Usprawnić zarządzanie firmą

Współczesne firmy szukają narzędzi, które znacznie usprawnią procesy zarządzania firmą, skrócą czas i koszty dotarcia do klienta oraz zmniejszą wydatki promocyjne. Jest dla nich oczywiste, że aby być konkurencyjnymi na rynku, muszą działać szybko, być efektywne i elastyczne.

Jest wiele dróg do osiągnięcia tych celów. Zdecydowanie jedną z lepszych metod jest wspieranie procesów biznesowych firm przy wykorzystaniu właściwych, nowoczesnych technologii - w szczególności rozwiązań opartych na Internecie i Intranecie.

Nowa jakość użytkowników

Dostęp do Internetu staje się coraz popularniejszy w Polsce - zwłaszcza wśród osób pracujących, aktywnych i ceniących swój czas. Oznacza to, że firmy mają możliwość dotarcia ze swoimi produktami i usługami do osób, które mogą być ich potencjalnymi klientami - a co najważniejsze - klientami posiadającymi odpowiednie możliwości finansowe. Przez długi czas użytkownikami Internetu byli przede wszystkim uczniowie i studenci, którzy wykorzystywali go do zabawy, poszukiwali informacji o tematyce rozrywkowej czy wykorzystywali narzędzia internetowe do komunikacji z innymi użytkownikami sieci. Obecnie użytkownicy coraz częściej kontaktują się z innymi firmami, szukają informacji na temat nowych produktów i zawierają transakcje handlowe.

Dynamiczne strony

Od wielu lat firmy rejestrują swoje domeny i tworzą swoje strony WWW. Niestety, mimo niewielkich kosztów ich utrzymania - strony znikają z Internetu. Na przykład, szukając poprzez wyszukiwarkę firm sprzedających sprzęt AGD, można znaleźć mnóstwo adresów, z czego 20% nieaktywnych. Co to oznacza? Otóż to, że po pierwsze tradycyjne strony WWW nie spełniały oczekiwań klientów. Strony zazwyczaj prezentowały firmę, produkty bądź umożliwiały wysłanie informacji przez prosty formularz. Nie istniała np. możliwość zakupienia odkurzacza. Klient obejrzał produkt i mógł - jeśli nie sprawiało mu to dużego problemu - pojechać do innego miasta i go kupić. Internet nie odgrywał w takim przypadku swojej roli. Trudno było znaleźć firmę (nawet jeśli link do niej był umieszczony w katalogach w portalach) wśród setek innych. Ile można klikać, żeby znaleźć odpowiedni produkt? Można powiedzieć, że strony WWW pełniły rolę ogłoszeń drobnych wśród tysiąca innych w tej samej kategorii ogłoszeń.

Obecnie ta sytuacja uległa zmianie. Dziś można wykorzystywać już istniejące rozwiązania, np. wykorzystywane w portalach do budowy dynamicznych stron WWW, które pełnią funkcje informacyjne, transakcyjne oraz komunikacyjne, a przy wykorzystaniu internetowych narzędzi reklamowych można doskonale je promować.

Outsourcing

Często właściciele firm, słysząc o dynamicznych stronach WWW, z rozbudowaną grafiką, bazami danych, narzędziami komunikacyjnymi, transakcyjnymi i pocztą dla klientów zakładają, że rozwiązania takie są bardzo drogie. Poważne rozwiązania internetowe wielu osobom kojarzą się z potrzebą zakupu nowego sprzętu komputerowego, zatrudnieniem dodatkowego personelu obsługi technicznej czy szerokopasmowym dostępem do Internetu.

Często jest to jednak konieczne. Obecnie można outsoursować takie rozwiązania. Outsourcing rozwiązań informatycznych to inaczej powierzenie zarządzania systemem wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej, oferującej usługi w tym zakresie.

W takiej sytuacji posiadacz serwisu nie ponosi kosztów zakupu nowego sprzętu, zatrudnienia czy dodatkowych łącz ani dodatkowych inwestycji w kolejnych latach.

Proces budowania serwisu

Koszty te nie będą wymagane również w przypadku przyszłego rozwoju serwisu z coraz większą liczbą wywołań tych stron. Dodatkowo, projekt tworzenia serwisu dla klienta nie wymaga tworzenia poszczególnych elementów rozwiązania od początku (tzn. nie tworzy się np. od początku mechanizmów transakcyjnych), tylko wykorzystuje już istniejące, sprawdzone technologie i oprogramowanie. Proces budowania takiego serwisu przypomina często układanie domów z klocków, wtedy wygląd domu może być dowolny, choć poszczególne komponenty są standardowe. Ważne jest to, że klienci (internauci) firm outsoursujących serwisy u tego samego usługodawcy, mogą nawet nie zauważyć, że elementy serwisów tych firm są identyczne.Wybrane elementy portalowe

Tworząc serwis WWW dla firm - w przypadku Wirtualnej Polski - wykorzystuje się pięć głównych komponentów, służących również do budowy portalu wp.pl, w skład których wchodzą poszczególne narzędzia:

Informacja - treść, grafika, prezentacja danych

Serwis powinien być "żywym organizmem" - zmieniać się zgodnie z oczekiwaniem klientów oraz dostarczać im zawsze aktualne informacje.

Grafika powinna umożliwiać szybkie "ładowanie się" stron (aby klient zbyt długo nie musiał czekać na pokazanie się treści), a także być na tyle ciekawa, aby klient ją zapamiętał i chętnie wracał do serwisu. Zgodna z wizerunkiem danej firmy (kolorystyka, logotypy).

Treść serwisu dostarczana jest do baz danych. Możliwe są trzy sposoby dostarczania treści do serwisu:

Panel administracyjny

Panel administracyjny jest narzędziem służącym do aktualizacji danych w serwisie WWW z określoną częstotliwością. Dostęp do panelu następuje poprzez zabezpieczoną przed niepowołanymi osobami stronę WWW. Nowe dane umieszcza się, wypełniając odpowiednie pola na stronie WWW. Po wciśnięciu przycisku "aktualizuj" - wprowadzone informacje pojawiają się na stronach serwisu. Pracownicy danej firmy decydują, kiedy i jakie dane należy zaktualizować w serwisie. Wprowadzanie danych nie jest zależne od usługodawcy, pozostaje w gestii właściciela serwisu.

Personalizacja strony

Dane mogą być prezentowane w dowolny sposób, np. w formie tabel, wykresów lub tekstu. Jednak nie tylko właściciel firmy może decydować o formie prezentowania treści. Może również o tym decydować sam klient (internauta). Umożliwia to personalizacja strony. Szczególnie ważne jest to dla serwisów oferujących dużą liczbę informacji, np. o tematyce giełdowej, kiedy użytkownik może zadecydować, jakie informacje dotyczące wybranych spółek chce oglądać.

Komunikacja - rejestracja/logowanie

W wielu przypadkach klient serwisu przeprowadza z jego pomocą operacje związane z finansami. Może to być zarówno korzystanie z płatnych informacji, jak i dokonywanie operacji handlowych lub finansowych. W tych sytuacjach niezbędna jest gwarancja bezpieczeństwa polegającego na dostępie do danych przeznaczonych tylko dla wybranych użytkowników (np. różne oferty dla różnych dystrybutorów czy dostęp do danych o stanie konta). W tym celu serwis zawiera element rejestracji i logowania użytkowników - po podaniu nazwy konta i poprawnego hasła.

Komunikacja - poczta, forum, czat, Kontakt WP

Jednym z popularniejszych narzędzi służących do komunikacji w Internecie jest poczta elektroniczna. Wiele osób nie docenia jednak oferowania kont poczty elektronicznej jako doskonałego narzędzia marketingowego.

Naturalnie, przesyłanie informacji marketingowych i handlowych poprzez pocztę elektroniczną jest znane od dawna i szeroko wykorzystywane. Jednak nie należy zapominać o innej formie możliwości wykorzystania kont poczty elektronicznej. Doskonałą promocją strony WWW własnej firmy jest zakładanie skrzynek pocztowych dla jego użytkowników. Dzięki temu korzystający z poczty w naszej domenie promuje wśród swoich znajomych nazwę naszej domeny. Może to spowodować zainteresowanie ofertą naszego serwisu wśród osób o podobnych zainteresowaniach, należących do tego samego segmentu rynku.

Dość popularną usługą mogą być także powiadomienia z pomocą wiadomości SMS. Np. niektóre firmy handlowe wysyłają na skrzynkę pocztową oraz na telefon komórkowy swoich klientów informacje o promocjach - nie tylko w sklepach internetowych, ale również w tradycyjnych, tzw. naziemnych sklepach.

Formą komunikacji, a także sposobem na tworzenie społeczności wokół danej firmy, może być również forum lub czat (zamiennie z komunikatorem typu WP Kontakt).

Edukacja - e-learning

Nowoczesnym narzędziem, coraz bardziej popularnym, staje się platforma szkoleniowa wykorzystywana przez firmy prowadzące szkolenia. Szkolenia takie prowadzone są online - w czasie rzeczywisUżytkownicy muszą jedynie posiadać przeglądarkę WWW. Uczestnicy korzystający z szkolenia mają dostęp do niezbędnej wiedzy przydatnej w procesie nauczania, a ich nauka jest monitorowana.

Dzięki możliwości tworzenia zindywidualizowanych profili, użytkownik ma szanse na wybór najbardziej odpowiedniego zakresu materiału oraz własnego tempa nauki. Nie musi się również obawiać długich przerw pomiędzy kolejnymi etapami kursu. Czas ten może wypełnić, zapoznając się z dostępnymi materiałami szkoleniowymi.

Transakcje - podpis elektroniczny

Po wprowadzeniu ustawy o podpisie elektronicznym coraz więcej osób interesuje się możliwościami jego wykorzystania w życiu codziennym. Jest to ułatwienie, które mogą wykorzystywać firmy, które do tej pory oczekiwały od klientów przesyłania tradycyjną pocztą podpisanych umów, formularzy itp. Moduł podpisu elektronicznego może umożliwiać np. podpisywanie polis ubezpieczeniowych, zleceń maklerskich, może być wykorzystywany przy transakcjach handlowych (duża wiarygodność transakcji), zgłoszeniach szkód w przypadku firm ubezpieczeniowych itp.

Transakcje - sklepy internetowe, aukcje

Dość popularnymi rozwiązaniami outsoursowanymi w portalu wp.pl są sklepy internetowe oraz aukcje. Elementy te są wykorzystywane w tzw. outsourcingu jednej funkcji. Oznacza to, że właściciel ma swoją stronę WWW w Internecie, a sam mechanizm sklepu lub aukcji utrzymuje u usługodawcy wykorzystując również jego narzędzia marketingowe do promocji.

Standardowe oferowane rozwiązania umożliwiają tworzenie własnych sklepów internetowych wraz z indywidualną obsługą (wybranym wizerunkiem, zawartością, cennikiem, gifami) oraz zawarcie transakcji kupna towaru prezentowanego na naszych stronach bezpośrednio od dostawcy. Założenie sklepu nie trwa więcej niż 10 minut. Wprowadzenie danych można wykonać ręcznie online, bądź importując własny plik z danymi. Sklep umożliwia sprzedaż poprzez różne rodzaje płatności (przelew, opłata przy odbiorze, a także za pomocą karty płatniczej bądź elektronicznej portmonetki). Możliwe jest wprowadzanie ofert specjalnych. Klient poprzez prosty panel administracyjny ma dostęp do szczegółowych statystyk swojego sklepu. Sklep włączony jest do serwisu pasaz.wp.pl (katalog sklepów zakładanych przez WP) oraz do serwisu zakupy.wp.pl integrującego wszystkie rozwiązania e-commerce w portalu wp.pl. W ten sposób użytkownik Internetu bezpośrednio dotrze do poszukiwanego produktu.

Aukcje partnerów - W serwisie aukcje.wp.pl możliwe jest stworzenie dedykowanej strony partnera oraz wspólna promocja wszystkich partnerów. Klient poprzez panel administracyjny wprowadza produkty na aukcje, po stronie WP jest moderowanie aukcji. Rozwiązanie aukcyjne jest na bazie serwisu aukcje.wp.pl, a strona partnera wykonywana i utrzymywana jest przez WP. Strona jest wówczas pod adresem aukcje.wp.pl/nazwa_klienta np. aukcje.wp.pl/timex. Dodatkowo istnieje możliwość prowadzenia konkursów oraz czatów. Aukcje mogą być wykorzystywane np. do badania opinii na temat nowo wprowadzanych produktów na polski rynek bądź jako efektywne narzędzie do sprzedaży po atrakcyjnych cenach modeli zeszłorocznych.