Dematerializacja akcji, która dotychczas co do zasady kojarzyła się ze statusem spółki publicznej, już niebawem stanie się obowiązkowa dla wszystkich niepublicznych spółek akcyjnych, komandytowo-akcyjnych oraz prostych spółek akcyjnych. 1 stycznia 2020 r. wejdą w życie nowe przepisy KSH, które z czasem spowodują zamianę formy papierowej akcji na zapis elektroniczny w rejestrze akcjonariuszy. Dematerializacji ulegną wszystkie akcje, tj. zarówno akcje imienne, jak i akcje na okaziciela.
Według założeń nowelizacja KSH ma zwiększyć bezpieczeństwo obrotu akcjami spółek niepublicznych i zmniejszyć ryzyko prania brudnych pieniędzy. W praktyce głównym skutkiem procesu obowiązkowej dematerializacji będzie eliminacja z obrotu akcji w formie papierowej oraz akcji na okaziciela. Tym samym nastąpi utrata anonimowości przez akcjonariuszy, a rejestr akcjonariuszy stanie się jawny zarówno dla samej spółki, jak i każdego akcjonariusza tej spółki – nawet posiadającego tylko 1 akcję. Paradoksalnie dojdzie więc do sytuacji, że jawność akcjonariatu będzie większa w spółkach niepublicznych niż publicznych – w przypadku tych drugich i to w ograniczeniu do spółek notowanych na rynku głównym GPW (w oparciu o inne przepisy) wgląd poprzez KDPW do całkowitej struktury akcjonariatu będzie miał wyłącznie emitent. Emitenci z NewConnect nie będą mieli takiego przywileju. Wśród innych konsekwencji zmian w KSH można wymienić większe sformalizowanie transakcji akcjami oraz wzrost kosztów po stronie spółek, choćby z uwagi na koszty związane z prowadzeniem rejestru akcjonariuszy przez podmiot trzeci.
Rejestr będą mogły prowadzić wyłącznie podmioty uprawnione przez KNF do prowadzenia rachunków papierów wartościowych, w tym m.in. wybrane domy maklerskie. Rejestr akcjonariuszy będzie zawierał szereg informacji, w tym m.in. nazwisko i imię albo firmę akcjonariusza oraz adres jego zamieszkania, albo siedziby, albo inny adres do doręczeń, a także adres poczty elektronicznej (jeżeli akcjonariusz wyraził zgodę na komunikację drogą mailową).
Od 1 stycznia 2021 r. akcjonariuszem spółki będzie tylko podmiot, który złożył dokumenty akcji w spółce i został wpisany w rejestrze akcjonariuszy. I właśnie to z punktu widzenia obecnego akcjonariusza zmianę należy uznać za rewolucyjną. Postawa pasywna i brak odpowiedniego ujawnienia w rejestrze spowoduje, że tak naprawdę akcjonariusz przestanie nim być, bo np. nie będzie mógł głosować ani nie otrzyma dywidendy. Przez pięć kolejnych lat, czyli do 1 stycznia 2026 r., dokumenty akcji niezłożone w spółce zachowają wyłącznie moc dowodową w zakresie wykazania przez akcjonariusza, że przysługują mu prawa udziałowe, czyli na ich podstawie będzie mógł zawnioskować o ujawnienie w rejestrze. Po tej dacie dokumenty akcji z mocy prawa utracą moc dowodową. Innymi słowy staną się „bezwartościową" kartką papieru, a ich właściciel definitywnie pożegna się z przymiotami akcjonariusza.
Spółki powinny zadbać o odpowiednią komunikację z akcjonariuszami w zakresie procesu obowiązkowej dematerializacji akcji. W pierwszej kolejności do 1 stycznia 2020 r. każda spółka powinna posiadać stronę internetową wraz z zakładką przeznaczoną do komunikacji z akcjonariuszami, m.in. w zakresie zwrotu dokumentów akcji, a także w kwestii organizacji WZ. Adres strony internetowej powinien zostać ujawniony w KRS. Następnie WZ spółki powinno dokonać wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, a spółka powinna niezwłocznie zawrzeć umowę z podmiotem prowadzącym rejestr. Po zawarciu umowy spółka musi dokonać pierwszego wezwania akcjonariuszy do zwrotu wydanych dokumentów akcji. Wszystkie ww. trzy czynności muszą się wydarzyć do 30 czerwca 2020 r. W II połowie 2020 r. spółka będzie zobowiązana do dokonania pozostałych wezwań do złożenia dokumentów akcji w spółce (łącznie ma ich być pięć w odpowiednich odstępach czasu; ostatnie do 30 października 2020 r.), a z dniem 1 stycznia 2021 r. ukonstytuuje się rejestr akcjonariuszy.
