu wyjaśniającego jest kluczowe. Przepisy prawa pracy nie określają, kto powinien wchodzić w skład komisji antymobbingowej. Pracodawca, powołując określone osoby, powinien mieć na względzie konieczność zapewnienia bezstronności komisji. Pojawiają się poglądy, że w celu zapewnienia bezstronności, w skład takiej komisji powinni wchodzić przedstawiciele pracowników lub członek związków zawodowych albo też niezależna osoba wyznaczona przez pokrzywdzonego pracownika. Przedstawicielem pracodawcy w komisji powinna być osoba godna zaufania, znająca dokładnie specyfikę zakładu pracy, a jednocześnie niezajmująca w nim żadnego eksponowanego stanowiska, aby nie doprowadzić do konfliktu interesów. Sytuacją idealną byłoby, gdyby tego typu stanowisko powierzono osobie z kierunkowym wykształceniem w dziedzinie psychologii. Ważne jest, aby w składzie komisji znalazły się osoby, których wiedza, doświadczenie życiowe i cechy charakteru dają gwarancję obiektywnego i wnikliwego zbadania danej sprawy. Punktem spornym jest często udział w komisji antymobbingowej przedstawiciela związków zawodowych. Zwolennicy podkreślają, że jest to sposób na zapewnienie bezstronności komisji, przeciwnicy zwracają uwagę, że związki zawodowe często wykorzystują udział w komisji do podejmowania działań przeciwko pracodawcy. Podjęcie dobrej decyzji w tej materii zależy od relacji, jakie panują pomiędzy partnerami społecznymi, przy dobrej współpracy ze związkami udział przedstawiciela związku może mieć pozytywny wpływ na pracę komisji. Przy napiętej relacji nie będzie wskazany.

Z jakich etapów śledztwo powinno się składać?

Pierwszym etapem jest przygotowanie śledztwa i zaplanowanie czynności. Na tym etapie należy ustalić potencjalny zakres śledztwa, skład osobowy zespołu śledczego. Konieczny jest podział zadań pomiędzy osobami zaangażowanymi w śledztwo. Należy też zebrać i przeanalizować wewnętrzne procedury, zaplanować sposób ochrony sygnalistów i innych osób, zadbać o ochronę danych osobowych oraz sprzętu i zasobów elektronicznych spółki. Istotne jest również ustalenie zakresu komunikacji wewnętrznej dotyczącej postępowania.

Drugim etapem jest zbieranie dowodów. Źródła dowodowe zależą od istoty badanych nadużyć. Najczęściej są to relacje świadków, analiza korespondencji elektronicznej, analiza zapisu monitoringu. Katalog możliwych źródeł dowodowych jest otwarty.

Panel Transformacji Energetycznej

Jak zbudujemy nową energetykę i przyszłość firm?

Dołącz do dyskusji

Kolejnym etapem jest analiza zebranego materiału dowodowego i ocena jego kompletności.

Ostatni etap to przygotowanie raportu i rekomendacje. Tu istotne jest ustalenie formy prezentacji raportu i określenie grona adresatów raportu i rekomendacji.

Jak powinna wyglądać komunikacja wewnątrz spółki podczas trwania śledztwa?

Wszystko zależy od tego co jest przedmiotem śledztwa i kto miałby być potencjalnie odpowiedzialny za zgłaszane nieprawidłowości. Śledztwo wewnętrzne może być całkowicie tajne i wtedy w ogóle pracownicy nie mają wiedzy o tym, że jakieś postępowanie się toczy, co jest jego przedmiotem i kto jest nim objęty. Może to być również postępowanie w pełni jawne, gdzie pracownicy są informowani o rozpoczęciu, zakresie i wyniku śledztwa. Strategia komunikacyjna jest jednym z elementów planowania śledztwa.

W sprawach mobbingu czy dyskryminacji postępowanie powinno mieć charakter poufny.

W jaki sposób powinny zostać wdrożone wnioski ze śledztwa? Jaka jest w tym procesie rola działu prawnego firmy?

Częścią raportu ze śledztwa są rekomendacje – w zależności od przedmiotu śledztwa i poczynionych ustaleń w grę mogą wchodzić np. rekomendacje co do zmian procedur wewnętrznych, wprowadzenia nowych procedur, szkoleń itd. Mogą to być również rekomendacje co do postępowania z konkretnymi osobami – np. w zakresie kar dyscyplinarnych czy rozwiązania stosunku pracy. Wreszcie mogą to być rekomendacje dotyczące złożenia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa – jeśli takie zdarzenie miało miejsce i zostało to potwierdzone i udokumentowane w toku postępowania wyjaśniającego.

Wewnętrzny dział prawny powinien komunikować się z zarządem, wspólnie oceniać wyniki śledztwa wewnętrznego i mieć wpływ na wprowadzanie zmian przez zarząd i kształtowanie kierunku.

Jeżeli rzeczywiście stwierdzono nieprawidłowości, to „zamiatanie ich pod dywan" jest złą strategią. Osoby wewnątrz spółki to widzą i takie działanie będzie tylko pogłębiało problemy.

W przypadku stwierdzenia mobbingu czy dyskryminacji, sposób postępowania po zakończeniu śledztwa jest elementem realizacji spoczywającego na pracodawcy obowiązku przeciwdziałania tym zjawiskom. Jeśli zostanie stwierdzone, że zdarzenia te miały miejsce, najistotniejszym zadaniem dla pracodawcy jest wypracowanie odpowiedniej „kultury organizacji" przeciwdziałającej mobbingowi i dyskryminacji, co ma ścisły związek z przestrzeganiem zasad etyki przez każdego pracownika. W każdej organizacji istnieje sfera reguł, o których się wprost nie mówi, choć stosuje się z uwagi na to, że jest się częścią tej organizacji. Istotne jest zbudowanie w zakładzie pracy pożądanego wzorca zachowania, który będzie powielany przez członków grupy pracowniczej i będzie powszechnie akceptowalny. Dział prawny ma w tym zakresie poboczną rolę. Decydujące będą działania podejmowane przez pracowników działu kadr. Do nich będzie należało stworzenie właściwej atmosfery pracy poprzez propagowanie właściwych postaw, prezentowanie wartości, które są cenione w organizacji (np. kreatywność, efektywność, uczciwość, uprzejmość, prestiż), ustalenie form nagradzania, wprowadzenie stylu zarządzania nastawionego na zespół i stosowanie ustalonego stylu komunikacji.